comment faire une réunion efficace

16 règles indispensables pour une réunion de travail efficace

16 règles pour ne plus perdre de temps en réunion!

Les réunions, ce truc qui pullule dans les entreprises, qui gangrène les équipes et qui, la plupart du temps, fait perdre son temps à absolument tous les participants.

A quand remonte ta dernière réunion inutile ?

A il y a quelques jours (voire quelques heures) seulement, je parie…

Pourtant, tout le monde en raffole!

Pourquoi ? On cherche encore, vu l’inefficacité de celles-ci !

Savais-tu que les cadres passent en moyenne 24 jours par an  en réunion ?

 

Sachant qu’une réunion sur deux est inutile, un cadre perd donc 12 jours par an à ne strictement rien faire.

12 jours par cadre par an, ça chiffre très très vite pour une entreprise.

Je te laisse faire le calcul du nombre d’euros jetés par les fenêtres, mais on atteint vite des chiffres à 6 zéros.

Côté productivité et rentabilité, on a vu mieux.

 

Les ingrédients d’une réunion de travail efficace

Pour ne plus perdre de temps en réunion, rien de mieux que de mettre en place dès maintenant ces 16 règles indispensables !

 

1 ) Communiquer l’ordre du jour en avance

Cela permet aux participants de savoir à l’avance de quoi on va parler durant cette réunion, et de se préparer.

J’ai une technique redoutable pour amener tes interlocuteurs à évoluer sur ce sujet : Personnellement, je refuse systématiquement toute réunion qui n’a pas un ordre du jour établi.

Pourquoi ?

Une réunion sans ordre du jour, c’est une réunion fourre-tout, où tout le monde donne son avis, mais où rien de concret ne sort. En d’autres termes : une réunion parfaitement inutile.

 

2 ) Préférer les réunions courtes (plutôt que les créneaux de 2 heures)

Une réunion courte, ça force à aller à l’essentiel !

Les créneaux de 2 heures pour discuter d’un sujet, c’est juste ridicule, notamment à cause de la loi de Parkinson, qui dit que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

(et crois moi, j’en sais quelque chose, j’ai bien expérimenté ce sujet)

Si une réunion doit durer 5 ou 15 minutes, alors réserve juste le temps nécessaire.

 

3 ) Inviter avec parcimonie

Arrête d’arroser large et d’inviter la moitié de la boîte en réunion, ce n’est pas ton goûter d’anniversaire.

Envoie une invitation seulement à ceux qui ont un intérêt réel à participer à la réunion.

Et n’oublie pas que plus il y a de monde autour de la table, plus sera compliqué à maintenir dans la bonne direction.

 

4 ) Préparer la réunion

Que tu sois animateur ou participant, tu dois absolument préparer ta réunion.

Tu connais l’ordre du jour (la règle n°1), donc révise ton sujet, tu gagneras du temps et tu en feras gagner à tout le monde.

 

5 ) Arriver 5 minutes en avance

Tu veux prendre un café, discuter de manière informelle avec les participants de la réunion ? Arrive 5 minutes en avance.

Il n’y a rien de pire que les retardataires dans une réunion. Et c’est quasi systématique !

Tu es l’animateur et tu as besoin de projeter un document sur un écran ? Prends ces 5 minutes afin de préparer tout le matériel, tu maximises comme cela la productivité de tout le monde.

 

6 ) Commencer à l’heure

Ça te paraît tellement logique que tu te demandes pourquoi ce n°6 est dans la liste, n’est-ce pas ?

Et pourtant, rappelle-toi tes dernières réunions de cette semaine.

Combien ont commencé à l’heure ? Voilà, merci, on est d’accord.

Et si tous les participants ne sont pas là ? Pas grave, on commence sans eux, les retardataires n’avaient qu’à être à l’heure.

Ils liront le compte-rendu pour savoir ce qui s’est dit.

 

7 ) Indiquer les règles clairement

En réunion, on est là pour discuter d’un sujet bien particulier, et prendre une décision le plus rapidement possible, pas pour se refaire un historique de tous les événements depuis la création de la société, pas pour faire relais de mails, pas pour cueillir des pâquerettes.

Alors on fixe les règles dès le départ et on le rappelle bien :

  • Le téléphone est en vibreur
  • On ne regarde pas ses mails (et comme c’est une réunion courte, ce sera d’autant plus facile)
  • On répond encore moins à ses mails (ceux qui y répondent n’ont d’ailleurs rien à faire dans la salle de réunion, ils peuvent repartir dans leur bureau)
  • On décide de qui prend des notes et fait le compte-rendu

 

8 ) Annoncer clairement l’objectif de la réunion

Quel est l’objectif de la réunion :

  • Partager une information ?
  • Prendre une décision ?
  • Discuter des prochaines étapes d’un projet ?

