Comment s'organiser en équipe en télétravail

Travailler en équipe c’est déjà un challenge au quotidien quand on partage le même bureau.

Mais saupoudrons ça de télétravail et ça en devient encore plus compliqué.

L’équipe est éclatée dans autant de bureaux qu’il y a de membres. Chacun travaille dans son coin, de chez soi.

Et tout devient prétexte à un échange de mails, de messages sur Teams, de visioconférences sur Zoom et compagnie.

Parce qu’en télétravail on perd les échanges informels que l’on peut avoir au détour d’un couloir. Ces échanges qui souvent paraissent futiles mais qui peuvent permettre de débloquer une situation en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

En télétravail, l’équipe perd ses repères et doit réapprendre à travailler. Comme un ensemble. En mode collaboratif.

5 clés pour bien s’organiser en tant qu’équipe en télétravail

Pour maintenir la cohésion d’équipe et continuer à travailler de manière collaborative même à distance, il y a 5 clés à respecter absolument.

Bien sûr en fonction des équipes les réponses ne seront pas les mêmes.

Et c’est d’ailleurs pour cela que c’est l’équipe qui doit collectivement répondre à ces différentes clés, et non pas le manager qui doit l’imposer à l’équipe.

Car ce que l’on imposera en tant que manager sera vécu comme une contrainte par l’équipe. Et tout le monde y mettra de la mauvaise volonté. C’est d’avance voué à l’échec.

Clé n°1 : Des attentes claires

Une équipe, c’est un ensemble de personnes qui avancent collectivement vers un objectif commun.

Chacun peut avoir ses propres tâches, ses propres objectifs. Mais tout cela s’inscrit dans un but plus grand.

Cela paraîtra évident à certains, mais c’est pourtant la clé des équipes qui performent.

Il est primordial que tout le monde connaisse et comprenne les objectifs de l’équipe.

Le manager et/ou le team leader devra donc dès le début mettre en place des attentes claires, en expliquant chaque décision, en détaillant les objectifs et la manière d’y arriver. Et en s’assurant que toute l’équipe a bien compris les enjeux et la place et l’importance de chacun pour atteindre l’objectif.

Pour y arriver, les réunions d’équipe sont une méthode efficace pour partager de l’information. Mais aux conditions suivantes :

  • Se réunir tous ensemble, sur une base régulière : quotidienne, hebdomadaire, etc…
  • Donner la parole à tout le monde, et prendre en compte chaque avis.
    Libérer la parole de chacun va permettre à tous d’émettre remarques et objections, et de s’approprier individuellement l’objectif de l’équipe.
  • Répondre à toutes les questions. Il n’y a pas de questions bêtes, il n’y a que des explications qui n’ont pas été assez claires.
  • Faire preuve de transparence sur les décisions prises par la chaîne hiérarchique.
  • Prendre collectivement les décisions qui impactent directement l’équipe.
  • Ne pas imposer le point de vue du manager

Personnellement, j’apprécie le format 5 minutes par jour, pour discuter des décisions importantes et des points de blocage. C’est rapide, efficace, et ça permet d’être agile en toutes circonstances.

Clé n°2 : Communiquer avec les bons outils

Communiquer c’est bien.

Communiquer avec les bons outils, c’est mieux.

Communiquer avec les bons outils au bon moment, c’est parfait.

Vous le savez, je le répète souvent, la communication est à la base de toute collaboration réussie. Il ne peut pas y avoir d’interaction sociale sans communication.

Et la communication est l’une des premières soft skills qu’il vous faut acquérir. Car cela vous servira toute votre vie, aussi bien dans le monde professionnel que dans votre vie privée.

Nous disposons avec les outils numériques d’une pléthore d’outils de communication, de partage d’information, de travail collaboratif ,etc…

Pour n’en citer que quelques uns, on peut retrouver Outlook (messagerie mail), Microsoft Teams (messagerie instantanée) ainsi que son concurrent Slack, Zoom (visioconférence), Trello (partage de tâches, gestion de projet), etc…

Vous trouverez dans cet article la liste complète (et régulièrement tenue à jour) des outils les plus intéressants pour un travail collaboratif en équipe ! [LIEN]

A chaque outil son usage.

Il est important d’identifier au niveau de l’équipe l’usage de tel ou tel outil.

Le mail ne sera pas forcément le meilleur moyen d’échanger sur une décision prise et un objectif fixé pour l’équipe. Sauf si on veut se retrouver avec un échange de 300 mails dans sa boîte Outlook.

