Repenser ses espaces de travail, les moderniser et les rendre agréables et chaleureux améliorent sans conteste la performance et le bien-être des collaborateurs. Et ça, les entreprises l’ont bien compris, et s’engagent de plus en plus dans la rénovation de leurs locaux pour en faire quelque chose de sexy !
Faut-il répliquer les locaux de Google à l’identique ? Faut-il absolument créer un coin babyfoot ou mettre un toboggan dans le bâtiment pour passer d’un étage à l’autre ?
Découvre dans cet article les 9 points à ne pas négliger lorsqu’on souhaite repenser ses espaces de travail.
Quels espaces de travail choisir ?
Tout d’abord, petit rappel : il y a plusieurs types d’espaces de travail, qui peuvent tout à fait cohabiter dans tes nouveaux locaux.
1 ) Le bureau individuel
Cet aménagement a de nombreuses qualités : il permet au collaborateur de pouvoir s’isoler pour se concentrer sur une tâche ou passer un appel téléphonique, lui permet de s’isoler du bruit, de tenir des réunions improvisées sans pour autant réserver une salle de réunion.
Mais il y a un inconvénient de taille : le bureau individuel cloisonne (sans mauvais jeu de mot) les individus, et les services.
Face à ce constat, de nombreuses entreprises font le choix de décloisonner les locaux avec l’open space.
2 ) L'open space
Comme son nom l’indique, il s’agit d’un vaste espace ouvert, conçu pour favoriser l’échange d’informations et la communication inter-équipes.
Le principal inconvénient de l’open space ? Le bruit et le fait de ne pas pouvoir s’isoler pour se concentrer sur une tâche.
Si l’open space est mal conçu ou que vos collègues sont bruyants, c’est épuisant au quotidien. J’ai testé pour vous, vous pouvez me croire sur parole.
3 ) Le flex office
Le flex ofice, c’est un peu comme un open space, sauf qu’il n’y a aucune place attitré à un collaborateur. Chacun s’assoit où il le souhaite, au gré de ses envies, de ses affinités et de ses projets.
L’avantage, comme son nom l’indique, c’est que ça apporte de la flexibilité aux équipes qui se réorganisent au gré des projets.
L’inconvénient, c’est que l’on peut vite avoir du mal à trouver tel ou tel collaborateur, et que l’on perd l’identification et la personnalisation, qui nous est chère à tous.
4 ) Le co-working / Le télétravail
Enfin, on peut également travailler en co-working et en télétravail. Même si cela n’influe pas directement sur l’organisation des locaux, il convient de le prendre en compte lors du processus de design des nouveaux locaux.
Comment repenser ses espaces de travail ?
Maintenant que l’on a vu ensemble un peu de théorie, passons aux choses sérieuses !
Si vous suivez ces 9 étapes dans votre processus de design des nouveaux locaux de votre organisation, vous devriez réussir sans problème votre transformation et rendre vos locaux incroyablement sexy et chaleureux.
1 ) S'adapter aux habitudes des collaborateurs
Avant d’engager toute action, et de faire réfléchir des architectes sur le projet, sollicitez vos collaborateurs.
- Quelles sont leurs habitudes de travail ?
- Qu’est-ce qu’ils souhaitent absolument avoir dans leurs nouveaux locaux ?
- Quelles sont les choses dont ils peuvent se passer ?
- Sont-ils plutôt pour des bureaux ouverts ou fermés ?
- De quels équipements disposent-ils pour travailler ?
Autant de réponses qui influenceront l’aménagement des futurs locaux.
2 ) Ne pas négliger les espaces collaboratifs
L’erreur fréquente que je vois lorsque les organisations choisissent de créer un open space principal, c’est de négliger les espaces collaboratifs.
Non, l’open space n’est pas le lieu pour débattre ou tenir une réunion.
Non, l’open space n’est pas le lieu pour le manager où conduire les entretiens d’évaluation.
L’organisation doit fournir plusieurs espaces de travail collaboratif : salles de réunion, coin en retrait avec fauteuils favorisant les échanges informels, mini-salle insonorisée pour tenir ses conférences téléphoniques, etc…
Les solutions ne manquent pas.
3 ) Ne pas négliger les espaces de détente
On a beau être au bureau pour travailler, soyons honnêtes, qui parmi nous est au top de sa forme et de ses capacités de 08 heures à 18 heures ?
Vous octroyer des pauses au travail vous permet de souffler, de réoxygéner votre cerveau avant de vous remettre dans le traitement de vos tâches.
Encore une fois, ces espaces de détente peuvent être multiples : réfectoire, salle café, espace babyfoot, espace sieste, etc…
4 ) Ajouter de la luminosité et de la verdure
Quitte à rénover vos locaux, rendez-les lumineux, faites entrer la lumière naturelle dans les bureaux.
