On a trop tendance à l'oublier, mais qu'il s'agisse de travailler au bureau ou de chez soi, l'environnement de travail joue pour beaucoup sur notre efficacité, notre créativité et notre performance.
Sans matériel et sans outils adaptés, peut-on vraiment être efficace ? (c'est une question ouverte, n'hésitez pas à me donner votre avis en commentaire)
Je vous ai préparé une liste du matériel et des outils qui me paraissent indispensables pour assurer au quotidien un travail de qualité, encore plus lorsqu'on travaille à distance de chez soi.
Matériel et outils indispensables pour un télétravail réussi
Pour être efficace et valider sa période de télétravail, il faut avoir le matériel adéquat et les bons outils pour travailler à distance. Cette liste n'est valable qu'à condition que le télétravail devienne régulier pour vous, et qu'il ne soit pas pratiqué une fois de temps à autre.
Je pars personnellement sur une base de 2 à 3 journées par semaine, qui va je pense devenir une norme dans bon nombre d'entreprises et qui me paraît être un bon compromis entre isolement à la maison permettant de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, et présence au bureau pour collaborer et échanger avec ses collègues.
Cette liste est bien sûr subjective et certains de ces points pourrait ne pas vous sembler important. Si c'est le cas, j'aimerais bien savoir quels sont les matériels et outils qui vous paraissent indispensables en télétravail. Dites-moi tout ça dans les commentaires !
1 ) Un deuxième écran
Bon si vous n'avez pas d'ordinateur portable, c'est mal barré pour travailler à distance. Bien sûr, il existe des solutions informatiques pour vous permettre de le faire, mais celles-ci sont marginales et je ne m'étalerai pas dessus.
Du coup je pars du principe que vous possédez un ordinateur portable professionnel. Je n'ai même pas pris la peine de le mentionner tellement ce point est évident.
Par contre avoir un écran externe à relier à son ordinateur portable, c'est bien pratique.
Déjà parce qu'on évite de se casser les yeux sur le petit écran du pc portable.
Mais aussi parce que cela permet de faire un partage d'écran, d'étendre son écran afin de pouvoir faire du double écran, et de pouvoir gérer et visualiser plusieurs fenêtres en même temps. Quand vous devez comparer deux fichiers Excel, ou encore faire une recherche et prendre des notes, ça me paraît bien pratique, non ?
Une étude menée par Jon Peddie Research nous apprend que l'utilisation du double écran engendre un gain d'efficacité de 42% !
Personnellement, que ce soit au bureau ou à la maison je suis même passé au triple-écran : d'un côté j'ai mes fenêtres de discussion et de messagerie (Microsoft Teams, outlook, etc...), sur le second écran mon application de gestion de projet, ClickUp, et sur le 3ème j'y mets toute la documentation, les procédures, les connexions aux serveurs de l'entreprise, etc... En résumé c'est mon écran "opérationnel".
Pratique et efficace !
2 ) Un clavier et une souris déportés
Le pavé tactile sur les pcs portables c'est bien beau mais on se fatigue inutilement à essayer de déplacer la souris de manière précise.
Sans compter que les claviers sont bien souvent trop petits et pas adaptés à un usage intensif quotidien. C'est bien pour dépanner. Mais ça s'arrête là.
Et puis la position n'est pas idéale je trouve pour le poignet.
Du coup je ne peux que vous conseiller d'adopter un clavier et une souris sans-fil qui vous parfaitement (aaaah, les souris ergonomiques, mes meilleures amies !), pour les utiliser au quotidien.
Un petit confort comme ça peut vraiment vous permettre d'être plus efficace au quotidien.
3 ) Un réseau WiFi stable
Sans réseau wifi, pas d'internet. Sans internet, pas de travail. Sans travail ... pas de travail.
C'est la base, me direz-vous. Sans réseau wifi, sans accès au net, c'est compliqué de travailler.
Nous sommes d'accord.
Mais de par mon job, j'ai pu remarquer que plusieurs collaborateurs ont encore des problématiques de réseau Wifi :
Assurez-vous de ne pas être trop éloigné de votre box internet pour capter convenablement votre réseau wifi, faire en sorte que la connexion reste stable et ainsi gagner en rapidité sur le net. Vous pouvez également mettre en place un répéteur Wifi dans votre maison si la box est trop éloignée de votre bureau. Ou encore tirer un câble réseau reliant votre ordinateur à votre box, pour améliorer votre débit.
Votre accès à Internet reste votre outil de travail principal, ne l'oubliez pas.
Sans cela, votre société pourrait vous demander de revenir travailler au bureau.
4 ) Une webcam de qualité
En télétravail prolongé, on a tendance à allumer sa webcam pour les réunions. Régulièrement.
Histoire de maintenir un peu le lien social et de voir ses collègues.
Bon, ça bien sûr, c'est valable quand on n'a pas de problème capillaire et qu'on a vu son coiffeur récemment.(Coucou le confinement)
Une bonne webcam vous permettra d'améliorer la qualité de l'image pour les visioconférences.
