Comment mieux gérer son temps ?

12 commandements pour mieux gérer son temps

Nous vivons à une époque où nous courrons tous après le temps, cette ressource rare et indispensable.

Nous imaginons sans cesse des manières d’occuper notre temps personnel, mais nous nous plaignons de ne jamais avoir suffisamment de temps pour les loisirs.

Le constat est le même au travail : nous manquons de temps pour réaliser tout ce que l’on souhaiterait faire, et nous sommes obligés de mettre en place des système de gestion du temps, afin de pouvoir  être plus productif.

 

Certains hommes de science ont analysé les méthodes de gestion du temps ainsi que les principales problématiques rencontrées, et ils sont arrivés à la conclusion que le temps est régi par plusieurs lois universelles.

Vous avez très certainement entendu parler de ces lois de gestion du temps, comme la loi de Murphy ou encore la loi de Pareto.

Laissez-moi vous présenter une compilation de ces lois.

 

Les 12 lois de la gestion du temps

1 – Loi de MurphyAnticiper, toujours tu feras

2 – Loi de Parkinson Des délais courts et réalistes, tu te fixeras

3 – Loi de Carlson Sur une tâche à la fois, tu te concentreras

4 – Loi de Douglas Ton bureau chaque jour, tu rangeras

5 – Loi d’Illich Des pauses régulières, tu t’octroieras

6 – Principe de Pareto Sur les résultats, tu te concentreras

 7 – Loi de Laborit Par la difficulté, tu commenceras

8 – Loi de Hofstadter Prévoyant, tu seras

9 – Loi de Fraisse De l’intérêt à ton travail, tu porteras

10 – Loi de Taylor Dans le bon ordre, tes tâches tu réaliseras

11 – Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher A ton rythme biologique, tu t’adapteras

12 – Loi de Kotter Tes victoires, tu célèbreras

13 – Bonus 1 Du temps, tu investiras

14 – Bonus 2 Te précipiter, tu ne feras pas

 

 

Commandement n°1 : La loi de Murphy

« Anticiper, toujours tu feras »

Définition de la loi :

Tout ce qui peut mal tourner va mal tourner. Cette loi est également connu comme la loi de l’emmerdement maximal, si ça vous parle plus.

Vous avez beau anticiper, chaque chose prend toujours plus de temps que ce qu’on avait planifié au départ.

Vous savez, cette tartine beurrée qui tombe toujours du mauvais côté ? C’est ça la loi de Murphy 😉

 

Auteur :

Edward Aloysius Murphy Jr (1918 – 1990) était un ingénieur en aérospatial américain.

Pour la petite histoire, cette loi aurait été prononcée par Murphy lors d’un test en aéronautique, après avoir analysé des données bizarres sur les capteurs utilisés pour le test et après s’être rendu compte que tous les capteurs avait été monté à l’envers.

 

Mise en pratique :

  • Si vous travaillez sur un projet, prévoyez toujours plus de temps que nécessaire afin de pallier à toute éventualité : en résumé, gardez du temps pour l’imprévu.
  • Ne tombez pas dans le pessimisme, en considérant cette loi comme un principe universel qui dit que tout partira en vrille à un moment ou à un autre. Agissez plutôt en faisant comme si cette loi était vraie : le jour où quelque chose tournera mal, vous serez préparé et vous aurez plus de temps pour traiter la problématique.
  • Si vous devez réaliser des tâches complexes ou que vous ne maîtrisez pas totalement, pensez également à vous prévoir une marge de manœuvre.
  • Prévoyez enfin un temps de battement de 15 minutes entre vos réunions. En effet, si vos réunions se suivent, il suffit d’un retard (et croyez-moi, ça arrivera, merci la loi de Murphy 😉 ) pour que vous soyez dans le rouge toute la journée. Autant l’éviter !

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°2 : La loi de Parkinson

« Des délais courts et réalistes, tu te fixeras »

Définition de la loi :

Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.