Dans ce cas, une réunion d’équipe en mode visioconférence sera sûrement plus efficiente.

Autre exemple :

Lors d’un point équipe sur l’avancement des projets, s’il est nécessaire de discuter en détail d’un point de blocage sur un projet en particulier, en parler alors que toute l’équipe est réunie n’est pas le meilleur plan.

Déjà parce que cela ne concerne qu’un petit lot de personnes.

Ensuite parce que les autres s’en foutent royalement, et n’ont pas leur mot à dire sur ce projet.

Dans ce cas il vaut mieux programmer un point sur ce projet en particulier en comité réduit. Cela fera gagner du temps à tout le monde.

Clé n°3 : Établir des règles de fonctionnement

Chaque équipe doit établir des règles de fonctionnement, de manière concertée et non imposée.

Ces règles doivent être comprises et acceptées de tous, sinon celles-ci seront vouées à l’échec.

Il est également intéressant de laisser de la place à l’amélioration continue. Car avec le temps on peut se rendre compte que la règle ne fonctionne finalement pas. Ou qu’il y a une meilleure manière de faire.

L’organisation d’une équipe doit pouvoir évoluer de façon permanente. Le meilleur moyen de s’en assurer est d’ailleurs de s’inspirer des méthodes agiles, et de planifier 1 à 2 fois par mois une réunion d’amélioration continue.

Cela permet de discuter de ce qui marche et de ce qui ne marche pas, et d’établir de nouvelles règles de fonctionnement pour l’équipe. Chacun a son mot à dire, et les décisions doivent être prises de manière collégiale.

Voici quelques questions qu’il convient de se poser pour travailler efficacement en équipe ?

  • Comment doit-on communiquer ? A quel moment utiliser les mails ? les messages instantanées ? Quand préférer les appels visioconférence ou téléphonique ?
  • Doit-on appeler l’autre sur Teams si on a quelque chose à lui demander quitte à le déranger et le déconcentrer ? Ou faut-il préférer envoyer un message demandant à l’autre de nous rappeler lorsqu’il sera dispo ?
  • Comment prendre la parole lors des réunions à distance ? Doit-on faire un tour de table ? Lever la main ? Prendre la parole lorsqu’on l’estime nécessaire, quitte à couper la parole ?
  • Comment organiser les points d’équipe ? Avec quel outil ? Avec quel support ? Qui rédige le compte-rendu ? Et comment le partage t-on ?
  • Quels outils doit-on utiliser ? Pour quels usages ? Et quel est le mode de travail choisi pour chaque outil ?

Il peut bien sûr y avoir d’autres questions auxquelles l’équipe devra apporter des réponses. Mais à mon sens apporter des réponses à ces premières interrogations permettra à l’équipe de mieux travailler de manière collaborative à distance.

Clé n°4 : Rester proche de son équipe

Pour qu’une équipe fonctionne correctement, les membres de l’équipe doivent se connaître, s’apprécier mutuellement et passer du temps ensemble.

C’est d’ailleurs pourquoi les moments informels sont aussi importants : prendre le café ensemble, faire une pause au même moment et s’aérer l’esprit, déjeuner avec ses collègues, etc…

Cela crée de la cohésion et donne un sentiment d’appartenance à la même tribu.

Bien souvent également, ces moments informels sont propices pour échanger sur les problématiques auxquelles l’équipe fait face. On s’entraide, on se soutient et bien souvent on trouve une solution à ces problèmes pendant ces moments d’échange et de partage.

Sauf qu’en télétravail ces moments n’ont plus lieu. Les interactions se limitent au travail en cours. On sollicite en général l’autre lorsqu’on a besoin de lui.

Et cela peut mener chacun à se replier sur soi.

Et sans s’en rendre compte, en un rien de temps l’équipe se délite.

Maintenir la proximité entre les membres de l’équipe lorsqu’on travaille à distance est un challenge. Il faut recréer les moments informels, comme si nous étions au bureau.

Par exemple en prenant quelques minutes chaque jour pour échanger et parler du quotidien, de la dernière série que vous regardez, de votre livre coup de cœur, etc…

Ou encore en proposant des pauses café ou des déjeuner par visioconférence.

Il ne faut par contre pas que ce soit vécu comme une contrainte : vient qui veut, de manière spontanée, en fonction de ses envies et de ses contraintes.

