comment réduire la durée des réunions

Comment réduire la durée des réunions de 50% sans que les autres s’en aperçoivent

Les réunions, on sait quand ça commence, on ne sait jamais quand ça se termine ! La réunionite aiguë c’est mortel, et c’est une maladie hautement contagieuse qui s’est emparée du monde professionnel.

Il faut redescendre une information ? Hop ! Réunion. Ou peut-être faut-il arbitrer une décision ? Hop ! réunion. Mais après avoir exposé les solutions A, B et C parmi lesquelles il va falloir choisir, ce n’est finalement pas si simple de décider. On va se laisser le temps de la réflexion, et programmer une seconde réunion dans 15 jours, ou on se redira exactement la même chose.

Raaaaaah ! Je ne sais pas toi, mais ce genre de situation, moi ça m’horripile !

Selon cette enquête réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1012 salariés d’entreprises de 500 salariés et plus (méthode des quotas) dans des secteurs économiques variés, les répondants passent en moyenne 4,5 heures en réunion par semaine.

Ça fait plus de 6 semaines de réunion par an pour les cadres, en considérant qu’une semaine fait 35 heures. C’est énorme !

Surtout quand tu sais qu’au moins 1 réunion sur 2 est inutile !

 

Comment gagner 3 semaines de travail d’un coup ?

Si tu n’as pas assez de temps pour t’occuper de tes tâches, il va falloir sérieusement songer à faire une coupe dans le « budget temps » alloué aux réunions. Et pour cela, il existe des astuces pour regagner 3 semaines de ton temps sans que personne ne s’en aperçoivent.

 

 

1 ) La règle des – 25%

Tu veux reprendre le contrôle sur les réunions ? Commence par réduire le temps de la réunion d’au moins 25% lorsque tu invites les participants. On a trop souvent tendance par défaut à se donner des créneaux d’une heure, par convenance. Et surprise ! On utilise toujours l’heure entière, en meublant, etc.

Partant de ce constat, astreins-toi à faire tenir la même réunion en 45 minutes, et en allant droit à l’essentiel.

 

2 ) L’heure, c’est l’heure

Ta réunion commence à 09 heures, mais tous les participants ne sont pas encore arrivés ? Tant pis pour eux, l’heure c’est l’heure : on démarre à l’heure et on termine à l’heure. Les retardataires se grefferont en cours de route et liront les notes des collègues pour rattraper ce qu’ils n’ont pas entendu.

Je suis moi-même inflexible sur les heures de début et de fin de réunion, et je me souviens d’une fois, avec un client pour qui je devais migrer tout son système informatique d’un hébergeur A à un hébergeur B, ou on avait fixé un point téléphonique d’avancement projet. Nous étions deux sur le numéro de conférence téléphonique, et il manquait le client. La réunion devait durer 1 heure, le client est arrivé avec 55 minutes de retard.

J’avais déjà fait le point avec mon collègue au téléphone sur nos domaines respectifs, j’ai fait un bref résumé au client qui venait de se connecter, et je me suis déconnecté. Non pas que j’avais une autre réunion urgente derrière (même si c’est ce que j’ai prétexté), mais le temps est une ressource précieuse, nous courrons tous après et je ne supporte pas les réunions qui ne commencent pas à l’heure.

Alors oui, les imprévus ça arrive, mais dans ce cas on prévient, ou on reporte.

 

3 ) La technique du flux tendu

C’est une technique très simple, qui consiste à se créer un « bloc » de réunions dans son calendrier. Tu es convié à une réunion de 14h à 15h ? Débrouilles-toi pour en coller une de 15h à 16h. Cela te fera ainsi une bonne excuse pour quitter la première réunion afin de te rendre à la seconde.

Tu verras que les gens auront tendance à t’imiter, et à faire tenir leurs réunions dans les créneaux impartis.

C’est ce que j’appelle la technique du flux tendu : « perdez du temps si vous voulez, mais moi je suis attendu autre part ».

