Comment repenser ses espaces de travail

20 règles pour repenser ses espaces de travail

Sommes-nous aux prémices d’un nouveau monde du travail ?  Tout porte à croire que oui.

Alors que le télétravail, le bien-être au travail, la bienveillance, l’authenticité s’invite toujours plus dans nos entreprises, les bouleversements induits sont toujours plus nombreux :

Changement de paradigme pour l’entreprise, nouvelles méthodes de travail, nouveaux outils de collaboration, possibilité de travailler partout dans le monde, refonte des processus, invitation à la communication et la collaboration, etc…

Repenser son organisation, ses processus et ses méthodes de travail implique souvent de repenser ses espaces de travail.

Aujourd’hui, parquer des employés, alignés les uns à côté des autres, dans des open spaces ne fait pas rêver.

Ces fameux open spaces, qui ont été tant vantés ces dernières années, n’ont plus la côte : trop bruyant, trop stressant, trop déshumanisé, trop peu vivant.

Mais alors, comment repenser ses espaces de travail pour qu’ils soient en corrélation avec les envies et besoins des collaborateurs ?

 

20 règles pour repenser ses espaces de travail

1)   S’adapter aux nouveaux modes de travail

Le monde évolue, et les pratiques de communication et les méthodes de travail évoluent avec lui.

L’espace de travail de demain doit donc s’adapter continuellement aux nouveaux modes de travail sédentaires et nomades.

Et il y en a pour tous les goûts : télétravail, bureau de coworking, bureaux non attitrés, visioconférence, messageries collaboratives, outils de travail accessibles à distance, bureaux debouts, etc…

 

2)   Intégrer les transformations en cours de l’environnement de l’entreprise

Les entreprises qui veulent évoluer ont aujourd’hui 3 transitions (ou transformations) à réaliser ou en cours de réalisation : la transformation digitale, la transformation environnementale, et la transformation sociale et économique.

Il s’agit de chantiers gigantesques, qui revoient en profondeur l’organisation et la manière de travailler dans une entreprise. Et justement, de part leur nature transversale, ces chantiers ne doivent pas être gérés comme des projets à part, mais bien comme des projets d’entreprise.

Ils doivent être réfléchis, et s’inscrire dans une vision à plus long terme, mais ils doivent également développer des synergies, notamment avec la refonte des espaces de travail.

 

3)   Fournir des services répondant aux besoins des collaborateurs

A quand remonte la dernière fois où tu as mis les pieds chez Ikea ? As-tu remarqué comment l’enseigne répondait aux besoins des collaborateurs ?
Elle fournit tout un tas de services pratiques et plébiscités, allant du restaurant à l’organisation des items par rangée dans l’entrepôt, en passant par un espace jeu pour les enfants pendant que les parents cherchent de nouvelles idées de déco.

C’est simple : il faut penser l’entreprise comme un centre commercial, comme une enseigne IKEA.

Lorsqu’une entreprise réorganise ses espaces de travail, elle doit se poser la question suivante :

Quels services puis-je rendre afin de faciliter la vie des collaborateurs et leur permettre de se concentrer pleinement sur leur travail ? Et comment le faire bien ?

 

4)   Explorer les possibilités pour s’ouvrir à des opportunités inédites

Tu l’as sûrement remarqué, on a beau tout planifier, tout anticiper, il y a toujours des imprévus, des retards, des problèmes qui apparaissent… mais également des opportunités !

Certaines idées viennent, comme ça, d’un coup de fulgurance ! Il faut se laisser la porte ouverte pour les explorer.

De la même manière, les besoins peuvent évoluer en cours de projet, et il faut se garder une marge de manoeuvre pour les prendre en compte et y faire face.

Il est nécessaire de ne pas tout graver dans le marbre, d’être flexible, d’explorer, de tester, de penser et repenser, de retester.

 

5)   Intégrer les collaborateurs en amont du projet

On ne peut avoir de projets d’entreprise sans impliquer les collaborateurs. Pourquoi ?

