Cet article invité a été rédigé par Stéphane, du blog JourneeProductive.fr.

Gérer sa boîte mail, c’est un peu comme jouer à Tetris.

Les différentes formes de cubes qui tombent du haut de l’écran à l’infini, ce sont les e-mails qui apparaissent sans arrêt dans votre boîte de réception. Le jour et la nuit. Si vous ne faites rien, ils s’empilent jusqu’en haut de l’écran, et c’est le game over.

Pour continuer de jouer, vous devez ranger de manière astucieuse ces formes pour former des lignes, et ainsi les faire disparaître. De la même façon que vous rangez vos e-mails dans des dossiers.

Et parfois, chose rare, vous arrivez à faire disparaître tous les cubes de l’écran. Et c’est peut être ça, l’inbox zero. Peut être ? Restez avec moi, vous comprendrez en lisant la suite.

Pourquoi c’est un problème d’avoir votre boite mail pleine ?

1 ) Est-ce votre cas ?

Faisons un test.

Ouvrez votre boîte de réception.

Regardez les e-mails que vous stockez depuis le mois dernier. Combien de fois êtes vous tombé dessus ?

Plusieurs fois sans doute.

Vous les avez lus, mais n’avez pas agi ensuite.

Résultat, ils errent pour l’éternité dans votre boîte de réception. Jusqu'à ce que vous tombiez dessus une énième fois, où enfin vous agirez peut-être !

Les e-mails sont un des tueurs de votre productivité.

Selon l'analyse du McKinsey Global Institute, en moyenne, 28% du temps de travail d’un salarié est consacré aux e-mails ! 

Pas étonnant, nous recevons chaque jour des dizaines et des dizaines d’e-mails, jusqu’à 100 pour certaines personnes. A titre personnel, j’en reçois 50 dans le cadre de mon travail, et une dizaine dans mes boites mails personnels. Et vous ?

2 ) Perte d’attention

Ne jamais ranger sa boite mail serait comme laisser s'empiler des papiers sur votre bureau. 

Ce n’est pas un problème pour certaines personnes imperturbables, vous en faites peut-être partie. Ou vous avez peut-être horreur du vide, et vous aimez que votre bureau soit rempli de papier, tout comme votre boite mail.

Mais pour une majorité de personnes, regarder une boîte avec des e-mails qui débordent est une grande source de stress. Un peu comme une todo list géante que l’on peut faire défiler à l’infini.

Tous ces e-mails qui s’affichent retiennent également votre précieuse attention.

Le mythe de l’inbox 0

1 ) D’où ça vient ?

Au début des années 2000, Merlin Mann travaillait pour des éditeurs de logiciels en tant que chef de projet indépendant. 

Il fit le constat que ce qui le submergeait n’était pas la difficulté à développer tel ou tel logiciel, mais plutôt le flux incessant de messages électroniques. Je rappelle, pour les plus jeunes, qu’à cette époque, les réseaux sociaux n’existaient même pas !

A cette époque, Mann déclara que le «le courrier électronique est une boule d'incertitude qui représente l'anxiété».

Après avoir lu Getting Thing Done de David Allen en 2003, il partagea ces découvertes sur l’organisation en 2004 sur le blog 43folders.com.

Inspiré par cette méthode, il la déclina au courrier électronique, et publia de nombreux articles sur le sujet, jusqu’à trouver un nom pour cette méthode : l’Inbox Zero.

En 2007, c’est la consécration. Il expose sa stratégie sur l'Inbox Zero devant les salariés de Google au siège de Mountain View.

Une fois publié sur Youtube, la vidéo de sa conférence explose et il finit par devenir un gourou de la productivité : sa méthode est reprise par la presse, et par des blogs.

2 ) Le principe de la méthode

Inspiré par un vieux conseil de productivité qui veut qu’un employé de bureau ne devrait pas toucher le même papier plus d’une fois, la stratégie de Mann est de lire un mail une seule fois, puis d’agir immédiatement.

Il décide ce qu’il fait de l’e-mail à travers 5 verbes d’actions :

  • Supprimer,
  • Répondre,
  • Différer,
  • Déléguer,
  • Faire.

C’est l’idée maître de cette méthode.