 

4 ) Maîtriser l’ordre du jour

Une réunion sans ordre du jour, c’est comme s’essayer à la pâtisserie sans recettes et avec un bandeau sur les yeux.

L’ordre du jour, ce n’est pas anodin, et ce n’est pas optionnel. C’est ce qui permet à l’avance de dire :

  • De quoi va parler la réunion
  • Comment sera retransmis ce qui se dira
  • Qui va animer la réunion, et qui doit préparer quoi

Ajouter l’ordre du jour dans son invitation, c’est l’assurance que la réunion soit efficace dès le départ.

 

5 ) Rappeler pour contrôler

N’hésite pas 5 – 10 minutes avant la fin de la réunion à rappeler le temps qu’il reste, à faire une synthèse des échanges et à rédiger le plan d’action : qui fait quoi, quand et comment ?

Si tu es dans l’incapacité de sortir un plan d’action à la fin de la réunion, c’est que celle-ci n’était pas indispensable !

 

6 ) Pas de hors sujet

Le but de la réunion (tel que tu l’as décrit dans l’ordre du jour), c’est de traiter du sujet A et de prendre une décision. Pas de traiter des problématiques B ou C.

Certains de tes collègues essayeront d’emmener la réunion vers du hors sujet, c’est humain : « Après tout, pourquoi ne pas profiter que nous soyons tous réunis ici pour parler également du sujet B ? En 10 minutes c’est réglé ».

Oui mais voilà … 45 minutes plus tard, les discussions sont toujours en cours. D’ailleurs, tu as remarqué dans ces moments-là, il y en a toujours un pour relancer les débats alors que tout le monde est dans les starting block, près au départ.

Bref, pas de hors sujet en réunion.  Au besoin, n’hésite pas à recadrer les participants.

 

7 ) Bannir les distractions

As-tu remarqué comme certaines personnes profitent des réunions pour consulter leurs mails et y répondre ? C’est un manque de respect envers les autres participants.

J’ai une règle simple sur le sujet : si tu es là en réunion, tu bannis les distractions. Pas de téléphone, pas d’ordinateur, sauf si c’est absolument nécessaire (pour présenter un powerpoint par exemple, ou prendre des notes, et uniquement pour ça). Si tu ressens le besoin de consulter tes mails de manière compulsive, dans ce cas tu sors de la réunion. Mais ne viens pas te plaindre derrière des décisions qui auront pu être prises.

Comme nous sommes tous occupés et avons tous des tâches en suspend, les réunions ont curieusement tendance à raccourcir avec cette règle.

 

8 ) La technique du code couleur

Un code couleur, c’est simple, c’est visuel, ça matérialise l’information, et c’est efficace ! Alors pourquoi ne pas mettre un code couleur en place pour les réunions d’équipe ?

Par exemple :

  • Rouge pour les réunions d’action, qui doivent déboucher sur un plan d’action en 15 minutes. Idéal pour les réunions de crise.
  • Vert pour les séances de validation.
  • Bleu pour les réunions d’information.
  • Jaune pour les réunions projets.
  • Violet pour les séances de brainstorming
  • etc…

 

9 ) Faire la réunion debout

Enfin, tenir la réunion debout permet d’éviter aux participants de s’endormir ! 😉

Plus sérieusement, cela dynamise les échanges et invite encore une fois les acteurs de la réunion à faire court et à aller à l’essentiel. C’est une autre bonne technique pour raccourcir le temps de la réunion.

 

Au final, avec ces 8 astuces, tu vas réussir à réduire d’au moins 25% ton temps passé en réunion, sans pour autant réduire la qualité des échanges. Au contraire, il y a même fort à parier que tes collaborateurs apprécient que les réunions aillent droit à l’essentiel, et qu’elles soient qualitatives. Après tout, il n’y a pas que ton temps qui est précieux, le leur l’est tout autant !

En complément, je t’invite vivement à consulter mes deux autres articles sur l’art et la manière de planifier et d’organiser des réunions de travail efficaces !

 

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