comment bien planifier sa journée de travail

Comment bien planifier sa journée de travail ?

Chaque jour c’est la même rengaine: on arrive au bureau gonflé à bloc, on se sent motivé à 200% et on est prêt à en découdre avec les dizaines de tâches sur notre todolist. Seulement voilà : le constat n’est pas le même à la fin de la journée.

Arrivé à 17h00, on a l’impression de ne rien avoir fait : on a littéralement perdu notre temps. Pourquoi ? Et surtout comment ? Ce sentiment t’est peut-être familier.

Entre les réunions, les dizaines de mails que l’on reçoit chaque jour, les personnes qui passent dans le bureau pour demander telle ou telle information, les interruptions sont légions ! Sans compter les dossiers urgents qui tombent sur le coin du bureau.

Dans ces conditions, comment peut-on réaliser tout le travail que l’on s’était fixé pour le jour même, sans pour autant travailler 12 heures par jour ni se sentir débordé ?

 

Comment bien planifier sa journée de travail ?

Pour bien planifier sa journée de travail, et avancer sereinement vers l’accomplissement de l’objectif du jour, il y a quelques règles qu’il vaut mieux respecter.

 

1 ) Une bonne journée se prépare la veille

Cela te semble peut-être contre-intuitif, mais préparer sa journée la veille permet de gagner en productivité. Je t’explique comment je procède :

Avant de partir du bureau, je prends toujours cinq minutes le soir pour vérifier mes mails et ma todolist pour le lendemain. J’en profite pour me mettre des rappels dans Outlook s’il y a des mails auxquels je dois répondre ou que je dois traiter, et je classe mes tâches dans ma todolist par ordre de priorité. Enfin, je me fixe des blocs de travail dans mon calendrier.

Et c’est tout !

Le lendemain matin, lorsque j’arrive au bureau, je sais exactement ce que j’ai à faire, dans quel ordre, et quand je peux travailler dessus. Tout est clair dans ma tête et je ne perds pas de temps !

 

2 ) Savoir choisir ses urgences

Lorsque des urgences tombent ou que que tu te retrouves avec plusieurs tâches à forte priorité à traiter, comment fais-tu pour choisir laquelle tu vas traiter en premier ? La réponse est simple : lorsque tu fais face à deux tâches ayant le même niveau d’urgence, commence par traiter celle qui te prendra le moins de temps.

Non seulement tu auras l’impression d’avancer plus vite, mais tu rendras également un service plus rapide aux clients finaux.

 

 

3 ) Anticiper les imprévus

Oui, je sais, par définition un imprévu c’est quelque chose qui nous tombe dessus sans prévenir, et sans que nous ayons pu le prévoir. D’où son nom.

Mais si je te disais qu’il est possible d’anticiper les imprévus ? Effectivement, tu ne peux pas prévoir quelle problématique va te tomber dessus (nous ne sommes pas encore devins), mais tu peux te réserver du temps dans ton calendrier pour traiter ces imprévus.

Personnellement, je me garde toujours un créneau d’une heure chaque jour pour traiter les imprévus et les urgences. S’il n’y en a pas, tant mieux je vais pouvoir avancer plus vite sur mes tâches. Mais si un imprévu se déclare, je suis prêt à dégainer pour m’en charger.

 

4 ) Travailler par bloc

Avec le temps, j’ai remarqué que l’on était plus efficace lorsque l’on travaillait sur un seul et même sujet pendant un temps donné. C’est comme si notre cerveau se préparait et se recâblait avant de réaliser chaque tâche. Ainsi, je te recommande chaudement de regrouper tes tâches de même catégorie, et de les traiter par bloc.

Je fonctionne personnellement avec des blocs d’une heure ou deux heures dans mon calendrier.

 

5 ) Automatiser ou déléguer tout ce qui peut l’être

Ne perds pas ton temps avec les tâches courantes : il s’agit de tâches répétitives, peu intéressantes et qui, par définition, ne créent aucune valeur.

Si tu le peux, automatise ces tâches, et à défaut délègue les !

J’utilise personnellement les macros Excel et les scripts Powershell (un langage de programmation sur Windows) pour automatiser tout ce que je peux. Alors certes, ça demande un peu d’investissement en terme de temps au départ, mais une fois automatisé, ce n’est que du bonheur.