Si l’on se fixe 2 jours pour terminer une tâche qui pourrait être faite en 2 heures, notre cerveau s’adaptera, et nous aurons une tendance à étaler la réalisation de cette tâche sur les 2 jours. A contrario, si le délai n’est que d’un seul jour, nous aurons une tendance à éliminer les temps morts afin de terminer cette tâche à temps.

Egalement, lorsque nous approchons d’une deadline (une date limite), nous avons tendance à travailler plus rapidement du fait de la pression pour respecter les délais.

 

Auteur :

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993) a initialement publié cette loi dans la revue The Economist, puis l’a publié avec d’autres de ces articles dans un ouvrage intitulé Parkinson’s Law and other studies in administration.

Parkinson propose également dans son ouvrage 2 autres lois, à ne pas confondre avec celle-ci :

  • la loi de futilité : Plus le sujet discuté est important, moins on y passe de temps. Exemple simple : dans un projet de refonte global du système informatique d’une entreprise, vous remarquerez que des discussions sans fin ont lieu pour définir la couleur du tapis de souris.
  • le coefficient d’inefficacité : Ce coefficient définit le nombre critique des membres d’un comité ou d’une équipe, nombre à partir duquel ce comité ou cette équipe devient inefficace. ce nombre est compris entre 19 et 22.

 

Mise en pratique :

  • Fixez des délais réalistes à vos tâches, n’oubliez pas que plus vous planifierez de jours pour la réaliser, plus vous mettrez de temps pour la réaliser.
  • Découpez vos tâches en sous-tâches, celles-ci auront le mérite d’être plus simple et plus rapide à traiter, vous aurez donc moins de chance de vous tromper et d’affecter plus de temps que nécessaire à chacune d’entre elles.
  • Ne repoussez pas plus d’une fois l’échéance d’une tâche, sinon vous aurez tendance à prendre de plus en plus de temps pour la réaliser.

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°3 : La loi de Carlson

« Sur une tâche à la fois, tu te concentreras »

Définition de la loi :

Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois.  La raison est très simple : lorsque nous sommes interrompus (notification d’un nouveau mail, passage d’un collègue dans le bureau, appel téléphonique, etc), il nous faut quelques minutes (en moyenne 3) pour nous reconcentrer.

Nous perdons du temps et de l’énergie à chaque interruption, qu’elle soit voulue ou non.

 

Auteur :

Sune Carlson (1909 – 1999) était un économiste suédois. Il a théorisé dans les années 50 cette loi, également appelée la loi des séquences homogènes, dans une étude effectuée auprès d’un échantillon de managers.

Il a constaté que ces personnes étaient en moyenne dérangées toutes les 20 minutes. Suite à cette étude, Carlson s’est interrogé sur l’intérêt du travail.

 

Mise en pratique :

  • Planifiez des créneaux dans votre agenda réservés pour traiter les tâches complexes : Choisissez des créneaux de 90 minutes maximum (au-delà, votre attention et votre capacité de concentration chutent)
  • Regroupez les tâches similaires et traitez-les les unes après les autres.
  • Désactivez les notifications mails, smartphones, facebook, etc, et n’hésitez pas à mettre vos téléphones sur silencieux.
  • Lorsque vous travaillez sur une tâche, évitez de surfer en parallèle sur le net, de répondre à vos messages Facebook ou Whatsapp.
  • Si nécessaire et pour éviter d’être dérangé, travaillez ailleurs que de votre bureau pour les tâches demandant un haut niveau de concentration : isolez-vous dans une salle de réunion, travaillez de l’extérieur, travaillez à la maison, il y a plein de possibilités.

 

Pour aller + loin:

 

 


 

 

Commandement n°4 : La loi de Douglas

« Ton bureau chaque jour, tu rangeras »

Définition de la loi :

Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires.