Rester proche de son équipe est indispensable pour maintenir les liens et la cohésion de l’équipe.

Clé n°5 : Être disponible, oui… Mais pas tout le temps

En contrepartie au télétravail on demande bien souvent aux collaborateurs d’être disponible.

Mais ce terme est un peu galvaudé, mal utilisé et surtout mal compris, aussi bien par les collaborateurs que les managers eux-mêmes.

Être disponible c’est souvent compris comme devant répondre de manière instantanée à la moindre petite sollicitation : appel, mail, message instantané, etc… On donne du temps à son employeur, on est disponible, et on doit faire tout ce qu’il demande, dès qu’il le demande, sur ce temps qu’on lui octroie. Après tout, on est payé pour, non ?

NON !

Se comporter comme ceci va vous obliger à courir partout, à penser à 30 000 choses à la fois, à générer du stress, de la charge mentale. Vous allez vous sentir sur-sollicités, vous épuiser inutilement, et de facto ne plus trouver aucun sens à votre travail.

Il ne faut pas confondre être disponible et être accessible.

Lorsque je fais face à des personnes qui persistent à croire qu’être disponible signifie que l’on doit répondre à tout instant à n’importe quelle sollicitation, je préfère parler d’accessibilité.

Se rendre accessible, c’est accepter qu’il puisse y avoir des imprévus et des changements de plan et que l’on peut faire appel à nous pour régler la situation.

C’est aussi accepter que l’on puisse faire appel à nous pour nous poser une question, obtenir une information, etc..

Bien sûr que vous devrez y répondre. Sinon vous ne jouerez plus collectif et ça ce n’est bon ni pour vous ni pour l’équipe.

Mais la plupart du temps ces sollicitations sont tout sauf urgentes. Elles peuvent attendre une heure. Ou deux. Ou le lendemain.

Lorsqu’on vous demande d’être disponible, on vous demande implicitement :

  • De pouvoir attribuer des priorités à la volée à de nouveaux sujets.
  • De planifier ces sujets dans le temps et de fournir des échéances cohérentes. (pour hier n’en est pas une)
  • D’arrêter ce que vous êtes en train de faire pour traiter l’urgence absolue.
  • De répondre aux sollicitations dès que vous le pouvez.

Ne faites donc pas l’erreur de vous rendre immédiatement disponible. Vous n’êtes pas payé pour les heures que vous faites mais pour la valeur que vous apportez. Et répondre à Jacky pour la troisième fois que la procédure est stockée à tel endroit, et qu’il devra faire ça puis ça puis ça pour résoudre son problème, je ne pense sincèrement pas que cela apporte de la valeur à l’entreprise.

Les tâches importantes d’abord, le reste ensuite. Sauf si il y a urgence, bien sûr.

Et si là tout de suite maintenant vous n’êtes pas en capacité de répondre à une sollicitation, je vous invite à consulter mon article intitulé “Comment dire non sans froisser son interlocuteur ?”.

Ce qu’il faut retenir

En résumé, une équipe efficace et soudée en télétravail, c’est une équipe :

  1. Qui a des attentes claires
  2. Qui sait communiquer avec les bons outils, au bon moment
  3. Qui a établi des règles de fonctionnement et qui s’y tient
  4. Dont les membres restent proches les uns des autres, malgré la distance
  5. Qui comprend la définition d’être disponible

Chaque équipe aura ses propres réponses à ces différentes clés. Les règles de fonctionnement qui seront établies dans la clé n°3 et qui fonctionneront pour une équipe ne fonctionneront pas forcément pour une autre.

Chaque équipe doit s’auto-organiser, en concertation avec les différents membres de l’équipe, sans pour autant que cela remette en cause le dialogue de cette équipe avec le reste de l’entreprise. Et ce sera au manager de veiller à cela.

Pour autant, il devra faire attention à ne pas imposer son point de vue comme l’unique manière de faire, au risque de créer des dissensions dans son équipe.

  • Que pensez-vous de ces 5 clés ?
  • Comment vous organisez-vous dans votre équipe ?
  • Quelles sont les règles de fonctionnement et de communication qui ont été mises en place dans le cadre du télétravail ?
  • Ces règles fonctionnent-elles ? Ont-elles été définies collectivement par l’équipe ? Ou ont-elles été imposées par le management ?

Donnez-moi votre avis en commentaire.

Thibault Baheux

​A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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