 

6 ) Une tâche à la fois

Il y a un mythe qui a encore la vie dure dans le monde de la productivité : le multi-tâches.

Je suis désolé de te l’apprendre si tu y crois encore, mais lorsque tu fais du multi-tâches, tout ce que tu fais, c’est que tu demandes à ton cerveau de basculer d’une tâche à l’autre sans cesse, de se concentrer sur l’une, puis l’autre, puis de se reconcentrer à nouveau sur la première.

Alors la prochaine fois qu etu réalises une tâche qui te demande de la concentration, arrêter d’essayer de parler en même temps, de consulter tes mails ou d’essayer de résoudre un incident. Une tâche à la fois !

 

7 ) Les pauses sont essentielles

Les pauses au travail, c’est ce qui te permet de décompresser, de souffler, de respirer un grand coup, de prendre l’air, de t’aérer le cerveau, etc… Et dans quel but ? Te revigorer les neurones et revenir en pleine forme à ton poste !

Je te recommande de prendre l’air, de marcher un peu, ou encore de parler de tes problématiques avec tes collègues et de recueillir leurs avis autour d’un café.

 

8 ) Être prêt à s’adapter

Le monde professionnel moderne demande sans cesse aux salariés de s’adapter. Et c’est exactement ce que tu dois faire !

Tiens-toi toujours prêt à adapter ton planning, à changer la priorité de tes tâches, etc… Tu dois être ouvert à la possibilité de devoir traiter une urgence. Cette ouverture te permet de rester dans un état d’esprit positif ce qui t’aidera lorsque les imprévus tomberont.

A contrario, si tu ne souhaites pas t’adapter, au premier imprévu venu, tu râleras, tu traîneras des pieds pour t’y mettre, et au final tu te laisseras déborder.

 

9 ) Réduire le temps de sa pause déjeuner

Il arrive parfois que des journées soient plus chargées que d’autres. Dans ce cas, plutôt que de finir ta journée à 21 heures, fais une coupe dans ta pause déjeuner. Si tu as l’habitude d’aller au restaurant le midi avec tes collègues pendant deux heures, va te chercher une salade, et rempile au bout de 30 minutes.

En plus, la plupart de tes collègues seront absents du bureau, ce qui te permettra d’avancer dans tes tâches sans être dérangé par le bruit.

C’est fou tout ce qu’on peut abattre lorsque l’on n’est pas dérangé !

 

10 ) Alterner les tâches

Enfin, pense à alterner les tâches demandant un effort de concentration de ta part avec les tâches peu exigeantes, qui reposeront ton cerveau. Et oui, on s’imagine que travailler sans relâche, encore et encore, sur le même sujet finit par donner des résultats. C’est vrai, cela donne des résultats. Mais rarement bon !

Si tu veux éviter le burnout neuronal, alterne les tâches en fonction de leur difficulté et de la dose de concentration nécessaire pour les réaliser. La consultation de sa boîte mail entre deux grosses tâches marche très bien par exemple.

Et toi, quelles sont tes astuces pour bien planifier tes journées de travail ? Comment gères-tu les interruptions et les urgences et imprévus ?

 

6 Réponses

  1. lucette smits dit :

    voilà, ce qui s’appelle de l’organisation, et tu n’en manques pas dans ton travail, loin de là…

  2. Loreleï dit :

    Bonjour Thibault, merci pour ces rappels et idées. Les points 8, 9 et 10 me sont particulièrement précieux. Encore merci.

    • Thibault dit :

      Bonjour Loreleï,
      Effectivement, ces trois derniers points sont ceux que j’utilise au quotidien. Je profite de la pause déjeuner, ou du moins d’une partie, pour achever les tâches que je n’ai pas eu le temps de réaliser dans la matinée. Pas besoin de faire une pause de 2 heures au resto, je prends de 30 minutes à 1 heure, je mange convenablement, sans me presser, cela me permet d’abattre plus de chose et de finir du coup la journée plus tôt. Que du positif ! 🙂
      Et en plus, mon porte-monnaie me dit merci 😉

  3. Doucette dit :

    Merci beaucoup pour ces conseils

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