Comment bien planifier sa journée de travail ?

Chaque jour c’est la même rengaine: on arrive au bureau gonflé à bloc, on se sent motivé à 200% et on est prêt à en découdre avec les dizaines de tâches sur notre todolist. Seulement voilà : le constat n’est pas le même à la fin de la journée.

Arrivé à 17h00, on a l’impression de ne rien avoir fait : on a littéralement perdu notre temps. Pourquoi ? Et surtout comment ? Ce sentiment t’est peut-être familier.

Entre les réunions, les dizaines de mails que l’on reçoit chaque jour, les personnes qui passent dans le bureau pour demander telle ou telle information, les interruptions sont légions ! Sans compter les dossiers urgents qui tombent sur le coin du bureau.

Dans ces conditions, comment peut-on réaliser tout le travail que l’on s’était fixé pour le jour même, sans pour autant travailler 12 heures par jour ni se sentir débordé ?

Comment bien planifier sa journée de travail ?

Pour bien planifier sa journée de travail, et avancer sereinement vers l’accomplissement de l’objectif du jour, il y a quelques règles qu’il vaut mieux respecter.

1 ) Une bonne journée se prépare la veille

Cela vous semble peut-être contre-intuitif, mais préparer sa journée la veille permet de gagner en productivité. Je vous explique comment je procède :

Avant de partir du bureau, je prends toujours cinq minutes le soir pour vérifier mes mails et ma todolist pour le lendemain. J’en profite pour me mettre des rappels dans Outlook s’il y a des mails auxquels je dois répondre ou que je dois traiter, et je classe mes tâches dans ma todolist par ordre de priorité. Enfin, je me fixe des blocs de travail dans mon calendrier.

Et c’est tout !

Le lendemain matin, lorsque j’arrive au bureau, je sais exactement ce que j’ai à faire, dans quel ordre, et quand je peux travailler dessus. Tout est clair dans ma tête et je ne perds pas de temps !

2 ) Savoir choisir ses urgences

Lorsque des urgences tombent ou que que vous vous retrouvez avec plusieurs tâches à forte priorité à traiter, comment faites-vous pour choisir laquelle vous allez traiter en premier ? La réponse est simple : lorsque vous faites face à deux tâches ayant le même niveau d’urgence, commencez par traiter celle qui vous prendra le moins de temps.

Non seulement vous aurez l’impression d’avancer plus vite, mais vous rendrez également un service plus rapide aux clients finaux.

3 ) Anticiper les imprévus

Oui, je sais, par définition un imprévu c’est quelque chose qui nous tombe dessus sans prévenir, et sans que nous ayons pu le prévoir. D’où son nom.

Mais si je vous disais qu’il est possible d’anticiper les imprévus ? Effectivement, vous ne pouvez pas prévoir quelle problématique va vous tomber dessus (nous ne sommes pas encore devins), mais vous pouvez vous réserver du temps dans votre calendrier pour traiter ces imprévus.

Personnellement, je me garde toujours un créneau d’une heure chaque jour pour traiter les imprévus et les urgences. S’il n’y en a pas, tant mieux je vais pouvoir avancer plus vite sur mes tâches. Mais si un imprévu se déclare, je suis prêt à dégainer pour m’en charger.

4 ) Travailler par bloc

Avec le temps, j’ai remarqué que l’on était plus efficace lorsque l’on travaillait sur un seul et même sujet pendant un temps donné. C’est comme si notre cerveau se préparait et se recâblait avant de réaliser chaque tâche. Ainsi, je vous recommande chaudement de regrouper vos tâches de même catégorie, et de les traiter par bloc.

Je fonctionne personnellement avec des blocs d’une heure ou deux heures dans mon calendrier.

5 ) Automatiser ou déléguer tout ce qui peut l’être

Ne perdez pas votre temps avec les tâches courantes : il s’agit de tâches répétitives, peu intéressantes et qui, par définition, ne créent aucune valeur.

Si vous le pouvez, automatisez ces tâches, et à défaut déléguez-les !

J’utilise personnellement les macros Excel et les scripts Powershell (un langage de programmation sur Windows) pour automatiser tout ce que je peux. Alors certes, ça demande un peu d’investissement en terme de temps au départ, mais une fois automatisé, ce n’est que du bonheur.

6 ) Une tâche à la fois

Il y a un mythe qui a encore la vie dure dans le monde de la productivité : le multi-tâches.

Je suis désolé de vous l’apprendre si vous y croyez encore, mais lorsque vous faites du multi-tâches, tout ce que vous faites, c’est que vous demandez à votre cerveau de basculer d’une tâche à l’autre sans cesse, de se concentrer sur l’une, puis l’autre, puis de se reconcentrer à nouveau sur la première.

Alors la prochaine fois que vous réalisez une tâche qui vous demande de la concentration, arrêtez d’essayer de parler en même temps, de consulter vos mails ou d’essayer de résoudre un incident. Une tâche à la fois !

7 ) Les pauses sont essentielles

Les pauses au travail, c’est ce qui vous permet de décompresser, de souffler, de respirer un grand coup, de prendre l’air, de vous aérer le cerveau, etc… Et dans quel but ? Vous revigorer les neurones et revenir en pleine forme à votre poste !

Je vous recommande de prendre l’air, de marcher un peu, ou encore de parler de vos problématiques avec vos collègues et de recueillir leurs avis autour d’un café.

8 ) Être prêt à s’adapter

Le monde professionnel moderne demande sans cesse aux salariés de s’adapter. Et c’est exactement ce que vous devez faire !

Tenez-vous toujours prêt à adapter votre planning, à changer la priorité de vos tâches, etc… Vous devez être ouvert à la possibilité de devoir traiter une urgence. Cette ouverture vous permet de rester dans un état d’esprit positif ce qui vous aidera lorsque les imprévus tomberont.

A contrario, si vous ne souhaitez pas vous adapter, au premier imprévu venu, vous râlerez, vous traînerez des pieds pour vous y mettre, et au final vous vous laisserez déborder.

9 ) Réduire le temps de sa pause déjeuner

Il arrive parfois que des journées soient plus chargées que d’autres. Dans ce cas, plutôt que de finir votre journée à 21 heures, faites une coupe dans votre pause déjeuner. Si vous avez l’habitude d’aller au restaurant le midi avec vos collègues pendant deux heures, allez vous chercher une salade, et rempilez au bout de 30 minutes.

En plus, la plupart de vos collègues seront absents du bureau, ce qui vous permettra d’avancer dans vos tâches sans être dérangé par le bruit.

C’est fou tout ce qu’on peut abattre lorsque l’on n’est pas dérangé !

10 ) Alterner les tâches

Enfin, pensez à alterner les tâches demandant un effort de concentration de votre part avec les tâches peu exigeantes, qui reposeront votre cerveau. Et oui, on s’imagine que travailler sans relâche, encore et encore, sur le même sujet finit par donner des résultats. C’est vrai, cela donne des résultats. Mais rarement bon !

Si vous voulez éviter le burnout neuronal, alternez les tâches en fonction de leur difficulté et de la dose de concentration nécessaire pour les réaliser. La consultation de sa boîte mail entre deux grosses tâches marche très bien par exemple.

Et vous, quelles sont vos astuces pour bien planifier vos journées de travail ? Comment gérez-vous les interruptions et les urgences et imprévus ?