Annonce clairement et sans ambiguïté l’objectif de la réunion, et ce que tu attends des différents participants.

 

9 ) Aller à l’essentiel

Tout le monde à mieux à faire que d’être en réunion, alors va autant à l’essentiel que possible : Sois court, sois précis, soit concis.

Un seul mot d’ordre : Droit au but !

Et surtout, SURTOUT, éviter les débats interminables !

 

10 ) Rester concentré sur le sujet de la réunion

Des discussions qui dévient du sujet original en réunion, ça arrive régulièrement.

On vire à droite, à gauche, et au final on parle de tout, sauf du sujet de la réunion.

En tant qu’animateur, coupe direct à toute déviation : Rappelle que ce n’est pas le sujet de la réunion, et que vous pouvez toujours en discuter à la fin, pour ceux qui seront disponibles.

En réunion, on reste focus sur le sujet.

 

11 ) Laisser le droit de s’exprimer à tous

Tout le monde à droit à la parole, alors si quelqu’un a quelque chose à dire, écoute-le, jusqu’au bout.

Et ne t’avise pas de lui couper la parole. Laisse le exposer son idée.

Si tu ne lui donnes pas le droit à l’expression ou si tu ne l’écoutes pas, entre nous, quel était l’intérêt de l’inviter à cette réunion, sinon de lui faire perdre son temps ?

 

12 ) Ne pas remettre en cause les participants

Tu n’es pas d’accord avec l’idée d’un des participants ?

Ne le remets pas en cause directement, explique pourquoi tu penses que cette idée n’est pas bonne.

Tu ne veux quand même pas qu’il se mette à bouder ou que la réunion vire au pugilat. Si ?

 

13 ) Ne pas hésiter à prendre des décisions

Tu proposes quelque chose, et ton audience n’a aucune réaction : pas de protestations, pas d’acquiescement, même pas un clignement de cils ?

Alors acte cette décision, et passe à autre chose, inutile de perdre plus de temps là-dessus.

Qui ne dit mot consent!

 

14 ) Terminer à l’heure

Une réunion ça commence à l’heure, et ça termine à l’heure.

Question d’efficacité et de respect! Les participants ont tous autre chose à faire, peut-être d’autres réunions, sûrement d’autres obligations.

Et toi aussi!

S’il faut encore discuter du sujet, replanifie une nouvelle session de travail.

Ça t’évitera de te mettre à la bourre, façon salle d’attente chez le médecin.

 

15 ) Rappeler les décisions prises et le plan d’action

Afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, avant que chacun reparte à son poste, il est pirmordial :

  • De rappeler les décisions qui ont été prises en réunion
  • De rappeler le plan d’action décidé : Qui fait quoi, sous quelle échéance

 

16 ) Envoyer systématiquement un compte-rendu

Enfin, si tu ne veux pas qu’une perte de mémoire collective ait lieu dans les prochains jours chez les participants, rédige un compte-rendu et envoie le presto !

Il devra mentionner :

  • Les participants
  • Les décisions prises
  • Le plan d’action : Qui, Quoi, Quand

N’oublie pas : réunion sans compte-rendu = une réunion de perdu

 

 

Imagine le nombre d’heures, de jours que tu vas pouvoir récupérer et consacrer à autre chose en appliquant ces règles.

Imagine une réunion où tous les participants sont alertes, disponibles, concentrés, où la réunion est préparé, où un plan d’action est acté, où les choses avancent véritablement : cette réunion, ce sera la prochaine que tu organiseras.

Et si tu assistes à une énième réunion inutile (dont raffole ta société), pense à partager cet article avec l’organisateur de la réunion, afin qu’il s’améliore sensiblement les prochaines fois.

 

Et toi, quel est le nombre de réunions inutiles auxquelles tu te sens obligé d’assister par semaine ?

2 Réponses

  1. David Sdika dit :

    Merci pour votre article très pertinent!
    Pour avoir connu des chefs d’équipe qui avaient la « réunionite aigüe », je tenais à souligner qu’il est également capital que les collaborateurs soient motivés à l’idée de se réunir, y trouvent un sens. C’est le rôle du responsable de faire accepter l’idée que la réunion de travail est positive pour l’équipe, et non plus une contrainte comme elle est trop souvent vécue. C’est à mon sens la meilleure façon de la rendre réellement productive, au-delà de l’animation de celle-ci (indispensable).

    • Thibault dit :

      Bonjour David,
      C’est vrai, j’aurais dû le préciser, il est capital que les participants à la réunion soient motivés à l’idée d’y participer justement. Je pense que les réunions qui sont vécues comme une contrainte sont le plus souvent les réunions inutiles. A mon sens, si l’organisateur de la réunion pose clairement le cadre, explique quel est l’objectif de la réunion et n’invite que le strict nécessaire, on doit se retrouver dans les situations où toutes les parties sont disposées à avancer ensemble, et rapidement.

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