Oui, je vous voir venir, vous allez me dire que cette loi ne concerne pas la gestion du temps, mais plutôt l’organisation d’un espace de travail. Certes, mais si vous ne vous y retrouvez pas sur votre bureau (physique autant que virtuel), vous perdez du temps inutilement.

En résumé, plus on a de place sur son bureau physique, plus on a tendance à étaler nos dossiers dessus.

Il en est de même pour les bureaux virtuels sur nos ordinateurs, nous avons de la place pour positionner plein d’icônes et de dossiers, et nous avons une tendance naturelle à les organiser en joyeux bordel.

Bon courage derrière pour trouver ce que vous cherchez !

 

Auteur :

Pas grand chose à dire concernant l’auteur de cette loi, puisque ce certain Douglas ne s’est jamais manifesté.

Douglas, si tu passes par là, fais-nous signe 😉

 

Mise en pratique :

Pour le bureau physique :

  • Ne sortir que ce qui est nécessaire au projet ou à la tâche en cours.
  • Ranger son espace de travail en début ou en fin de journée.
  • Utiliser un code de rangement personnel pour se retrouver dans ses documents : étiquettes, codes couleurs, emplacements par thématique, etc…

Pour le bureau virtuel :

  • Classez vos mails, et utilisez des codes couleurs si nécessaire.
  • Ne gardez que le strict nécessaire sur votre bureau, et rangez vos documents dans vos dossiers de documents.
  • Positionnez vos raccourcis dans les barres d’outils nécessaires.

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°5 : La loi d’Illich

« Des pauses régulières, tu t’octroieras »

Définition de la loi :

La principale idée d’Illich est le concept de contre productivité : Les institutions, lorsqu’elles atteignent un seuil critique, deviennent des obstacles pour elles-mêmes. Transposé au monde du travail, cela donne : Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît fortement, voire devient négative.

Le mythe du bourreau de travail capable de travailler non stop efficacement pendant plusieurs heures vient de s’effondrer. Si vous étiez dans ce cas, désolé, il va falloir revoir votre copie 😉

 

Auteur : Ivan Illich (1926 – 2002) était un penseur Allemand, et critiquait avec passion la société industrielle.

Illich considérait les nouveaux moyens de transports, le système de santé occidental ainsi que l’école obligatoire des outils non conviviaux.

 

Mise en pratique :

  • Organisez vos journées de travail afin d’alterner créneau de productivité et pauses afin de recharger vos batteries. Une étude menée par DeskTime (groupe Draugiem Group) auprès de ses salariés montre qu’il nous est impossible d’être 100% productif tout au long de la journée.

D’après cette étude, les 100 d’employés les plus productifs partagent le rythme de travail suivant : 52 minutes de travail intensif, sans distractions, suivi d’une pause de 17 minutes.

  • Arrêtez de faire des heures au bureau pour le simple fait de faire des heures. Cela ne vous rendra pas plus efficace.
  • Octroyez-vous une vraie coupure le midi : ne déjeunez pas devant votre écran, sortez faire un tour, profitez en pour faire du sport, allez déjeuner à l’extérieur avec vos collègues…

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°6 : Le principe de Pareto

« Sur les résultats, tu te concentreras »

Définition de la loi :

80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Lorsqu’on transpose ce principe à une entreprise, nous obtenons :

  • 80 % du chiffre d’affaire d’une entreprise est généra par seulement 20% des clients.
  • 20% de vos clients sont à l’origine de 80% de vos problèmes.
  • 20% de vos commerciaux signent 80% de vos contrats.
  • Se concentrer sur 20% des tâches à réaliser apportera 80% des résultats.

Ce principe de Pareto est également connu comme la loi du 80/20.

 

Auteur :

Vilfredo Pareto (1848 – 1923) était un sociologue et économiste italien, du courant néoclassique.

Il a œuvré au développement de la microéconomie, et a également contribué au développement de la sociologie et de l’économie, via notamment l’étude de la distribution du revenu ainsi que dans l’analyse des choix individuels.

