Thibault Baheux
22 novembre 2021  - minutes de lecture
A quand remonte votre dernière réunion ?

A quelques heures seulement je parie.

Mais à quand remonte votre dernière réunion utile et efficace ?

Ah, là c'est plus difficile, n'est-ce pas ?

Jean-Pierre arrive en retard et vous commencez avec 15 minutes de retard. Nathalie regarde et traite compulsivement en réunion, sans rien écouter. David vous assomme avec un PowerPoint soporifique à mourir. Laetitia essaye de tenter un somme en douce sans que personne s’en rende compte. Marc fait du hors-sujet et aime bien faire dévier la réunion de son ordre du jour initial. Et vous vous demandez vraiment ce que vous faites assis là dans cette salle et pourquoi quelqu’un vous a invité car le sujet ne vous concerne même pas.

Ça vous parle ? C’est normal, beaucoup de réunions ressemblent à ça en entreprise.



Je vous propose dans cet article deux techniques inspirées des méthodes agiles pour mesurer l’efficacité d’une réunion : Le ROTI, et la Feedback Door.

Des statistiques qui font réfléchir

Si vous avez suivi les 16 règles d’or pour une réunion efficace, votre réunion (je l’espère en tout cas) a commencé à l’heure, s’est terminé à l’heure. Vous aviez préparé un ordre du jour pour ne pas prendre en surprise vos collègues, et vous avez même rédigé un compte-rendu complet pour rappeler les points importants abordés en séance, et qui doit faire quoi.

Félicitations, toutes les réunions n’en sont pas à ce stade.

Cependant, ce n’est pas suffisant pour juger de l’efficacité ou de l’inefficacité d’une réunion. Vous avez beau faire des efforts pour rendre votre réunion dynamique, faire des PowerPoint stylés, vos collègues peuvent ne pas écouter ce que vous avez à dire et ne pas se sentir concernés.

Vous ne me croyez pas ? Ces chiffres vous convaincront peut-être.

  • 17 % seulement des managers considèrent les réunions comme une utilisation productive pour la société
  • 9 participants sur 10 se sont déjà sentis inutiles dans une réunion
  • 1 participant sur 3 ne prend même plus la peine de préparer les réunions, les pensant inutiles
  • 75 % des participants avouent faire autre chose pendant les réunions

Gagnez en temps et en productivité, déléguez efficacement tout en motivant vos équipes, grâce au pouvoir du collectif.

Évaluer l'efficacité d'une réunion avec le ROTI

Pour évaluer réellement l’efficacité de vos réunions, je vous propose d’y ajouter la technique du ROTI, à la fin, avant de vous quitter.

ROTI est un acronyme pour « Return On Time Investment », autrement dit retour sur le temps investi.

Il s’agit d’une pratique Agile particulièrement appréciée par les aficionados des méthodes Kanban & Scrum.

ROTI permet d’obtenir rapidement et efficacement du feedback sur la réunion qui vient de se dérouler. Vous saurez instantanément si cette réunion a été productive ou non, vous pourrez savoir pourquoi et ainsi vous améliorer par la suite.

Quels sont les bénéfices du ROTI ?

Pas de sondage avec 10 questions ouvertes à remplir, Pas de réunion pour débriefer des réunions, le ROTI se veut simple, concis, porté sur l’efficacité.

Pour l’organisateur de la réunion, il permet d’avoir un feedback « à chaud » sur la réunion, de savoir si elle a été utile, quels sont les points qui ont coincé et où il peut s’améliorer. En l’espace de quelques semaines, vous maîtriserez l’art des PowerPoint dynamiques et épurés. Vous pourrez captiver votre audience. Et fédérer l’équipe, au travers de réunions qui serviront vraiment à quelque chose. Vous serez une anomalie dans votre entreprise, mais dans le bon sens. « Comment ça, une réunion utile ? Je dois voir ça de mes propres yeux ! »

Pour les participants, ce feedback les encourage à s’exprimer. Ils savent que leur avis va être pris en compte pour les prochaines fois, et que ces réunions ne vont que s’améliorer avec le temps. Tout le monde est gagnant, mais eux les premiers.

Le ROTI est un formidable outil, qui demande très peu de temps à la mise en œuvre, mais qui permet de libérer la parole, de faire et d’obtenir un feedback sincère et constructif, et d’améliorer l’efficacité du collectif.

Mettre en place le ROTI prend-il du temps ?

Je vous vois venir : déjà que la réunion a commencé en retard, qu’elle va se finir en retard il ne faudrait pas non plus qu’on y passe encore une heure de plus. Bonne nouvelle !

Évaluer l’efficacité d’une réunion grâce au ROTI ne demande qu’une minute de votre temps et de celui de vos collègues.

Une minute pour gagner de précieuses heures par la suite, c’est plutôt rentable, non ?

