L’art de savoir Quand organiser une réunion

1 réunion sur 2 serait inutile !

Etant donné qu’un cadre passe en moyenne 24 jours par an en réunion, cela voudrait dire que nous passons 12 jours par an à perdre notre temps en assistant à des réunions toutes plus inutiles les unes que les autres.

Citation de Thibault Baheux : Les réunions, on sait quand ça commence, on ne sait jamais quand ça se termine ni si ça aura été réellement utile

 

Si le chiffre te paraît déconnant, prends quelques minutes pour lister les réunions inutiles auxquelles tu as assisté, et le temps perdu associé.

Maintenant, imagine-toi utiliser ce temps pour travailler sur des tâches importantes, impactantes : quel gain d’efficacité !

 

Afin de redevenir maître de notre planning, il est nécessaire d’éviter les réunions autant que possible, et de n’en programmer que lorsque celles-ci s’avèrent vraiment nécessaires.

Mais comment savoir quand planifier et quand ne pas planifier une réunion ?

Quelles sont les règles à respecter afin qu’une réunion soit réellement nécessaire ?

 

6 règles à suivre afin de savoir QUAND organiser une réunion

Voici les 6 raisons justifiées pour organiser une réunion.

 

1 – Transmettre une information à plusieurs personnes simultanément

Une réunion, c’est utile pour pouvoir transmettre une information à plusieurs personnes simultanément, par exemple en réunion d’équipe.

Mais nous pourrions tout aussi bien le faire par un mail envoyé à l’équipe, ce qui nous amène aux raisons suivantes.

 

2 – Recueillir les avis de chaque participant, et les faire connaître de tous simultanément

Dans ce cas, le mail ou le message Slack n’est effectivement pas la meilleure des manières d’interagir avec les intéressés et de partager les avis, feedback,etc…

La réunion d’équipe est donc toute indiquée.

 

3 – Résoudre un problème ou chercher des idées, des solutions

Tu as besoin de brainstormer en équipe pour trouver de nouvelles idées de business ? Ou trouver la meilleure manière de résoudre définitivement un problème ?

La réunion est toute indiquée dans ce cas de figure : se réunir à plusieurs dans la même pièce permettra d’additionner les cerveaux entre eux et d’aboutir à des idées et des solutions innovantes !

 

4 – Obtenir de l’adhésion de ses collaborateurs sur une politique spécifique

Tu travailles à la mise en place d’une réorganisation des services de ton entreprise, et tu souhaites obtenir l’adhésion des collaborateurs concernés à ton projet ?

Ou en tant que chef de projet, tu cherches à créer de l’émulation autour de ton projet client ?

Ou encore tu souhaites partager la vision stratégique de l’entreprise, et à motiver tout le monde à travailler à l’accomplissement de cet objectif commun ?

La réunion dans ce cas particulier est un vecteur de communication bien plus efficace qu’un mail, et te permettra de créer de l’échange humain, et d’impliquer bien plus efficacement tes collaborateurs.

 

5 – Créer une dynamique de groupe avec les participants

Comment créer une cohésion d’équipe via des échanges de mails ? C’est quasi-impossible.

Et je ne te raconte même pas la galère pour suivre la discussion si chacun se met à répondre à tous et y va de son petit commentaire.

Il est souvent nécessaire, dans le cadre de projet, de réorganisation, etc, de rapprocher des collaborateurs qui ne travaillaient pas forcément ensemble avant, pour créer une dynamique de groupe et obtenir le meilleur d’eux-mêmes.

Pour cela, les réunions d’équipe peuvent être utiles, pour instaurer une cohésion, et créer un sentiment d’appartenance à une seule et même équipe.

 

6 – Aucun autre moyen ne s’y prête

La règle par excellence, qui supplante toutes les autres :

Y a t-il un autre moyen d’arriver à tes fins, tout aussi voire plus efficace qu’une réunion ?

Si la réponse est non, tu sais ce qu’il te reste à faire 😉

 

Même si les nouvelles méthodes de communication telles que le mail, Slack, Whatsapp for Business, prennent de plus en plus de place dans notre quotidien, la réunion, qu’elle soit physique ou en visio-conférence, reste un élément incontournable pour l’entreprise et le manager dans sa stratégie de communication et de partage d’informations.

Cependant, la prochaine fois que tu t’apprêteras à cliquer sur le bouton « Inviter à une réunion », fais-moi plaisir, et prends quelques instants pour être sûr et certain que ta réunion est réellement utile.

comment savoir quand organiser une réunion pour qu'elle soit efficace

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