Pareto analyse à la fin du 19e siècle les données fiscales de plusieurs pays européens, et remarqua un phénomène intéressant : 20% des habitants de ces pays se partagent 80 % des richesses.

 

Mise en pratique :

  • Hiérarchisez vos priorités. Concentrez-vous sur les 20% de tâches qui apporteront 80% de résultats, les autres ne sont que perte de temps.
  • Déléguez les tâches non indispensables ou non urgentes, afin de vous concentrer sur les 20% de tâches utiles.

Comment savoir si une tâche est urgente ou pas ? En utilisant la matrice d’Eisenhower.

Et puisque je suis sympa, la voici  :

matrice Eisenhowder

Il s’agit d’un tableau à double entrée permettant de classer et prioriser vos tâches selon l’urgence et l’importance. la tâche se trouvera donc dans l’une des 4 catégories :

  • Tâche urgente et importante : Priorisez et réalisez la tâche sans plus tarder
  • Tâche urgente et non-importante : Déléguez cette tâche
  • Tâche non-urgente et importante : Planifiez le traitement de cette tâche
  • Tâche non-urgente et non-importante : Eliminez cette tâche

 

  • Demandez-vous quelle est la conséquence si vous ne traitez pas telle ou telle tâche. Cela va t-il véritablement impacter 80% de votre business ? Si la réponse est oui, alors il est nécessaire de prioriser cette tâche. Sinon cela peut attendre, concentrez-vous sur les 20%.

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°7 : La loi de Laborit

« Par la difficulté, tu commenceras »

Définition de la loi :

Le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir. L’être humain a ainsi une tendance à fuir les activités générant du stress pour s’adonner à celles qui lui procure du plaisir immédiat. Cette loi est également connu comme la loi du moindre effort.

Les expériences menées par Laborit montrent qu’une tâche ennuyeuse, complexe, pénible est réalisée plus rapidement s’il y a une récompense à la clé, comme une tâche plus plaisante à traiter juste après.

 

Auteur :

Henri Laborit (1914 – 1995) était un médecin chirurgien et neurobiologiste. Il a révolutionné les domaines de la psychiatrie et de l’anesthésie, et s’est fait connaître du grand public en vulgarisant les neurosciences.

 

Mise en pratique :

  • Commencez votre journée par les tâches les plus ennuyeuses ou les plus complexes, et gardez les tâches plaisantes pour la fin.
  • Récompensez-vous à chaque fois qu’une tâche ennuyeuse ou compliquée est traitée : faites une pause, traitez une tâche plaisante, etc…

 

Pour aller + loin :

 



Commandement n°8 : La loi de Hofstadter

« Prévoyant, tu seras »

Définition de la loi :

Les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter. En effet, selon Hofstadter, il est presque impossible de prévoir combien de temps sera nécessaire pour réaliser une tâche complexe.

Et en temps que chef de projet dans l’informatique, je ne peux qu’être d’accord avec lui 😉 .

Cette loi est récursive, c’est à dire qu’elle fait référence à elle-même. En clair, prévoyez plus de temps pour réaliser une tâche complexe en tenant compte de la loi de Hofstadter, puis toujours en tenant compte de cette loi, prévoyez-en encore.

 

Auteur :

Douglas Hofstadter (né en 1945) est un universitaire américain. Il s’est intéressé de près à la créativité, la conscience, la traduction et les jeux mathématiques.

 

Mise en pratique :

  • Prévoyez dès le début d’un projet du temps supplémentaire pour réaliser les tâches complexes ou non maîtrisées.
  • Analysez à nouveau vos estimations, et prévoyez encore du temps supplémentaire pour le traitement de ces tâches.

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°9 : La loi de Fraisse

« De l’intérêt à ton travail, tu porteras »

Définition de la loi :

La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. En clair : Faites une activité intéressante et le temps semblera passer plus vite. Au contraire, faites une activité ennuyeuse et le temps s’écoulera lentement, lentement, lentement…

Cette loi est en relation directe avec la loi de Laborit.

