Comment communiquer de façon claire et précise par mail, pour gagner en efficacité ?

Envoyer des emails, c’est bien. Les envoyer à la bonne personne, au bon moment, pour la bonne raison et en évitant que le destinataire interprète le message, c’est mieux.

Les emails, on en reçoit tous trop ! Il existe d’ailleurs des alternatives intéressantes, comme Microsoft Teams ou Slack. C’est ce qui fait dire à certains experts que le mail est voué à mourir.

Ils le disent depuis 20 ans, et depuis 20 ans le mail perdure.

Pourquoi ?

Parce que c’est simple d’envoyer un mail, on clique sur Nouveau, on tape notre texte, on clique sur Envoyer, et paf! ça arrive dans la boîte aux lettres du destinataire.

Je prédis aux mails encore de beaux jours devant eux.

Oui mais voilà. On n’envoie pas un mail n’importe comment, n’importe quand.

Voici 8 astuces que j’ai pu glaner pour mieux gérer ses mails, et savoir quand envoyer un mail.

Comment communiquer efficacement grâce aux mails en 8 astuces ?

1 ) Pour une réponse simple, communiquer en direct est plus facile

Vous avez une question à poser, et vous attendez une réponse simple ? Oui / Non, D’accord / Pas d’accord, etc…

Évitez le mail, celui-ci va se perdre parmi les dizaines d’autres de la boîte de réception de votre destinataire et au mieux vous aurez une réponse dans 48 heures.

Pas top comme délai pour quelques mots.

Dans ces cas-là, préférez utiliser le téléphone ou aller directement voir votre collègue. Vous gagnerez en temps de réponse.

2 ) Usez et abusez des messageries collaboratives

Vous faites partie d’un groupe de travail et vous passez votre temps à vous envoyer des mails pour discuter de comment avancer sur votre projet, ou encore mieux (pire ?) vous envoyer différentes versions d’une même pièce jointe ?

Faisons un petit calcul rapide : 5 personnes dans le groupe de travail, donc systématiquement 5 destinataires des mails.
Si chacun écrit 4 réponses au mail initial, cela nous donne 20 mails à traiter par boîte aux lettres. Rajoutez à cela les fichiers en pièce jointe avec des versions différentes sur chaque mail et ça commence à faire beaucoup à gérer.

Alors qu’utiliser une messagerie collaborative comme Microsoft Teams (inclus dans la suite Office365) ou Slack vous permet :

• De créer un groupe de discussion pour vous libérer votre boîte mail
• De partager un fichier entre tous les membres du groupe, sans que cela pollue la boîte mail et les serveurs de messagerie
• De travailler à plusieurs en même temps sur un même fichier

Gain de temps, vous ne trouvez pas ?

3 ) Avoir le droit à la déconnexion en tête

Envoyer cet email à 19 heures à votre équipe est-il vraiment judicieux ? S’ils utilisent leur messagerie professionnelle sur leur téléphone, et il y a de fortes chances que ce soit le cas, ils vont se sentir obligés d’y répondre. Et dans le cas contraire, cela va les stresser jusqu’au lendemain matin.

Je vois plein de managers procéder de la sorte, car en journée ils n’ont pas le temps de traiter leurs mails.

Si vous êtes dans ce cas-là, laissez-moi vous poser une question : en quoi envoyer un mail le soir à 19 heures à votre équipe pour une tâche à effectuer le lendemain diffère de l’envoyer le lendemain matin ?

La tâche ne va pas miraculeusement se résoudre d’elle-même dans la nuit.

Si vous traitez vos mails le soir, rédigez vos réponses, mais mettez-les en brouillon. Envoyez-les le lendemain matin, et respectez le droit à la déconnexion de vos collaborateurs et collègues.

4 ) Ne pas consulter ses mails à tout moment de la journée

Dans toutes les sociétés dans lesquelles j’ai travaillé (soit en tant que salarié soit en régie), une chose m’a frappé : la plupart des collaborateurs laissent leur boîte aux lettres ouverte en permanence, et s’interrompent dans ce qu’ils font dès qu’une notification « nouveau mail » apparaît, pour le lire et y répondre de toute urgence.

C’est une très mauvaise gestion de sa boîte aux lettres et de son temps.