Pas de panique, pas besoin d'investir, la plupart du temps la webcam intégrée au pc portable fera des merveilles. Si ce n'est pas le cas, vous trouverez à une vingtaine d'euros de nombreux modèles qui feront le job.
Pensez aussi à investir dans des caches pour les webcams, quand celles-ci sont inutilisées : cela évitera que quelqu'un puisse vous espionner à votre insu à travers votre webcam.
5 ) Un casque audio et un micro qui fonctionnent
Pour entendre les autres et se faire entendre en réunion, rien ne vaut un bon casque audio et un micro.
Si vous enchaînez souvent les réunions, n'hésitez pas à investir dans un casque qui reste confortable après de longues heures sur votre tête. C'est un investissement à ne pas négliger, d'autant plus avec le développement des communications audio sur Teams et Zoom, ou avec la téléphonie dite "Softphone", où les appels sont acheminés directement sur votre pc.
6 ) Un VPN
Un VPN, c'est un logiciel qui permet de vous connecter à distance de manière sécurisée au réseau de l'entreprise afin de continuer à avoir accès aux applications métiers que vous utilisez.
Il est fourni par le service informatique de votre boîte, et installé et paramétré sur votre pc.
Avant de partir en télétravail, assurez-vous qu'il fonctionne bien : faites un petit test la veille.
Cela vous permettra de corriger le problème si jamais il y en a un, sans remettre en question votre journée de télétravail.
Rien de pire que de se retrouver le jour J devant des outils qui ne marchent pas, avec la société vous demandant de revenir dans les locaux de l'entreprise pour faire votre journée de travail.
Autant mettre toutes les chances de votre côté.
7 ) Une chaise confortable
Classique me direz-vous. Mais ô combien indispensable !
Vous allez passer la majorité de votre journée de travail assis à votre bureau, chez vous. Donc ne lésinez pas sur la qualité de votre chaise, et prenez-en une ergonomique, avec des accoudoirs de qualité, une bonne assise et une bonne hauteur, pour éviter de vous casser les poignets en tapant au clavier.
Personnellement, j'ai pris une chaise avec des coussins permettant le maintien des lombaires et de la nuque, confortable et ergonomique. Et mon dos me dit merci !
8 ) Un bureau debout
C'est un investissement optionnel mais qui peut faire sens.
Pouvoir alterner entre position assise et position debout est top, ça permet de vous dégourdir les jambes, ça fait du bien à votre dos, et ça vous oblige à bouger un peu.
Car oui, en télétravail, on a tendance à s'encroûter et à faire encore moins de pas qu'en une journée de travail classique. Tout est à 10 pas de portée. Au final, on est loin des 10 000 pas recommandés par l'OMS.
Deux possibilités s'offrent à vous :
- Investir dans un bureau debout
- Ou investir dans un plateau portatif "bureau debout"
9 ) Des outils numériques collaboratifs
Avoir accès aux applications métiers ça vous permet d'avancer dans votre job.
Mais ce n'est pas suffisant.
Il faut pouvoir maintenir le lien avec vos collègues, et pouvoir communiquer de manière efficace avec eux sans échanger des dizaines de mails.
Et pour répondre à ça, on a une belle brochette d'outils collaboratifs. J'ai classé selon trois grandes catégories les outils que j'utilise le plus et que je vous recommande chaudement.
Communication
Gestion de projet
Gestion des tâches
Ce qu'il faut retenir
Investir dans du bon matériel et des logiciels de qualité et adaptés aux profils des collaborateurs et à leurs missions peut permettre un gain de performance substantiel, autant en télétravail qu'au bureau.
Lorsque le télétravail se pratique de manière régulière (1 à 2 journées par semaine), je ne saurais trop vous conseiller d'investir dans du matériel adapté, tels que :
- Un deuxième écran, afin de déporter l'affichage de l'ordinateur portable et de se reposer les yeux (les petits écrans ayant tendance à les exploser)
- Une souris et un clavier sans fil de qualité
- Un réseau Wifi stable. La base, me direz-vous 😉
- Une webcam de qualité, pour assurer les visios
- Un casque audio confortable et un micro qui fonctionne
- Un VPN, permettant de se connecter au réseau de l'entreprise à distance, stable et sécurisé
- Une chaise confortable, dans laquelle vous passerez de nombreuses heures
- Un bureau debout, afin d'alterner vos positions et de vous éviter des problèmes de dos à l'avenir
Mais je vous conseille également d'investir dans des outils numériques collaboratifs, tels que Microsoft Teams, Microsoft 365, Zoom, Slack, Basecamp, Clickup, Trello, Airtable, Todoist et bien d'autres... Les choix se feront en fonction des affinités de l'équipe avec telle ou telle interface, mais également en fonction des manières de travailler et de communiquer actuellement en place dans l'équipe et l'entreprise.
Personnellement je vous recommande chaudement l'utilisation de Microsoft 365, Teams, Clickup, Trello et Airtable.
Et vous, quels sont les matériels indispensables selon vous pour travailler confortablement de chez soi ?
Et côté logiciel, quels sont les logiciels que vous utilisez au quotidien, pour travailler, gérer vos projets et communiquer avec votre équipe ? Dites-moi tout ça dans les commentaires
