comment faire une réunion efficace

16 règles pour ne plus perdre de temps en réunion!

Les réunions, ce truc qui pullule dans les entreprises, qui gangrène les équipes et qui, la plupart du temps, fait perdre son temps à absolument tous les participants.

A quand remonte votre dernière réunion inutile ?

A il y a quelques jours (voire quelques heures) seulement, je parie…

Pourtant, tout le monde en raffole!

Pourquoi ? On cherche encore, vu l’inefficacité de celles-ci !

Saviez-vous que les cadres passent en moyenne 24 jours par an  en réunion ?

Sachant qu’une réunion sur deux est inutile, un cadre perd donc 12 jours par an à ne strictement rien faire.

12 jours par cadre par an, ça chiffre très très vite pour une entreprise.

Je vous laisse faire le calcul du nombre d’euros jetés par les fenêtres, mais on atteint vite des chiffres à 6 zéros.

Côté productivité et rentabilité, on a vu mieux.

Les ingrédients d’une réunion de travail efficace

Pour ne plus perdre de temps en réunion, rien de mieux que de mettre en place dès maintenant ces 16 règles indispensables !

1 ) Communiquer l’ordre du jour en avance

Cela permet aux participants de savoir à l’avance de quoi on va parler durant cette réunion, et de se préparer.

J’ai une technique redoutable pour amener vos interlocuteurs à évoluer sur ce sujet : Personnellement, je refuse systématiquement toute réunion qui n’a pas un ordre du jour établi.

Pourquoi ?

Une réunion sans ordre du jour, c’est une réunion fourre-tout, où tout le monde donne son avis, mais où rien de concret ne sort. En d’autres termes : une réunion parfaitement inutile.

2 ) Préférer les réunions courtes (plutôt que les créneaux de 2 heures)

Une réunion courte, ça force à aller à l’essentiel !

Les créneaux de 2 heures pour discuter d’un sujet, c’est juste ridicule, notamment à cause de la loi de Parkinson, qui dit que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

(et croyez moi, j’en sais quelque chose, j’ai bien expérimenté ce sujet)

Si une réunion doit durer 5 ou 15 minutes, alors réservez juste le temps nécessaire. Ni plus ni moins.

3 ) Inviter avec parcimonie

Arrêtez d’arroser large et d’inviter la moitié de la boîte en réunion, ce n’est pas votre goûter d’anniversaire.

Envoyez une invitation seulement à ceux qui ont un intérêt réel à participer à la réunion.

Et n’oubliez pas que plus il y a de monde autour de la table, plus ce sera compliqué à maintenir dans la bonne direction.

4 ) Préparer la réunion

Que vous soyez animateur ou participant, vous devez absolument préparer votre réunion.

Vous connaissez l’ordre du jour (la règle n°1), donc révisez votre sujet, vous gagnerez du temps et vous en ferez gagner à tout le monde.

5 ) Arriver 5 minutes en avance

Vous voulez prendre un café, discuter de manière informelle avec les participants de la réunion ? Arrivez 5 minutes en avance.

Il n’y a rien de pire que les retardataires dans une réunion. Et c’est quasi systématique !

Vous êtes l’animateur et vous avez besoin de projeter un document sur un écran ? Prenez ces 5 minutes afin de préparer tout le matériel,vous maximisez comme cela la productivité de tout le monde.

6 ) Commencer à l’heure

Ça vous paraît tellement logique que vous vous demandez pourquoi ce n°6 est dans la liste, n’est-ce pas ?

Et pourtant, rappellez-vous tes dernières réunions de cette semaine.

Combien ont commencé à l’heure ? Voilà, merci, on est d’accord.

Et si tous les participants ne sont pas là ? Pas grave, on commence sans eux, les retardataires n’avaient qu’à être à l’heure.

Ils liront le compte-rendu pour savoir ce qui s’est dit.

7 ) Indiquer les règles clairement

En réunion, on est là pour discuter d’un sujet bien particulier, et prendre une décision le plus rapidement possible, pas pour se refaire un historique de tous les événements depuis la création de la société, pas pour faire relais de mails, pas pour cueillir des pâquerettes.

Alors on fixe les règles dès le départ et on le rappelle bien :

  • Le téléphone est en vibreur
  • On ne regarde pas ses mails (et comme c’est une réunion courte, ce sera d’autant plus facile)
  • On répond encore moins à ses mails (ceux qui y répondent n’ont d’ailleurs rien à faire dans la salle de réunion, ils peuvent repartir dans leur bureau)
  • On décide de qui prend des notes et fait le compte-rendu

8 ) Annoncer clairement l’objectif de la réunion

Quel est l’objectif de la réunion :

  • Partager une information ?
  • Prendre une décision ?
  • Discuter des prochaines étapes d’un projet ?