 

Auteur : Paul Fraisse (1911 – 1996) était un psychologue français, connu pour ses travaux sur la perception du temps.

 

Mise en pratique :

  • Alternez entre des tâches rébarbatives et complexes, et des tâches plus plaisantes.
  • Définissez des créneaux fixes pour traiter vos tâches complexes, ainsi que vos tâches plaisantes.

 

Pour aller + loin :

 

 

 


Commandement n°10 : La loi de Taylor

« Dans le bon ordre, tes tâches tu réaliseras »

Définition de la loi :

L’ordre dans lequel nous effectuons une série de tâches influe directement sur le temps qu’elles nous prennent. ça vous paraît peut-être évident, mais je vois encore aujourd’hui trop souvent des entreprises mettre la charrue avant les bœufs, puis se demander pourquoi ça n’avance pas.

 

Auteur :

Frederick Winslow Taylor (1856 – 1915) était un ingénieur américain, orienté vers la mécanique. Ayant été ouvrier avant d’être ingénieur en chef, Taylor se fixe l’objectif de mettre en place une auto-organisation des tâches et un autre système de paiement pour les ouvriers afin de produire davantage avec le moins de main d’œuvre possible.

Le Taylorisme est créé : D’un côté la conception des tâches est réalisée par les ingénieurs, de l’autre les ouvriers exécutent ces mêmes tâches. Une séparation est créé dans le monde du travail entre ceux qui conçoivent, et ceux qui produisent : l’ouvrier n’est plus là pour penser, mais pour répéter encore et encore les mêmes gestes. Si l’ouvrier est performant, il est récompensé par un système de primes. Ils sont dépossédés de leur expertise, qui est maintenant réservée aux ingénieurs.

Ça ne vous rappelle rien ?

Et oui, cette méthode de travail est encore trop souvent appliquée dans nos entreprises du 21ème siècle !

 

Mise en pratique :

Les idées de Taylor sont très liées à l’ère industrielle, toutefois je pense qu’on peut s’en inspirer en les combinant avec les autres principes de la gestion du temps.

  • Décomposez les tâches afin d’obtenir des sous-tâches faciles et rapides à traiter.
  • Réfléchissez à l’ordonnancement de vos tâches, et optimisez votre temps de travail : Quelles tâches sont des pré-requis à d’autres ? Quelles tâches vous permettront d’avancer plus rapidement sur d’autres tâches ?

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°11 : La loi de Swoboda-Fliess-Teltscher

« A ton rythme biologique, tu t’adapteras »

Définition de la loi :

Nous fonctionnons au rythme de notre environnement (les saisons), au rythme de notre corps (horloges internes), mais également au rythme « social » (congés, jours fériés, horaires de travail, etc…).

Ainsi, chaque personne fonctionne par de multiples rythmes biologiques, chacune selon un rythme qui lui est propre : certaines personnes sont plus productives le matin, d’autres sont des couche-tard et peuvent travailler jusqu’à tard dans la nuit (ou tôt le matin, selon votre vision).

 

Auteur :

  • Hermann Swoboda (1873 – 1963) était un psychologue allemand.
  • Wilhem Fliess (1858 – 1928) était un médecin oto-rhino-laryngologiste allemand.
  • Alfred Teltscher était professeur d’ingénierie à l’université de Innsbruck.

 

Mise en pratique :

Pour être le plus productif possible, il faut se connaître soi-même et se poser les questions suivantes :

  • Quand est-on le plus productif : le matin, l’après-midi, le soir ?
  • Quand est-on le moins productif ?
  • Combien de minutes fait un cycle de travail idéal ?
  • Pendant combien de cycles de travail est-on efficace et concentré ?
  • Quels sont les impacts de la faim et du sommeil sur notre activité ?

