Alors que de plus en plus d’entreprises diversifient leurs activités pour intégrer le télétravail, elles rencontrent parfois des difficultés pour maintenir le même niveau de productivité que dans un environnement sur site. La communication devient plus compliquée, ce qui peut entraîner des délais et des efforts supplémentaires pour réaliser les tâches prévues. Les télétravailleurs peuvent également se sentir déconnectés et moins impliqués, et leur motivation à accomplir leur mission en souffrira.

Comment pouvez-vous, en tant que chef d’entreprise, préserver la productivité et la satisfaction de vos employés lorsqu’ils travaillent à distance ? Voici nos sept conseils.

7 conseils pour rester productifs en télétravail

1 ) Définir vos attentes

Si vous n’avez pas encore terminé votre transition vers le télétravail, sachez qu’il faudra probablement un certain temps pour que tout le monde s’adapte. Vos standards de productivité devront potentiellement être revus, de façon temporaire ou permanente.

Tenez compte du type de travail effectué par vos employés ainsi que des besoins de votre entreprise. Si vous avez plusieurs équipes qui travaillent ensemble sur différents aspects de vos produits ou services, faites le point sur la manière dont chaque équipe doit agir pour assurer le succès des autres.

Lorsque vous définissez vos standards de productivité, consultez vos collaborateurs pour comprendre à quoi ressemble, selon eux, une journée optimale en termes de productivité. Combien de tâches accompliraient-ils ? En combien de temps ? Quel niveau de performance pouvez-vous maintenir sur le long terme ?

Lorsque vous avez défini des attentes réalistes quant à ce que vos employés doivent accomplir au quotidien, veillez à ce que chacun en prenne connaissance.

2 ) Fournir des outils pratiques

L’efficacité est garante de la productivité, et celle-ci dépend de l’utilisation des bons outils. Ce point est d’autant plus important lorsque vos employés travaillent à distance, car les échanges entre collègues et l’accès aux informations importantes deviennent plus complexes.

Heureusement, il existe des solutions logicielles pour faciliter la collaboration et coordonner l’ensemble de vos équipes, même si elles ne se trouvent pas dans le même bâtiment. Citons notamment :

  • Chanty : une application web conviviale qui permet aux équipes de communiquer par chat, message vocal ou visioconférence, le tout sur une plateforme centralisée. Ses autres fonctionnalités comptent le partage de fichiers, d’écrans et de liens, ainsi que l’intégration à d’autres applications.
  • ProofHub : ce logiciel de gestion de projet propose différentes manières d’organiser vos tâches et vos flux de travail. Il vous permet également de planifier des projets, de générer des rapports d’avancement, de fixer des échéances et de formuler des commentaires sur des tâches spécifiques.
  • Lucidspark : ce tableau blanc virtuel simplifie la collaboration à distance et la rend captivante. Les modèles de brainstorming intégrés facilitent la planification et la réalisation de projets, tandis que sa zone de travail illimitée permet aux employés de donner libre cours à leur créativité.

Grâce à ces outils, les télétravailleurs peuvent facilement organiser des séances de brainstorming, planifier des projets, assurer le suivi des tâches, et formuler et recevoir des commentaires sur leur travail.

3 ) Fixer des objectifs mesurables

Une fois que vous avez défini vos attentes, que tous les collaborateurs en ont pris connaissance et que vous avez veillé à ce qu’ils disposent des outils nécessaires, vous pouvez fixer des objectifs réalistes pour optimiser vos performances. Utilisez vos standards de productivité comme guide pour fixer des objectifs pour les différents services, équipes et collaborateurs, et mettez en place un système permettant de présenter de manière régulière les progrès réalisés.

Suivre vos avancées vous permettra de faire le point sur votre situation actuelle et sur le chemin qu’il vous reste à parcourir.

4 ) Promouvoir le sens des responsabilités

Avoir un objectif à atteindre contribuera à ce que vos collaborateurs se sentent suffisamment impliqués et motivés. Cela peut aussi éveiller le sens des responsabilités chez des employés qui auraient sinon l’impression d’être isolés ou inutiles.

Vous pouvez également renforcer la productivité en donnant à vos employés une vue d’ensemble de la situation. Partagez régulièrement des rapports d’avancement sur le travail de votre entreprise dans son ensemble, et montrez aux membres de votre équipe l’importance de leur contribution individuelle pour le succès de tous.

5 ) Offrir des récompenses concrètes

En plus d’aider vos employés à se sentir indispensables, assurez-vous qu’ils se sentent appréciés. Veillez à reconnaître le travail qui a été bien fait. Félicitez publiquement les équipes ou les collaborateurs particulièrement productifs et n’oubliez pas de remercier ceux qui ont mené à bien des projets importants ou exigeants.

Manifestez votre appréciation et songez également à distribuer des récompenses concrètes pour entretenir la motivation des télétravailleurs. Offrez des cartes-cadeaux aux employés qui atteignent des objectifs spécifiques, et prévoyez des primes ou des augmentations si les télétravailleurs dépassent régulièrement vos attentes. Vous pouvez également accorder des jours de congés supplémentaires au cours d’un mois éprouvant si votre personnel s’est avancé sur son planning.

6 ) Apprendre à gérer son stress

Même si vous faites tout le nécessaire pour que vos employés disposent des bons outils, du soutien et de l’appréciation dont ils ont besoin, vous devrez peut-être prendre des mesures supplémentaires pour éviter l’épuisement professionnel. Le burnout est un fléau pour la productivité et peut affecter même les travailleurs les plus dévoués en provoquant un sentiment d’épuisement, d’ennui ou de morosité.

