Comment organiser ses tâches avec des to do list

Organiser ses tâches avec des To Do List, c’est bien. Mais terminer ses To Do List, c’est mieux !

Cet article fait partie d’une série d’articles sur l’art et la manière de créer des To Do List et de s’y tenir !

C’est assez paradoxal, puisque la To Do List est un outil de productivité à la base, mais on a une furieuse tendance à empiler les tâches, encore et encore, sans jamais les traiter ou sans en arriver au bout. Si on n’y fait pas attention, la To Do List devient vite un fourre-tout qui n’a plus aucun sens.

Et si je vous disais qu’il y a de bonnes habitudes à adopter dès aujourd’hui pour mieux gérer vos To Do List, et en arriver au bout ?

Les 7 habitudes pour bien gérer les To Do List

1 )Ecrire les tâches à un seul endroit

Si vous êtes comme moi, vous avez une fâcheuse tendance à tout vouloir écrire, dès que cela vous traverse l’esprit. Car c’est bien connu, les pensées repartent aussi vite qu’elles sont arrivées !

Le problème avec ce besoin compulsif de tout écrire, c’est que l’on inscrit ses tâches sur le premier support disponible : bloc notes sur l’ordinateur, post-it, feuille volante, téléphone, etc… Et forcément, on ne s’y retrouve plus, il y en a dans tous les sens !

Sans compter qu’en plus, lorsqu’on se relit à tête reposée, la tâche que l’on s’est notée nous paraît bien obscure…

Choisissez un endroit ou écrire vos tâches, et tenez-vous y.

2 ) Avoir le réflexe d’écrire ses tâches à tout moment

Le meilleur moyen de ne pas oublier ce que l’on a à faire est encore de l’écrire. Arrangez-vous pour toujours avoir sur vous de quoi écrire vos tâches, mais de telle manière que ça ne rentre jamais en conflit avec l’habitude n°1.

3 ) Travailler quotidiennement à partir de la liste

Votre To Do List, c’est votre outil de travail quotidien : toutes les tâches que vous devez réaliser dans votre journée de travail sont inscrites ici. L’usage quotidien d’un outil implique qu’il soit simple à utiliser, et facilement accessible : si il faut cliquer à 10 endroits pour créer ou clôturer une tâche, c’est raté.

4 ) Planifier la réalisation de ses tâches

L’un des points que l’on oublie souvent avec les To Do List, c’est que lister les tâches à accomplir ne dispense pas par la suite de les planifier. Pas besoin toutefois de planifier les tâches à la minute ou à l’heure près.

Voici comment je fonctionne :

  • J’inscrit toutes mes tâches dans une liste de tâches que j’appelle “Collection”.
  • J’utilise ensuite un semainier dans lequel je dispatche mes tâches

C’est peut-être plus parlant en image :

Trello : comment bien gérer ses todolist
Oui, je suis un Trello addict 😉

5 ) Limiter le nombre de tâches à réaliser par jour

Une autre habitude qui vient en complément de l’habitude n°4 est de ne pas trop surcharger ses journées.

Lorsqu’on arrive au bureau, frais et dispo, on se sent au taquet pour abattre des montagnes. Seulement voilà : l’énergie fluctue et diminue en cours de journée, et il y a toujours des imprévus qui viennent se rajouter en milieu de journée.

L’astuce pour ne pas se sentir surchargé à 17h00 et avoir l’impression de ne rien avoir fait de ce qui était prévu à la base, c’est de limiter le nombre de tâches à réaliser par jour.

Personnellement, je me planifie 3 ou 4 “grosses” tâches, les tâches prioritaires ou qui demandent un haut niveau de concentration. Viennent se greffer par-dessus des petites tâches rapides à réaliser, et les inévitables imprévus.

6 ) Faire des revues régulières

L’une des habitudes les plus importantes selon moi est de faire des revues régulières de son travail mais aussi de ses To Do List.

Personnellement, j’en fait une systématiquement en fin de semaine avant de quitter le travail. Le principe est simple, et ça ne me prend pas plus de 5 minutes :

  • Combien de tâches ont été réalisées cette semaine ?
  • Combien étaient anticipées ? Combien se sont rajoutées en tant qu’imprévus ?
  • Y a t-il des tâches que je souhaitais réaliser cette semaine que je n’ai pas pu réaliser ? Pourquoi ? Sont-elles toujours utiles ?
  • Quelles sont les tâches inutiles ou qui n’apportent pas ou peu de valeur ajoutée, que je peux annuler / supprimer / repousser ?

Se poser ces questions simples permet de garder le contrôle sur sa liste de tâches, de voir ce que l’on a accompli et de mieux comprendre pourquoi malgré une planification on n’a pas réussi à traiter telle ou telle tâche.

7 ) Ne pas hésiter à supprimer des tâches

Vous l’avez sans doute remarqué, la priorité des tâches peut varier selon le temps. Certaines tâches peuvent même devenir inutiles à réaliser, car il y a eu un changement dans l’entreprise.

N’hésitez surtout pas à supprimer toute tâche qui n’est pas ou plus utile. Il vaut mieux épurer sa To Do List plutôt que de l’encombrer.

J’espère que cette série d’articles vous a permis de mieux créer, gérer et maîtriser tes To Do List au quotidien. Quelle est votre meilleure manière de gérer les To Do List, et quel(s) outil(s) utilisez-vous ? Faites-moi en part dans les commentaires !

Cet article fait partie d’une série d’articles sur l’art et la manière de créer des To Do List et de s’y tenir !

Thibault Baheux

​A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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