Annoncez clairement et sans ambiguïté l’objectif de la réunion, et ce que vous attendez des différents participants.

9 ) Aller à l’essentiel

Tout le monde à mieux à faire que d’être en réunion, alors allez autant à l’essentiel que possible : Soyez court, soyez précis, soyez concis.

Un seul mot d’ordre : Droit au but !

Et surtout, SURTOUT, éviter les débats interminables !

10 ) Rester concentré sur le sujet de la réunion

Des discussions qui dévient du sujet original en réunion, ça arrive régulièrement.

On vire à droite, à gauche, et au final on parle de tout, sauf du sujet de la réunion.

En tant qu’animateur, coupez direct à toute déviation : Rappellez que ce n’est pas le sujet de la réunion, et que vous pouvez toujours en discuter à la fin, pour ceux qui seront disponibles.

En réunion, on reste focus sur le sujet.

11 ) Laisser le droit de s’exprimer à tous

Tout le monde à droit à la parole, alors si quelqu’un a quelque chose à dire, écoutez-le, jusqu’au bout.

Et ne vous avisez pas de lui couper la parole. Laissez le exposer son idée.

Si vous ne lui donnez pas le droit à l’expression ou si vous ne l’écoutez pas, entre nous, quel était l’intérêt de l’inviter à cette réunion, sinon de lui faire perdre son temps ?

12 ) Ne pas remettre en cause les participants

Vous n’êtes pas d’accord avec l’idée d’un des participants ?

Ne le remettez pas en cause directement, expliquez pourquoi vous pensez que cette idée n’est pas bonne.

Vous ne voulez quand même pas qu’il se mette à bouder ou que la réunion vire au pugilat. Si ?

13 ) Ne pas hésiter à prendre des décisions

Vous proposez quelque chose, et votre audience n’a aucune réaction : pas de protestations, pas d’acquiescement, même pas un clignement de cils ?

Alors actez cette décision, et passez à autre chose, inutile de perdre plus de temps là-dessus.

Qui ne dit mot consent!

14 ) Terminer à l’heure

Une réunion ça commence à l’heure, et ça termine à l’heure.

Question d’efficacité et de respect! Les participants ont tous autre chose à faire, peut-être d’autres réunions, sûrement d’autres obligations.

Et vous aussi!

S’il faut encore discuter du sujet, replanifiez une nouvelle session de travail.

Ça vous évitera de vous mettre à la bourre, façon salle d’attente chez le médecin.

15 ) Rappeler les décisions prises et le plan d’action

Afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, avant que chacun reparte à son poste, il est primordial :

  • De rappeler les décisions qui ont été prises en réunion
  • De rappeler le plan d’action décidé : Qui fait quoi, sous quelle échéance

16 ) Envoyer systématiquement un compte-rendu

Enfin, si vous ne voulez pas qu’une perte de mémoire collective ait lieu dans les prochains jours chez les participants, rédigez un compte-rendu et envoyez le presto !

Il devra mentionner :

  • Les participants
  • Les décisions prises
  • Le plan d’action : Qui, Quoi, Quand

N’oubliez pas : réunion sans compte-rendu = une réunion de perdu

Imaginez le nombre d’heures, de jours que vous allez pouvoir récupérer et consacrer à autre chose en appliquant ces règles.

Imaginez une réunion où tous les participants sont alertes, disponibles, concentrés, où la réunion est préparé, où un plan d’action est acté, où les choses avancent véritablement : cette réunion, ce sera la prochaine que vous organiserez.

Et si vous assistez à une énième réunion inutile (dont raffole votre société), pensez à partager cet article avec l’organisateur de la réunion, afin qu’il s’améliore sensiblement les prochaines fois.

Et vous, quel est le nombre de réunions inutiles auxquelles vous vous sentez obligé d’assister par semaine ?

Thibault Baheux

A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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  1. Merci pour votre article très pertinent!
    Pour avoir connu des chefs d’équipe qui avaient la “réunionite aigüe”, je tenais à souligner qu’il est également capital que les collaborateurs soient motivés à l’idée de se réunir, y trouvent un sens. C’est le rôle du responsable de faire accepter l’idée que la réunion de travail est positive pour l’équipe, et non plus une contrainte comme elle est trop souvent vécue. C’est à mon sens la meilleure façon de la rendre réellement productive, au-delà de l’animation de celle-ci (indispensable).

    1. Bonjour David,
      C’est vrai, j’aurais dû le préciser, il est capital que les participants à la réunion soient motivés à l’idée d’y participer justement. Je pense que les réunions qui sont vécues comme une contrainte sont le plus souvent les réunions inutiles. A mon sens, si l’organisateur de la réunion pose clairement le cadre, explique quel est l’objectif de la réunion et n’invite que le strict nécessaire, on doit se retrouver dans les situations où toutes les parties sont disposées à avancer ensemble, et rapidement.

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