communiquer efficacement par mail

8 astuces pour communiquer efficacement par mail

Envoyer des emails, c’est bien. Les envoyer à la bonne personne, au bon moment, pour la bonne raison et en évitant que le destinataire interprète le message, c’est mieux.

Les emails, on en reçoit tous trop ! Il existe d’ailleurs des alternatives intéressantes, comme Microsoft Teams ou Slack. C’est ce qui fait dire à certains experts que le mail est voué à mourir.

Ils le disent depuis 20 ans, et depuis 20 ans le mail perdure.

Pourquoi ?

Parce que c’est simple d’envoyer un mail, on clique sur Nouveau, on tape notre texte, on clique sur Envoyer, et paf! ça arrive dans la boîte aux lettres du destinataire.

Je prédis aux mails encore de beaux jours devant eux.

Oui mais voilà. On n’envoie pas un mail n’importe comment, n’importe quand.

Voici 8 astuces que j’ai pu glaner pour mieux gérer ses mails, et savoir quand envoyer un mail.

 

Comment communiquer efficacement grâce aux mails en 8 astuces ?

1 ) Pour une réponse simple, communiquer en direct est plus facile

Tu as une question à poser, et tu attends une réponse simple ? Oui / Non, D’accord / Pas d’accord, etc…

Évite le mail, celui-ci va se perdre parmi les dizaines d’autres de la boîte de réception de ton destinataire et au mieux tu auras une réponse dans 48 heures.

Pas top comme délai pour quelques mots.

Dans ces cas-là, préfères utiliser le téléphone ou aller directement voir ton collègue. Tu gagneras en temps de réponse.

 

2 ) Use et abuse des messageries collaboratives

Tu fais partie d’un groupe de travail et vous passez votre temps à vous envoyer des mails pour discuter de comment avancer sur votre projet, ou encore mieux (pire ?) vous envoyer différentes versions d’une même pièce jointe ?

Faisons un petit calcul rapide : 5 personnes dans le groupe de travail, donc systématiquement 5 destinataires des mails.
Si chacun écrit 4 réponses au mail initial, cela nous donne 20 mails à traiter par boîte aux lettres. Rajoute à cela les fichiers en pièce jointe avec des versions différentes sur chaque mail et ça commence à faire beaucoup à gérer.

Alors qu’utiliser une messagerie collaborative comme Microsoft Teams (inclus dans la suite Office365) te permet :

  • De créer un groupe de discussion pour te libérer ta boîte mail
  • De partager un fichier entre tous les membres du groupe, sans que cela pollue la boîte mail et les serveurs de messagerie
  • De travailler à plusieurs en même temps sur un même fichier

Gain de temps, tu ne trouves pas ?

 

 

3 ) Avoir le droit à la déconnexion en tête

Envoyer cet email à 19 heures à ton équipe est-il vraiment judicieux ? S’ils utilisent leur messagerie professionnelle sur leur téléphone, et il y a de fortes chances que ce soit le cas, ils vont se sentir obligés d’y répondre. Et dans le cas contraire, cela va les stresser jusqu’au lendemain matin.

Je vois plein de managers procéder de la sorte, car en journée ils n’ont pas le temps de traiter leurs mails.

Si tu es dans ce cas-là, laisse-moi te poser une question : en quoi envoyer un mail le soir à 19 heures à ton équipe pour une tâche à effectuer le lendemain diffère de l’envoyer le lendemain matin ?

La tâche ne va pas miraculeusement se résoudre d’elle-même dans la nuit.

Si tu traites tes mails le soir, rédige tes réponses, mais mets-les en brouillon. Envoie-les le lendemain matin, et respecte le droit à la déconnexion de tes collaborateurs et collègues.

 

4 ) Ne pas consulter ses mails à tout moment de la journée

Dans toutes les sociétés dans lesquelles j’ai travaillé (soit en tant que salarié soit en régie), une chose m’a frappé : la plupart des collaborateurs laissent leur boîte aux lettres ouverte en permanence, et s’interrompent dans ce qu’ils font dès qu’une notification « nouveau mail » apparaît, pour le lire et y répondre de toute urgence.

C’est une très mauvaise gestion de sa boîte aux lettres et de son temps.

J’ai 2 conseils à te fournir si tu es dans ce cas-là :

  • Primo, désactive toutes les notifications d’arrivée de nouveaux mails, sur le téléphone aussi bien que sur l’ordinateur. Une notification, c’est comme une personne qui viendrait crier dans ton bureau avant de repartir comme si de rien n’était. C’est une distraction, et c’est ce qui nous empêche tous au quotidien de nous concentrer à fonds sur ce que l’on fait.