Les réponses vous permettront d’identifier :

  • La période de la journée à laquelle réaliser les tâches les plus complexes (période la plus productive).
  • La période de la journée à laquelle réaliser les tâches les plus simples et demandant le moins de concentration.
  • Comment organiser votre planning pour alterner phases de travail et pauses.

 

Pour aller + loin :

 

 


Commandement n°12 : La loi de Kotter

« Tes victoires, tu célèbreras »

Définition de la loi :

Les meilleurs changements commencent par des résultats immédiats.

Dans son livre Leading change, Kotter a détaillé les 8 étapes de la conduite du changement, que voici :

  • Créer un sentiment d’urgence
  • Créer une équipe de pilotage
  • Développer une vision et une stratégie
  • Communiquer la vision du changement
  • Responsabiliser les employés pour une large action
  • Générer des victoires rapides
  • Consolider les gains et produire plus de changements
  • Ancrer les nouvelles mesures dans la culture d’entreprise

Kotter y compare également le management et le leadership selon le tableau suivant :

ACTIVITE MANAGEMENT LEADERSHIP
Création d’un calendrier Planification et Budgétisation Indique la direction
Création d’un réseau humain Organisation et recrutement Coopération et coalition
Exécution Contrôle et résolution de problème Motive et inspire
Résultats Production des résultats espérés Produit du changement

 

Auteur :

John Kotter (né en 1948) est professeur à la Harvard Business School, et est considéré comme un expert en leadership et en changement.

Son livre best-seller, « Leading change », qui décrit les 8 étapes à mettre en place pour transformer une entreprise est devenu le livre de prédilection des managers du monde entier.

Leading change - John Kotter

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Mise en pratique :

Agissez vite, découpez vos tâches en sous-tâches qui se traitent rapidement

Créez un sentiment d’urgence pour décuplez vos moyens

Célébrez les petites victoires

 

Pour aller + loin :

 

Homme travaillant au bureau

Unsplash.com – photo par Crew

 

 


Bonus 1 : Adage

« Du temps, tu investiras »

Adage :

Il faut parfois accepter de perdre du temps pour en gagner.

Même si cela est contre intuitif, il peut être nécessaire et bénéfique d’investir un peu de votre temps pour en gagner par ailleurs.

Par exemple :

  • Investir du temps pour se former et être ensuite plus efficace.
  • Investir du temps pour ordonnancer correctement vos tâches et anticiper le plus de choses possibles (cf les autres principes de la gestion du temps), afin d’être plus réactif en cas de problèmes.
  • Investir du temps pour automatiser certaines tâches, afin de ne plus avoir à les réaliser par la suite.

 

 


Bonus 2 : Adage

« Te précipiter, tu ne feras pas »

Adage :

Il ne faut pas confondre vitesse et précipitation.

Même si vous êtes face à une urgence, être réactif ne veut pas dire se précipiter.

Face à un incendie, un pompier ne va pas foncer tête baissée dans les flammes avec un seau d’eau à la main, sans protection. Il va prendre le temps d’analyser la situation et de comprendre la problématique, pour utiliser les outils adéquats. Au final, le bon outil dans la bonne situation fait gagner un temps monstrueux.

Alors :

  • Faites les choses dans l’ordre.
  • Analysez la situation.
  • Utilisez les outils propices à la situation.

 

Je vous quitte sur un conseil d’ami : Essayez d’appliquer ces lois dans votre quotidien, et dites-moi dans les commentaires  ce que vous avez gagné comme temps, et ce que vous avez décidé de faire de ce temps supplémentaire 🙂

 

Sources :

 

 

2 Réponses

  1. 26 décembre 2016

    […] Prenez des pauses régulièrement […]

  2. 26 décembre 2016

    […] Il est impossible de bien faire plus d’une chose à la fois, par conséquent plus vous vous éparpillerez, moins votre travail sera de qualité. […]

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