Pour lutter contre ce problème, faites fréquemment le point avec vos employés, surtout si vous constatez une baisse de productivité. Faites attention aux situations qui contribuent à l’épuisement professionnel, notamment l’augmentation du stress au travail, un équilibre précaire entre vie professionnelle et vie privée, ou encore des horaires trop chargés. Veillez à ce que vos collaborateurs prennent suffisamment de pauses et de jours de congés pour éviter que l’épuisement ne s’installe dans la durée.

Le stress est juste une réaction basique du corps humain qui répond à un élément de danger potentiel. On ressent une accélération du rythme cardiaque qui se traduit souvent par de la sueur froide ou chaude, des mains moites, une hyperventilation et une sensation de nœud dans l’estomac. Ses réactions ont pour but de “chauffer” notre corps et le préparer à soit courir soit se battre.

Mais de nos jours, se battre ou fuir notre problème ne résout pas grand-chose. Notre stress n’est plus créé par un élément en particulier mais par une série d’éléments qui sont quasiment permanents (projet à finir, arriver à l’heure, entretien…). Ce stress constant change nos systèmes de régulation : le système sympathique et para-styptique. Sans rentrer dans les détails, ses deux systèmes travaillent ensemble pour vous permettre de vous reposer et digérer pendant un temps donné, vous battre et courir dans un autre temps. Mais, quand on subit un stress quasi constant, on utilise uniquement notre système sympathique (battre et courir) et plus du tout notre autre système. Donc, on ne se repose jamais vraiment, on est tout le temps sur le qui-vive. Si cela arrive sur une période trop longue, notre corps se fatigue et nous ressentons des symptômes de dépressions qui peuvent aller jusqu’au Burn out (littéralement tout brûler, donc plus d’énergie à donner). Se sortir d’un Burn out est souvent compliqué et toujours long (ça nous prend au moins deux fois plus de temps de s’en sortir que d’en rentrer).

7 ) Éviter l'épuisement professionnel

 Alors, me demandez-vous, comment ne plus ressentir le stress et éviter le burnout ? 

Il y a deux aspects que vous allez devoir travailler activement pour l’éviter.

1. Le mental : le stress est une réaction à un danger POTENTIEL. Le danger n’existe la plupart du temps que dans votre tête. Rien ne s'est passé et rien ne se passera, mais parce que vous le croyez, votre corps va réagir comme si. Donc, prenez du recul, si jamais quelque chose se passe, soyez sûr que vous savez y faire face, que même si vous ne savez pas y faire ce n’est pas grave. Vous pouvez perdre votre travail ? Ce n’est pas grave, vous allez en trouver un autre. La meilleure qualité de l’être humain est de s’adapter, vous allez vous adapter, faites-vous confiance.

Mais, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire, c’est pourquoi il peut être important de voir un professionnel qui peut vous aider individuellement.

2. Le concret : Changer son état d’esprit c’est bien, mais concrètement que peut-on mettre en place pour éviter le burnout ? Voici mes conseils pour garder une vie de travail et une vie personnelle en équilibre :

· Avoir un espace de travail. Avec la COVID et le télétravail, il est devenu compliqué de dissocier sa vie personnelle de sa vie professionnelle. Dédiez-vous un coin pour votre travail, avec votre bureau et tout ce dont vous avez besoin. Vous ne vous asseyez là que pour travailler. Si vous devez prendre une pause, levez-vous et changez de place. Ne mangez pas là, ne lisez pas là, c’est juste votre espace de travail.

· S’accorder des temps de repos. Et quand je dis s’accorder, je veux dire planifier. Dans votre calendrier, il y a des temps dédiés au repos, à une pause. Vous devez vous connaître suffisamment pour savoir comment vous travaillez. Vous devez savoir, par exemple, combien de temps vous arrivez à vous concentrer sur une tâche avant que votre esprit s’éparpille. Sachant cela, caler vos temps de pause, « travailler moins mais mieux ». Comme un sportif, vous avez besoin de temps de récupération.

· Temps de repos = temps pour soi. On a vraiment besoin de faire une pause. Pas de scroller sur internet ou travailler sur un autre projet. On s’arrête, prends un café ou on sort faire une petite marche autour de la maison, faites du yoga ou des étirements pendant 20/30 min, lisez un livre qui n’a rien à voir, parlez avec vos collègues… Faites ce que vous voulez mais coupez-vous complètement de votre travail.

· Se donner de la flexibilité. Il va y avoir des jours où vous serez très productif et d'autres non, c’est normal, pas de stress. Travailler main dans la main avec vous-même. Ne vous forcez pas outre mesure, écoutez-vous. Aujourd’hui vous n'arrivez pas à vous concentrer ? Ce n’est pas grave, trouver des tâches qui demandent peu d’effort de votre part. Aujourd’hui vous êtes au top ? Faites des choses qui demandent une concentration plus longue. Adaptez-vous à vous.

Un business model basé sur le télétravail peut présenter de nombreux avantages, mais les dirigeants et les responsables d’entreprise doivent parfois trouver des solutions créatives pour encadrer et motiver leurs employés. Suivez ces conseils pour aider vos collaborateurs à gagner en efficacité, en productivité et en satisfaction professionnelle.

Thibault Baheux

A propos

Tour à tour manager et chef de projet depuis 2008, j'ai managé des équipes de 3 à 40 collaborateurs, aussi bien en management hiérarchique direct qu'en transversal. Manager des personnes, c'est la chose la plus compliquée que j'ai eu à faire dans ma carrière. Mais c'est aussi la plus passionnante ! Je partage avec vous sur ce site mes meilleurs conseils, mes retours d'expérience, ma vision du management d'aujourd'hui et de demain.

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