J’ai 2 conseils à vous fournir si vous êtes dans ce cas-là :

• Primo, désactivez toutes les notifications d’arrivée de nouveaux mails, sur le téléphone aussi bien que sur l’ordinateur. Une notification, c’est comme une personne qui viendrait crier dans votre bureau avant de repartir comme si de rien n’était. C’est une distraction, et c’est ce qui nous empêche tous au quotidien de nous concentrer à fonds sur ce que l’on fait.

• Secondo, planifiez-vous deux ou trois créneaux dans la journée pour lire vos mails et y répondre. Et respectez-les, coûte que coûte. Par essence, un mail n’est pas urgent. Si une problématique est urgente, les gens vous appelleront ou viendront vous voir.

5 ) indiquer ce qu'on attend réellement de son interlocuteur

Il n’y a rien de plus énervant en tant que destinataire que de recevoir un mail pour lequel on ne sait pas clairement ce que l’on doit faire :

• Faut-il y répondre si je suis en copie ou s’agit-il seulement d’une information ?
• Quelle réponse attend mon interlocuteur ? Une réponse courte, une réponse longue ?

Ces questions, je me les pose tous les jours, et tous les jours je reçois des mails pour lesquels je ne sais pas quoi faire.

Personne n’aime recevoir des mails de ce genre, personne n’aime passer 30 minutes pour répondre à un simple mail, alors facilitez la vie de votre interlocuteur : mâche-lui le travail.

Indiquez exactement ce que vous attendez de lui : réponse / pas de réponse, une information, un document, sous quel délai ?

6 ) Utilisez la fonction Copie avec parcimonie

Un mail c’est simple à envoyer, tellement simple que bien souvent on met la terre entière en copie juste pour information. Pour le plaisir.

Des mails « copie » j’en reçois des dizaines par jour. Et savez-vous ce que j’en fais ? Je les lis en diagonale, et je les classe. Ou je les mets directement dans la corbeille.

Car ils ne me concernent pas.

Un manager ne doit pas être en copie de tous les échanges que son équipe a avec les collaborateurs internes et les prestataires. Il faut responsabiliser les « copieurs fous », leur redonner prise d’initiative et autonomie.

Et plutôt que de nous mettre en copie d’un mail (encore une fois sans savoir réellement ce que l’on attend de nous), il faut privilégier le reporting, la remontée d’information.

Je n’ai pas besoin de connaître la teneur des échanges mails, juste de savoir si le projet est dans les clous ou pas, et s’il y a une problématique, laquelle est-ce.

Si vous avez plus de 2 personnes en copie de vos mails, posez-vous la question de la légitimité à ce qu’ils soient en copie.

7 ) Mail envoyé = Sujet en suspend

Ayez bien conscience que lorsque vous envoyez un mail, vous ne traitez pas un sujet. Vous le laissez simplement en suspend, jusqu’à recevoir la réponse.

Votre messagerie n’est que la todolist des autres. Et vice versa.

Le sujet finira donc par revenir, et au moment le moins opportun.

Si vous avez besoin d’un document particulier pour poursuivre votre projet, avant d’envoyer un mail, posez-vous et réfléchissez aux autres pré-requis dont vous pourriez avoir besoin.

Faites la liste, et seulement après demandez le tout à vos interlocuteurs.

Sinon vous n’aurez pas fini d’échanger des mails, et de mettre des tâches en suspend sur le planning.

8 ) Plus on envoie de mails, plus on en reçoit

Enfin, sachez que plus vous envoyez de mails, plus vous en recevrez.

La plupart de vos interlocuteurs considèrent qu’un mail amène une réponse, donc moins vous envoyez de mails, moins vous perdrez de temps à devoir gérer votre boîte aux lettres et plus vous êtes efficace.

Ce qu'il faut retenir

Le mail n’est pas mort et il a encore ses avantages face aux concurrents comme les messageries collaboratives. Encore faut-il savoir utiliser cet outil de communication :

• Par essence, un mail ne peut être urgent. Si c’est urgent, on passe soit par le téléphone soit par le contact physique.
• Si l’on peut éviter d’envoyer un mail, on l’évite, car le mail appelle le mail, et cela pollue inutilement les boîtes de réception des uns et des autres
• Il est nécessaire de sélectionner avec soin les destinataires du mail ainsi que le créneau auquel on l’envoie
• On  ne consulte ses mails que 2 à 3 fois par jour
• Enfin, un mail ne doit en aucun cas être ambigu, et doit définir clairement ce que l’on attend de son interlocuteur