Une entreprise, ce n’est pas seulement son comité de direction, ni ses managers. Une entreprise, c’est un tout, composée de collaborateurs qui oeuvrent tous dans l’accomplissement d’un même but.

Lorsque l’on prépare un projet de refonte de ses espaces de travail, il est absolument indispensable d’y intégrer les collaborateurs, et ce dès la genèse du projet.
Les utilisateurs finaux du projet (ici les collaborateurs) doivent être acteurs du projet, ils doivent être force de proposition, donner leur avis, participer à la mise en oeuvre. Ils ne doivent pas subir le changement, mais au contraire se l’approprier.

Cela peut passer aussi bien par des groupes de travail et de réflexion, que par des sondages, des boîtes à idées, des mises en place d’espace-test, etc…

 

6)   Ne pas faire « comme les autres »

Ce qui marche pour une entreprise ne marche pas forcément pour une autre !

Mets-toi bien ça dans le crâne : il n’existe pas de formule magique pour inventer l’espace de travail parfait.

Chaque entreprise a ses modes de travail et de communication qui lui sont propres, des contraintes de service différentes, des aspirations différentes de collaborateurs.

Toutefois, rien ne sert de réinventer la roue : il faut s’inspirer des solutions ou modèles mis en place ailleurs, des retours d’expérience, pour définir son programme unique, qui répond aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.

7)   Ne pas lésiner sur la communication

La communication est la clé d’un changement réussi ! Mais la communication, c’est aussi la clé de voûte d’une organisation : sans communication, tout le château de cartes s’écroule !

Dans un projet de changement des espaces de travail, il est nécessaire de prévoir dès la genèse du projet la manière de communiquer en interne, mais aussi en extérieur, la manière d’accompagner les collaborateurs dans le changement.

Encore une fois, les collaborateurs doivent être impliqués, ils doivent adhérer au projet, et ne pas subir les changements. Et pour ça, rien de mieux que la communication !

 

8)   Aménager autour des équipes

Plutôt que de faire les choses à l’envers, il faut aménager les bureaux pour les équipes, autour des équipes, avec les équipes !

L’aménagement doit être en adéquation avec l’organisation de l’entreprise, avec la spécificité de ses métiers.

Pour créer des espaces fonctionnels pour les équipes, il faut se poser la question : Qui travaille avec qui ?

Certaines réponses te paraîtront être une évidence, mais en creusant un peu dans les processus de l’organisation, on se rend compte que des services que l’on ne soupçonnait pas ont développé des synergies importantes. Il convient alors de les rapprocher afin d’améliorer et d’encourager la collaboration plutôt que de dresser des murs (ou des étages) entre eux.

 

9)   Ne pas lésiner sur les salles de réunion

Chasse le bruit des bureaux, il revient au galop !

Tu l’as sûrement déjà expérimenté, le bruit au travail est une nuisance qui est source de déconcentration, de stress, d’énervement.

Alors pour limiter au maximum les nuisances sonores, il faut intégrer dans ses espaces de travail des salles de réunion de toutes tailles pouvant être réservées à la volée, ainsi que des espaces de discussions informels.

 

10)                  Passer en mode projet

Passer en mode projet, ça veut dire piloter de A à Z le projet de refonte des espaces de travail. Tout y passe : positionnement des dates clés (jalons), rédaction des comptes-rendus et de la communication interne, suivi du planning, prise en compte des idées et retours des collaborateurs, accompagnement au changement, etc…

Un projet d’entreprise tel que celui-ci ne peut être piloté que sous la Direction Générale, mais l’ensemble des fonctions et services de l’organisation doivent être impliqués : RH, communication, informatique, immobilier, conformité, contraintes métiers, etc…

 

11)                  Adopter des plantes vertes

Inviter les plantes vertes dans les locaux, ça permet de mettre de la couleur dans des locaux bien souvent tristounets, de mettre la nature au plus près collaborateurs, ça rajoute une dose d’agréable à l’environnement.
Mais ça permet également de diminuer le stress des collaborateurs, de mieux gérer les émotions négatives, d’augmenter la concentration.

