Comment structurer ses réunions à distance ?

Je vous laisse un instant pour vous représenter ça…

Entre celles qui ne servent à rien, celles qui commencent en retard, qui se terminent systématiquement 30 minutes plus tard, celles ou on redit la même chose que la semaine précédente, c’est vraiment pas gagné.

Entre nous, je suis sûr que vous pensez en ce moment à une réunion particulière. Et qu’elle a eu lieu récemment.

Alors, c’est bon ? J’ai gagné ? 

Parce qu’on n’a plus le non-verbal à décoder. On n’a plus les personnes en face de nous.

Du coup tout prend plus longtemps.

On s’étale dans les explications.

On digresse sur des sujets qui n’ont rien à voir.

On programme des visioconférences plus souvent. Parce que c’est sympa quand même de voir ses collègues en vidéo. Non ?

Et résultat, les réunions se multiplient… et débordent encore plus des créneaux initialement prévus… Et vous courez pour rattraper votre retard. Et vous vous excusez en arrivant en retard à la réunion suivante.

D’ailleurs c’est tellement devenu la norme qu’on finit par programmer les réunions 15 – 20 minutes à l’avance pour que les gens soient à l’heure. On anticipe le retard des autres.

Aïe !

Alors face à ce constat, je me pose deux questions. Et je suis sur que vous vous les posez aussi :

1. Comment faire pour maîtriser le nombre de réunions quotidiennes, éviter leur multiplication et les planifier uniquement quand cela est utile ?
   
2. Comment structurer ses réunions efficacement lorsqu’on est à distance ?

C’est à cette seconde question que je vais répondre dans cet article.

Si vous souhaitez connaître les clés à mettre en place pour une réunion de travail efficace, qu’elle se tienne en présentiel ou à distance, je vous laisse consulter cet article, qui vous apportera toutes les réponses.

Mais lorsque l’on participe à une réunion à distance, il y a10 points-clés sur lesquels il faut porter son attention.

Car même si on se voit (la magie des webcams et de la visioconférence), on perd le côté non-verbal. Et on agit différemment par écrans interposés.

C’est parfois difficile de savoir qui veut parler et quand. Et ça part vite en pugilat, où tout ce qui ressort n’est qu’un charabia incompréhensible.

Et ça, ce n’est pas ce que j’appellerai une réunion utile et efficace. 

1 ) Déterminer l’objectif de la réunion

Toute réunion doit avoir un objectif. Une raison d’être.

Sans objectif clairement défini en amont de la réunion, on va parler de tout et de rien, on va divaguer, refaire la pluie et le beau temps. ça n’avance à rien. et ça fait perdre du temps à tous les participants.

Le but d’une réunion est d’échanger, de prendre une décision pour atteindre un objectif. S’il s’agit simplement d’une manière de faire passer une information, ce n’est peut-être pas le meilleur moyen de le faire.

Vous connaissez l’expression “pas de bras, pas de chocolat” ?

Et bien j’en ai une du même acabit concernant les réunions.

Vous voulez savoir ?

La voici !

2 ) Planifier clairement la réunion

Comme pour les réunions en présentiel, il est indispensable de planifier la réunion dans son intégralité. :

Pas plus tard qu’hier, j’ai reçu une invitation à une réunion qui ne comportait ni ordre du jour (j’aime bien le mystère, mais je le préfère dans les thrillers), ni invitation Skype ou Teams.

Il a fallu commencer par déterminer quel logiciel on allait utiliser. Enfin quand je dis déterminer, c’est plutôt deviner. Car l’organisateur était en retard. Une autre réunion qui se terminait…

Puis savoir qui démarrait la réunion. Comment on la rejoignait. Est-ce qu’on activait ou pas les flux vidéos des caméras. Comment nous rejoignait ceux en déplacement, qui n’avait que leur téléphone. Etc…

Tout ça pour finalement découvrir que non non, cette fois, on allait utiliser un autre logiciel. Car c’est plus simple pour tel prestataire.

On avait déjà perdu assez de temps comme ça, je n’ai pas osé dire que Skype et Teams permettent à n’importe quelle personne extérieure à l’entreprise de nous rejoindre. Même sans licence.

Bref, le reste de la réunion s’est déroulée de la même manière. Tout le monde a découvert l’ordre du jour. Même l’animateur. Personne n’avait rien préparé. Et au final on a tous collectivement perdu 2 heures de notre temps.

3 ) Inviter uniquement les personnes concernés

Ok, j’ai une question pour vous.

Quand vous organisez une réunion, vous préférez :

1. Travailler en comité réduit, inviter peu de personnes, mais des personnes concernées par le sujet et qui vont se concentrer pour atteindre l’objectif fixé ?
   
2. Faire une meeting party, inviter la terre entière, voir des personnes prendre la parole pour un oui pour un non et se couper la parole pendant que d’autres rattrapent leur retard sur leur pc en faisant mine de prendre des notes ?

Bon je pense qu’on est tous d’accord pour choisir la première solution.

Alors invitez avec parcimonie les personnes aux réunions. Ne gardez que ceux qui sont directement concernés. Ça ne sert à rien d’inviter la moitié de la boîte pour information.

Si vous souhaitez transmettre l’information sur ce qui a été dit en réunion, mieux vaut envoyer le compte-rendu à ces personnes.

Non seulement vous allez leur faire gagner du temps, mais je mettrais ma main à couper qu’ils seront plus concentrés à la lecture du compte-rendu que si ils s’étaient rendus en réunion.

4 ) Être succinct

Tourner autour du pot, c’est insupportable.

Il vaut mieux être succinct quand on présente une idée ou une information. Sans pour autant aller trop vite sur les questions abordées.