Précision importante, sur laquelle Mann est revenue plusieurs fois. Contrairement à ce que fait penser le nom de sa méthode, il ne s’agit pas d’avoir sa boîte de réception constamment à 0.

L’intention première de Mann était de n’avoir aucune attention, aucune part de son cerveau dans sa boîte de réception, d’où le 0.

Que faire de chacun de vos e-mails ?

Voici donc les 5 actions possibles lorsque vous lisez un e-mail.

1 ) Supprimer ou Archiver

L’action la plus libératrice, c’est de supprimer un e-mail n’est pas ? Sans doute, vous hésitez, car vous avez peur d’avoir besoin, un jour, de le retrouver.

Je suis d’accord avec vous, certains mails ne doivent pas être supprimés, mais archivés.

Mais pour tous les e-mails où on vous a simplement mis en copie pour une information mineure, ou lorsqu’on vous dit juste OK par exemple, et bien ne vous encombrez pas avec et supprimez-les.

Ensuite pour vos archives, deux solutions, qui dépendent de votre manière de fonctionner.

L’idée originelle de Mann, c’est de créer un unique dossier d’archives et de tout mettre dedans. Selon lui, les moteurs de recherche de nos boîtes de réception sont suffisamment performants pour tout retrouver.

Et il serait désastreux et contre productif de vouloir multiplier les dossiers, au risque de complexifier les choses, et de passer plus de temps à les classer.

Pour ma part, j’utilise plusieurs dossiers :

  • un dossier par chantier en cours,
  • un dossier où je regroupe les anciens chantiers,
  • un dossier avec tous les mails que j’ai envoyé,
  • un dossier administratif.

C’est la solution qui me convient le mieux, à vous de trouver la vôtre.

2 ) Déléguer

La question que vous devez vous poser quand vous lisez un e-mail qui attend une réponse est : suis-je la personne la mieux placée pour répondre ?

Interrogez vous sur le niveau de compétence qu’il faut avoir pour faire une réponse claire, ainsi que sur le niveau de responsabilité à avoir.

En effet, ce n’est pas parce que l’e-mail vous est adressé, qu’il faut se précipiter à faire une réponse approximative qui entraînera d’autres questions de votre interlocuteur.

Privilégiez donc l’expert de votre service, en lui transférant l’e-mail, et en lui demandant explicitement de répondre avant la date que vous lui indiquerez.

Et si le niveau de responsabilité attendue dépasse le vôtre, il faudra alors en parler à votre responsable, qui réalisera alors lui-même la réponse.

Une fois l’e-mail transféré, ne le laissez pas dans votre boîte de réception. Archivez le !

3 ) Répondre

S’inspirant de la règle des 2 minutes de David Allen, Mann propose de répondre immédiatement à un mail, si la réponse prend moins de 2 minutes à rédiger.

Il serait contre productif de vouloir noter dans votre todo list de faire une réponse à cet e-mail. En effet, vous seriez amené à relire cette tâche plusieurs fois avant de la réaliser. Vous perdriez ainsi plus de temps, plutôt que de répondre immédiatement.

4 ) Faire

Enfin, si l’e-mail concerne une tâche importante que vous pouvez faire, et si c’est le bon timing, alors faites là. 

Vous pouvez donc vous mettre à la tâche demandée dans l’e-mail maintenant, puis répondre une fois le travail effectué.

S’il vous manque encore des informations pour réaliser une réponse complète, transformez votre e-mail en tâche à ajouter à votre todo list.

Et surtout, notez dans votre agenda, qu’il soit papier ou numérique, la deadline pour l'envoi de votre réponse.

Une fois cet e-mail transformé en tâche, archivez l’e-mail pour qu’il ne vous pollue plus.

Nous avons passé en revue les 5 actions possibles à réaliser lorsque vous êtes face à un e-mail reçu. Si la méthode vous intéresse, et que vous voulez la mettre en place dans votre organisation, voici 4 étapes à suivre.

4 étapes pour mettre en place l’Inbox Zero

1 ) Créer vos dossiers Archives

Comme nous l’avons vu ensemble, 2 solutions s’offrent à vous.

Soit vous créez un dossier unique Archives, soit vous en créez plusieurs (mais pas plus de 10 par exemple), suivant vos projets, ou provenance des e-mails.