Mais à juste titre, vous vous demandez sûrement comment mettre en place ce fameux ROTI ? Cela se passe en deux temps.

1, 2, 3... Votez !

Votre réunion est terminée ? Vous avez dit tout ce que vous aviez prévu ? Parfait !

Juste avant de libérer la salle, il est maintenant temps de passer à l’organisation du ROTI.

Celui-ci se passe en deux temps.

Le premier temps est le temps du vote. Traditionnellement, on aurait envie de faire un tour de table. Sauf que ça ne marche pas ! Les premiers donneront des feedbacks honnêtes, mais les derniers auront tendance à aligner leur feedback sur les premiers.

Il s’agit du même biais que celui qui vous fait choisir le steak-frites saignant alors que vous vouliez manger une salade sans protéines animales ce midi.

Imaginons, vous déjeunez avec 3 de vos collègues ce midi. Ils commandent tous les 3 un steak-frites saignant. Même si vous êtes au régime et que vous rêvez d’une salade depuis ce matin, vous allez avoir tendance à commander un steak-frites saignant, pour faire comme vos collègues, et ne pas vous retrouver exclu du groupe.

Comment faire alors ? En votant tous en même temps, à main levée. Le principe est simple : vous levez entre 1 et 5 doigts, le nombre de doigts levés correspondant à la note sur 5 que vous mettez à la réunion.

Nombre de doigts

Avis sur la réunion

1 doigt

Inutile, je n’ai rien gagné, rien appris, j’ai clairement perdu mon temps. Je ne vois pas l’intérêt de ma participation.

2 doigts

Bof, je n’ai pas appris grand-chose, c’était à peine utile, ça ne valait pas la peine de perdre autant de temps.

3 doigts

Moyenne. Je n’ai pas perdu mon temps, sans plus

4 doigts

Bonne réunion. J’ai gagné plus de temps que celui que j’ai consacré à cette réunion

5 doigts

Excellente réunion. Au-delà de mes attentes. Le temps que j’y ai passé valait clairement le coup

Vous êtes prêts ? Alors c’est parti : 1, 2, 3, Votez !

En tant qu’animateur, prononcez à voix haute les notes obtenues et faites-en la moyenne : il s’agit de l’efficacité réelle de votre réunion.

Il est maintenant temps de passer à la seconde phase du ROTI.

Qu'est-ce qu'il aurait fallu faire pour obtenir un +1 ?

Obtenir une note ne sert strictement à rien si on ne sait pas comment l’améliorer, n’est-ce pas ?

C’est exactement le principe de ce second temps : vous allez maintenant poser une question vraiment puissante à votre auditoire :

« Qu’est-ce qu’il aurait fallu faire pour obtenir un +1 ? »


C’est une question en apparence toute simple mais qui va vous permettre de récupérer un précieux feedback. En une question vous amenez vos collègues à se recentrer sur la réunion pour trouver des axes d’amélioration. Vous libérez la parole. Vous leur demandez d’être honnête dans leur réponse. Et ils le seront, car ils savent que su ils vous le demandent, ils en feront de même.

Les réponses obtenues seront souvent pertinentes, toujours d’une rare sincérité. Conservez-les précieusement, car il s’agit de vos axes d’amélioration sur lesquels travailler pour améliorer l’efficacité de vos réunions.

Et pour les notes les plus hautes, on ne pose pas de question ?

Culturellement, dans les méthodes agiles, on se concentre sur les points pouvant être améliorés. Les notes les plus hautes reflétant une excellente réunion qui a fait gagner du temps à tout le monde, il paraît difficile d’améliorer encore cela.

Ce n’est pas indispensable, mais je vous encourage cependant à finir le ROTI et la réunion par la justification des notes les plus hautes. Vous finirez ainsi votre réunion sur une note positive.

Mais surtout, cela permet d’avoir les avis de ceux qui ont jugé la réunion utile. Ça peut contre-balancer les points remontés précédemment. Mais ce feedback positif va également vous permettre d’identifier des éléments fortement appréciés, sur lesquels vous pourrez encore plus vous appuyer par la suite.

Enfin, ce feedback positif permet également aux autres participants de relativiser leur note. J’en ai même vu quelques uns, suite à ce feedback, vouloir changer leur note car « ils n’avaient pas pris en compte cet élément là ».

Comment organiser un ROTI dans une réunion à distance ?

Dans une réunion à distance, la logique reste la même. Vous pouvez très bien demander aux participants de montrer leurs doigts à la webcam, tous en même temps.

Mais si cela est compliqué pour vous, il y a une autre solution : créer un mini questionnaire et demander aux participants de noter sur 5 l’efficacité de la réunion.

Vous débattrez ensuite des notes les plus basses (indispensable), et des plus hautes (optionnel).