Je ne vous demande pas non plus de tronquer votre raisonnement. Je vous demande d’éviter de paraphraser, et de dire la même chose différemment, encore et encore, sur 10 slides PowerPoint différents.

Et d’éviter de vous étaler dans des détails techniques sans importance pour votre audience.

A propos de l’écriture, Stephen King a dit dans son livre “Ecriture, mémoires d’un métier” qu’une fois le premier jet d’un roman écrit, il fallait tailler à la serpe et en éliminer 20%.

5 ) Partager l’ordre du jour et les documents en amont

Aaaaah, l’ordre du jour… Ce malaimé.

Je ne sais pas pour vous, mais 2 invitations de réunion sur 3 que je reçois n’ont aucun ordre du jour.

Oui, je dis bien aucun.

La réunion à un titre, certes, je sais de quel projet on va parler.

Mais pas de quel sujet en particulier.

Du coup, c’est “surpriiiiiiiise”.

Impossible de se préparer.

Donc tout s’organise à l’arrache.

Quand c’est nécessaire d’apporter une information précise, on patine, on perd du temps à chercher LE mail dans les dizaines de milliers de mails qui encombrent sa boîte Outlook. Ou encore mieux, on fournit l’information plus tard. Après la réunion.

Le summum de l’efficacité !

Cela laissera le temps aux participants de se préparer, de mettre de côté les informations qu’ils devront remonter, de lister leurs questions, etc…

Au final le jour J tout le monde sera prêt et il n’y aura plus qu’à dérouler.

Emballé c’est plié, réunion terminée en un temps record !

6 ) Respecter les horaires

Je ne le dirais jamais assez : une réunion commence à l’heure et se termine à l’heure.

C’est une question de respect pour les participants. Et d’efficacité un peu aussi.

Il faut absolument éviter la roue infernale, avec une première réunion qui commence et se termine en retard, ce qui empêche cette personne d’être à l’heure à la réunion suivante, ce qui met en retard tous les participants, et ainsi de suite. 

Et SURTOUT de ne pas reprendre au début lorsqu’ils arrivent. Ils veulent savoir ce qui s’est dit avant ? Ils consulteront le compte-rendu, il est là pour ça.

Et si la réunion ne peut se terminer sans cette personne, alors on la repousse. Ou on fait encore plus succinct pour rester dans les clous question horaire. Si ce n’est pas possible, on repousse, on prend rendez-vous sur une nouvelle date et on repart vaquer à ses occupations.

7 ) Prendre des notes

Faites en sorte que quelqu’un prenne des notes durant la réunion, pour lister les points abordés, le contenu des échanges, les décisions prises, les priorités décidées, et le plan d’action à mettre en œuvre.

Ça permettra de rédiger le compte-rendu en un rien de temps, et ensuite de partager l’ensemble de ces informations aux participants de la réunion, pour rappel.

Mais aussi à tous ceux qui sont intéressés par avoir cette information.

Et comme j’aime bien les expressions qui restent dans la tête, n’oubliez pas que :

8 ) Donner la parole à tout le monde 

Une réunion c’est avant tout un échange. On se réunit pour avancer collectivement sur un sujet précis.

Sinon c’est juste la lecture d’un mail d’information devant un comité qui s’en fout royalement.

Il y a deux catégories de personne parmi ceux qui travaillent à distance :

9 ) Ne pas couper la parole

L’un des plus gros problèmes des réunions en télétravail, avec ou sans visio d’ailleurs, c’est qu’on perd tout le côté non-verbal lorsque quelqu’un s’exprime. Ou est en phase de le faire.

Du coup il n’est pas rare d’assister à des personnes qui prennent la parole en simultanée. Ou qui se coupent la parole entre elles.

Le résultat ne se fait pas attendre : cacophonie, énervement, bordel ambiant.

On n’est pas d’accord ?

On attend son tour pour l’exprimer. On a peur de perdre le fil de ses pensées et d’oublier ce qu’on souhaite dire ? C’est à ça que peut servir un crayon ou un clavier.

Il existe des fonctionnalités dans les outils comme Skype, Teams ou encore Zoom, comme la “main levée”.

Soit on le fait à l’ancienne, comme en maternelle, pour demander la parole à l’animateur de la réunion.

Soit on le fait en cliquant sur le bouton qui va bien.

C’est la seule manière de structurer les échanges à distance. Sinon ça vire inévitablement au match de boxe, façon Mike Tyson.

10 ) Se mettre en muet lorsqu’on ne parle pas

Au nom de la spontanéité des échanges, certains refusent de couper leur micro lorsqu’ils ne parlent pas.

C’est LE point qui m’horripile le plus.

Et systématiquement on a droit :

Cela fait quelques années que je pratique le télétravail régulièrement. Et j’ai eu le droit à tout cela. Souvent des mêmes personnes d’ailleurs. Et à la longue ça en devient fatiguant.

Alors oui, la spontanéité en prend peut-être un coup (on perd 1 à 2 secondes pour réactiver son micro) mais cela ne remet pas en cause la qualité des échanges. Et en plus ça peut même empêcher de couper la parole aux autres. Tout en préservant leurs tympans.

Plutôt bénéfique, non ?

Ce qu'il faut retenir

Pour maintenir votre efficacité lorsque vous travaillez à distance en télétravail, que vous soyez chez vous ou dans un bureau de coworking, il y a des points clés à respecter afin de structurer correctement et efficacement la réunion de travail :

Quel est le pire comportement qui vous insupporte au plus haut point, lors d’une réunion à distance ?

Racontez-moi votre anecdote dans les commentaires !