Agrémentez le tout de quelques plantes verte, c’est toujours plus agréable de travailler avec la nature autour de soi, tout le monde sera d’accord sur ce point.
5 ) Pratiquer le test & learn
Le meilleur moyen de ne pas se planter, c’est encore de faire un test grandeur nature, avant de généraliser le choix retenu.
Non seulement cela limite les coûts, mais pratiquer le « test & learn » permet également de récupérer du feedback, de précieux retours qui permettront d’améliorer la mise en œuvre de ces nouveaux espaces de travail.
Le secteur du jeu vidéo ne s’y est pas trompé : on voit de plus en plus de bêta être organisée avant la sortie d’un jeu. Le principe est le même : limiter l’accès au jeu ou aux serveurs pour une poignée de privilégiés, capitaliser sur leurs retours, et s’assurer que le jeu est bien conforme aux attentes.
N’ayez pas peur de pratiquer le test & learn, de planifier une phase pilote, voire même plusieurs, jusqu’à obtenir la formule qui remporte l’adhésion.
6 ) Impliquer le top management
Pour qu’un changement dans l’entreprise soit opéré avec succès, il est indispensable d’impliquer le top management : ils doivent être les sponsors du changement, charge à eux d’impliquer les équipes dans celui-ci.
Il ne suffit pas de missionner un cabinet d’architecte pour designer des « locaux de rêve ». Comme pour le Chief Happiness Officer, il ne suffit pas de nommer quelqu’un « responsable du bonheur » pour que tous les problèmes disparaissent d’un coup.
Impliquer le top management, c’est s’assurer que la démarche de qualité de vie au travail est portée et valorisée par la Direction. Vous ne devez pas oublier qu’en repensant les espaces de travail, vous amènerez les équipes et les collaborateurs à repenser leur méthodes de travail, voire leurs processus et organisations.
Mettre en place du flex office s’accompagne souvent par exemple d’une politique de télétravail, d’une politique de réservation des espaces de réunion ou de quelques bureaux individuels mis à disposition.
7 ) Impliquer tout le monde
Impliquer le top management, c’est bien. Mais le changement étant majeur, il est nécessaire d’impliquer l’ensemble des collaborateurs, et ce dès le début du projet.
Ils doivent se sentir concernés et écoutés pour le design des nouveaux locaux. Après tout, eux aussi ont leur mot à dire puisqu’ils y passeront 8 heures par jour. Et s’ils ne s’y sentent pas à l’aise, l’entreprise le subira par une perte de performance.
N’hésitez pas à les impliquer lors de la phase pilote (test & learn), leur feedback sera précieux.
Et si certains ont déjà connu des locaux tels que vous imaginez les vôtres, mettez-les à contribution :
- Quel est leur retour d’expérience ?
- Qu’est-ce qui a bien marché / n’a pas bien marché ?
- Comment ce changement d’espaces de travail a influé sur les processus / les méthodes de travail / l’organisation personnelle de chacun ?
8 ) S'appuyer sur les services transversaux
Le projet de transformation des locaux d’entreprise doit être porté par la Direction. Mais le top management ne doit pas prendre de décisions unilatérales. Sinon, le risque est de se retrouver avec des bureaux super designs mais sans trappe d’accès pour passer les câbles informatiques. Et ce n’est qu’un exemple parmi d’autres.
Les services transversaux (Services Généraux, Informatique, Communication, Ressources Humaines) doivent être impliqués dès la genèse du projet.
Et surtout, la Direction doit leur laisser carte blanche pour mener comme il l’entende des expérimentations, afin de trouver la bonne solution.
C’est en travaillant ensemble que la vision peut véritablement prendre forme.
9 ) S'appuyer sur des expertises reconnues
Enfin, ne pensez pas tout réaliser dans votre coin : il y a des gens dont c’est le métier de réhabiliter des locaux, de créer des espaces de travail engageants et inspirants.
N’ayez pas peur de ne pas savoir et de les solliciter, après avoir sondé vos collaborateurs sur ce qu’ils souhaitent et ne souhaitent pas.
En impliquant l’ensemble des collaborateurs de l’organisation ainsi que le top management, en cherchant à adapter les locaux aux habitudes des collaborateurs, en laissant de la place aux espaces collaboratifs ainsi qu’aux espaces plus intimistes et de détente, et en pratiquant le test & learn, l’organisation met toutes les chances de son côté pour réussir son projet de transformation des locaux.
Que faut-il inclure absolument selon vous dans les locaux d’une entreprise ? Un espace babyfoot ? Un restaurant spécialisé en donuts ? Des couleurs vives et chaleureuses ? Une décoration « comme à la maison » ?