 

12)                  Dire oui à la luminosité

Il faut arrêter avec les néons dans les bureaux : ça donne une lumière on ne peut plus artificielle,ça pète les yeux, c’est agressif.
Au contraire, il faut privilégier la lumière naturelle, il faut ouvrir les espaces, faire en sorte qu’ils soient lumineux, tout en conservant des coins intimistes, propices à la concentration, aux réunions informelles, etc…

 

13)                  Permettre les évolutions

Un projet d’entreprise évolue avec le temps : les espaces de travail d’aujourd’hui ne sont pas nécessairement ceux de demain.

Il faut penser le projet comme un objet vivant, laisser vivre les espaces de travail, laisser les collaborateurs se les approprier, et permettre l’évolution des usages.

 

14)                  Préserver intimité et concentration

Pour favoriser la concentration, il est nécessaire de créer des espaces de travail dédiés aux réunions en petit comité, les espaces de travail au calme, séparés des grands open spaces plus dynamiques.

Un projet réussi trouve un équilibre entre des espaces de travail favorisant la collaboration, ceux favorisant la concentration et ceux favorisant la détente.

15)                  Penser collaboratif

50% du temps de travail en entreprise correspond à des activités d’échanges collaboratifs : les espaces de travail doivent faciliter ces échanges, pas les compliquer. Cela passe par des salles de réunion, des espaces de discussion, des chaises disponibles devant des bureaux, etc…

 

16)                  Ne pas lésiner sur le mobilier

Le confort de travail joue pour beaucoup dans la performance du collaborateur.

Mon conseil est simple : ne pas lésiner sur le mobilier.

Chaises confortables, matériel adapté aux besoins du collaborateur, bureau spacieux, rangements, bureau assis/debout, etc… N’hésite pas à sonder les collaborateurs à ce sujet, et à mettre en place des bureaux-tests pour valider le concept.

 

17)                  Transposer les valeurs de l’entreprise

Les valeurs de l’entreprise doivent être en concordance avec les valeurs de l’entreprise, il faut donc aménager les espaces de travail en conséquence.

Ton entreprise prône la collaboration comme valeur ?  Les espaces de travail devront donc être ouverts, avec de nombreuses salles de réunion, afin de favoriser collaboration et communication.

 

18)                  Penser aux règles de vie

Il faut penser en amont les règles de vie commune des espaces de travail, anticiper comment les lieux vont être perçus et appropriés par les collaborateurs.

Pas besoin d’établir des règles complexes, il suffit qu’elles servent à faciliter la vie commune, le respect de chacun et de ses besoins, le calme des espaces.

19)                  Traiter l’acoustique avec qualité

A ton avis, quel est le principal défaut des open spaces selon les collaborateurs ? Eh oui, dans le mille ! Trop de bruit !

La réduction du bruit est un point à ne pas négliger dans les projets d’aménagement d’espaces de travail, si tu souhaites booster la motivation et la performance de tes collaborateurs.

 

20)                  Appliquer les principes de développement durable

Enfin, il est toujours bienvenu de mettre en place les espaces de travail selon les principes de développement durable. Bien sûr, toujours en cohérence avec l’organisation en interne.

Il est bon de préserver ce que la Terre nous donne, cela renvoie une image moderne pour la société, mais surtout ça s’inscrit dans un projet long terme, et en accord avec les attentes des collaborateurs.

2 Réponses

  1. lucette smits dit :

    C ‘est vraiment ça le monde du travail de demain…

    • Thibault dit :

      Disons que c’est plutôt une possibilité. Demain, ce sera sûrement ça, mais après-demain… Tout est possible.
      les entreprises doivent nécessairement s’adapter et évoluer.

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