Il y a cependant un point à absolument respecter si vous choisissez de mettre en place le sondage : comme tous les participants ne vont pas répondre en même temps (un petit décalage peut se ressentri en fonction des connexions Internet), vous ne voulez pas que les notes de l’un influence l’autre. Ils ne doivent donc pas voir les réponses au sondage tant qu’ils n’ont pas voté. Et ils ne doivent pas pouvoir non plus modifier leur note.

[modèle sondage ROTI]

Que faire si on n'obtient que des notes moyennes (3/5) ?

C’est un problème qui peut se poser lorsqu’on met en place le ROTI, notamment dans des organisations peu agiles, ou qui n’ont pas la culture du feedback et de l’amélioration continue. Pour ne pas se faire « mal voir », pour ne pas vexer l’autre, pour ne pas qu’on nous fasse des reproches par la suite lorsqu’on met un 1 à son boss, il peut être tentant de ne pas se mouiller et de mettre une note moyenne : le 3.

« C’était pas mal, sans plus. Je n’ai pas perdu mon temps, donc c’était utile, mais on peut faire mieux. »

En mettant un 3/5, on passe à travers les mailles du filet.

Seuls ceux qui ont mis 1 et 2 vont répondre à la question : quoi faire pour obtenir un +1. Ceux qui ont mis la note maximale expliqueront aussi pourquoi. Mais le 3, c’est la position parfaite pour celui qui refuse de se mouiller ou veut se faire oublier.

Quoi faire dans ce cas là ?

Supprimer le 3. Purement et simplement.

En supprimant le 3 dans l’évaluation ROTI, vous obligez les gens à se mouiller : soit c’était utile, soit ça ne l’était pas. Il n'y a plus de juste milieu possible. Fini la carte joker.

Je recommande particulièrement ce ROTI-3 dans les organisations très hiérarchisées, avec la culture du « chef », lorsqu’on souhaite faire évoluer la culture.

Évaluer l'efficacité d'une réunion avec la Feedback Door

La feedback door est une autre technique héritée des méthodes agiles, initiée par Jurgen Appelo, et qui complète admirablement bien le ROTI.

Encore une fois, il s’agit d’un principe très simple, tourné vers l’efficacité avec un seul objectif : récupérer du feedback.

Comment faire un feedback door agile ?

La règle est simple : vous ne passez pas la porte tant que vous n’avez pas laissé un feedback.

L’animateur de la réunion fixe un poster sur la porte, et demande à chaque participant, avant de quitter la salle, d’écrire sur un post-it ce qu’il a pensé de la réunion, et de le coller en partant dans l’une des deux colonnes disponibles : Positif ou Négatif.

Exemple de Feedback Door - Vu sur https://blog.soat.fr

Pourquoi un post-it ? Car cela force à faire concis, à aller à l’essentiel.

Chacun est libre d’évaluer la réunion comme il l’entend, de manière anonyme, ce qui permet aux plus introvertis de s’exprimer sans que les extravertis monopolisent la parole.

Simple et efficace, n’est-ce pas ?

Pourquoi ne pas demander le feedback après coup ?

Le meilleur retour que vous pouvez avoir est quand le sujet est encore frais dans la tête de vos participants. Quelques heures plus tard, tout le monde est passé à autre chose. Si vous revenez vers eux à ce moment-là, vos feedbacks ressembleront plus à du « ah ? Oui oui, c’était pas mal ». Pas vraiment constructif, pas vraiment aidant non plus.

Comment évaluer l’efficacité d’une réunion avec un feedback comme celui-ci ? On ne peut tout simplement pas.

Faut-il attendre la fin de la formation ou de l'atelier pour demander le feedback ?

Surtout pas ! Demandez aux participants, à chaque fois que vous faites une pause, d’évaluer la session qui vient de se terminer. Vous avez ainsi accès, en tant qu’animateur, a un feedback immédiat et vous pourrez agir en conséquence.

Imaginons que vous animez une formation de trois jours. Vous souhaitez attendre les trois jours pleins pour apprendre que vos participants se sont littéralement emmerdés et n’ont rien écouté ? Ou vous souhaitez le savoir au bout de 2 / 4 heures, afin de pouvoir immédiatement corriger le tir ?

Personnellement, je me classe dans la seconde catégorie.

Car je sais qu’en implémentant les techniques du ROTI et de la Feedback Door, j’anime des ateliers et formations efficaces, qui apportent aux participants, et qui sont appréciés. Et si ce n’est pas le cas, je peux réajuster à la volée.

Thibault Baheux

A propos

Tour à tour manager et chef de projet depuis 2008, j'ai managé des équipes jusqu'à 40 collaborateurs, aussi bien en management hiérarchique direct qu'en transversal. Manager des personnes, c'est la chose la plus compliquée que j'ai eu à faire dans ma carrière. Mais c'est aussi la plus passionnante ! Je partage avec vous sur ce site mes meilleurs conseils, mes retours d'expérience, ma vision du management d'aujourd'hui et de demain.

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