Créez également un dossier Répondre plus tard, pour les e-mails dont vous voulez différer la réponse.

Vous êtes maintenant prêt à trier vos e-mails.

2 ) Vider votre boite mail

Combien d’e-mails avez-vous en attente ?

Plusieurs milliers peut-être.

Rassurez-vous, vous n’êtes pas une exception, j’ai moi même été dans ce cas, avec plus de 3000 e-mails dans ma boîte de réception !

Alors là, vous avez deux solutions. Mais supprimer vos messages n’en est pas une, alors enlevez votre doigt de la touche supprimer !

Si votre emploi du temps vous le permet, planifiez au moins 2 sessions de 2h dans la semaine pour trier tous ces mails. 

Et l’autre solution, plus radicale, c’est de prendre tous ces e-mails qui sont arrivés depuis plus de 2 mois, et de les glisser tous dans un dossier archives.

Vous avez déjà sûrement traité les e-mails qui attendaient une réponse. Et si ce n’est pas le cas, la personne qui attend quelque chose de vous vous écrira à nouveau. 

Concentrez-vous sur les derniers e-mails, et traitez-les un à un avec la méthode Inbox Zero.

3 ) Planifier les moments où vous ouvrez votre boîte de réception

Si vous ne voulez pas subir le flot incessant d’e-mails que vous allez recevoir dans la journée (probablement 50 ?), et bien fermez simplement votre boîte de réception. Et désactivez les notifications.

A la place, je vous conseille de définir à l’avance les moments où vous allez checker vos e-mails. Tout dépend de comment sont organisées vos journées. Ce moment ne sera sans doute pas le même si vous travaillez en majorité dans un bureau, ou si vous êtes amené à vous déplacer dans la journée.

Mais l’idée est de trouver 2 ou 3 créneaux dans la journée où vous pouvez lire et répondre tranquillement à vos e-mails.

Personnellement, j’ai noté dans mon calendrier Outlook 2 créneaux journaliers : le premier à 11h45, et le second à 16h30. Je prends 15 minutes en fin de matinée, et 25 mn en fin de journée, pour pouvoir faire des réponses qui me demandent plus de temps.

Ainsi vous créez des blocs de temps spécialement pour gérer vos messages : vous utilisez de cette manière une méthode d’organisation qui s’appelle le batching.

A chaque fois que vous lisez un message, vous devez en faire quelque-chose, à l’aide des 5 verbes d’actions de la méthode Inbox Zero.

4 ) Cherchez l’Inbox Zero en fin de semaine

J’aime bien démarrer la semaine avec une boite mail épurée. Pas nécessairement 0 e-mail, puisque de toute façon, certaines personnes continuent de m’envoyer des messages le week-end.

Et ce moment est sacré pour moi, je ne travaille jamais, même pas pour lire des courriels.

Je planifie donc le vendredi après midi, un peu avant de partir, une session de 35 minutes pour vider un maximum ma boite mail. J’essaie d’avoir moins de 15 e-mails, pour vous donner une idée.

A vous de jouer

Pour vous challenger, notez dans une application ou simplement un agenda le nombre de semaines où vous réussirez à partir le vendredi avec moins de 15 e-mails (ou le nombre de votre choix) dans votre boîte de réception.

Il peut être enfin très intéressant de faire le point dans 3 mois.

Planifiez dès à présent dans votre calendrier un moment pour faire le bilan sur votre utilisation de cette méthode. Et demandez-vous ce qui a fonctionné, si vous avez réduit votre stress, et vérifiez à quel moment vous n’avez pas réussi à mettre de l’ordre dans votre boîte de réception.

En vous posant pour réfléchir à cette nouvelle organisation, vous trouverez sûrement des pistes pour adapter parfaitement cette méthode pour votre situation.

Maintenant que votre boîte de réception est en ordre, ça vous dit une partie de Tetris ? 🙂

Stéphane

A propos

Stéphane est cadre dans le BTP et auteur du blog JourneeProductive.fr. Il partage sur son blog ses meilleurs conseils d’organisation et méthodes de productivité. Cliquez ici pour télécharger gratuitement son plan d’action en 5 étapes pour booster sa productivité.

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