 

  • Secondo, planifie toi deux ou trois créneaux dans la journée pour lire tes mails et y répondre. Et respecte-les, coûte que coûte. Par essence, un mail n’est pas urgent. Si une problématique est urgente, les gens t’appelleront ou viendront te voir.

 

5 ) Indiquer ce qu’on attend réellement de son interlocuteur

Il n’y a rien de plus énervant en tant que destinataire que de recevoir un mail pour lequel on ne sait pas clairement ce que l’on doit faire :

  • Faut-il y répondre si je suis en copie ou s’agit-il seulement d’une information ?
  • Quelle réponse attend mon interlocuteur ? Une réponse courte, une réponse longue ?

 

Ces questions, je me les pose tous les jours, et tous les jours je reçois des mails pour lesquels je ne sais pas quoi faire.

Personne n’aime recevoir des mails de ce genre, personne n’aime passer 30 minutes pour répondre à un simple mail, alors facilite la vie de ton interlocuteur : mâche-lui le travail.

Indique exactement ce que tu attends de lui : réponse / pas de réponse, une information, un document, sous quel délai ?

 

 

6 ) Utiliser la fonction Copie avec parcimonie

Un mail c’est simple à envoyer, tellement simple que bien souvent on met la terre entière en copie juste pour information. Pour le plaisir.

Des mails « copie » j’en reçois des dizaines par jour. Et sais-tu ce que j’en fais ? Je les lis en diagonale, et je les classe. Ou je les mets directement dans la corbeille.

Car ils ne me concernent pas.

Un manager ne doit pas être en copie de tous les échanges que son équipe a avec les collaborateurs internes et les prestataires. Il faut responsabiliser les « copieurs fous », leur redonner prise d’initiative et autonomie.

Et plutôt que de nous mettre en copie d’un mail (encore une fois sans savoir réellement ce que l’on attend de nous), il faut privilégier le reporting, la remontée d’information.

Je n’ai pas besoin de connaître la teneur des échanges mails, juste de savoir si le projet est dans les clous ou pas, et s’il y a une problématique, laquelle est-ce.

Si tu as plus de 2 personnes en copie de tes mails, pose-toi la question de la légitimité à ce qu’ils soient en copie.

 

7 ) Mail envoyé = Sujet en suspend

Aies bien conscience que lorsque tu envoies un mail, tu ne traites pas un sujet. Tu le laisses simplement en suspend, jusqu’à recevoir la réponse.

Ta messagerie n’est que la todolist des autres. Et vice versa.

Le sujet finira donc par revenir, et au moment le moins opportun.

Si tu as besoin d’un document particulier pour poursuivre ton projet, avant d’envoyer un mail, pose-toi et réfléchis aux autres pré-requis dont tu pourrais avoir besoin.

Fais la liste, et seulement après demande le tout à tes interlocuteurs.

Sinon tu n’as pas fini d’échanger des mails, et de mettre des tâches en suspend sur le planning.

 

8 ) Plus on envoie de mails, plus on en reçoit

Enfin, sache que plus tu envoies de mails, plus tu en recevras.

La plupart de tes interlocuteurs considèrent qu’un mail amène une réponse, donc moins tu envoies de mails, moins tu perds de temps à devoir gérer ta boîte aux lettres et plus tu es efficace.

 

Conclusion

Le mail n’est pas mort et il a encore ses avantages face aux concurrents comme les messageries collaboratives. Encore faut-il savoir utiliser cet outil de communication :

  • Par essence, un mail ne peut être urgent. Si c’est urgent, on passe soit par le téléphone soit par le contact physique.
  • Si l’on peut éviter d’envoyer un mail, on l’évite, car le mail appelle le mail, et cela pollue inutilement les boîtes de réception des uns et des autres
  • Il est nécessaire de sélectionner avec soin les destinataires du mail ainsi que le créneau auquel on l’envoie
  • On  ne consulte ses mails que 2 à 3 fois par jour
  • Enfin, un mail ne doit en aucun cas être ambigu, et doit définir clairement ce que l’on attend de son interlocuteur

 

 

 

 

4 Réponses

  1. lucette smits dit :

    Nous, dans notre petite vie tranquille, on ne peut s’imaginer le flot de mails que vous pouvez recevoir en 1 journée, et le stress, effectivement que ça peut générer, si on se laisse bouffer par eux…

  2. Jean-Marie Pomerleau dit :

    Merci du contenu très intéressant.
    Toutefois, j’aurais apprécié et je suggère d’utiliser le très beau mot que nous avons au Québec français: courriel en lieu et place de mail.

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