Comment gérer un projet avec la règle des 6P

Comment gérer un projet ? La règle des 6P, inspirée du jeu vidéo Minecraft

Gérer un projet, ça fait peur de prime abord. Et c’est souvent vu comme compliqué.

Il y a tellement de choses à prendre en compte, à gérer : le budget, les échéances, les risques et contraintes, la gestion des ressources techniques et humaines, la communication, la planification, le reporting, etc…

Tellement que l’on ne sait parfois pas par où commencer.

Tu connais sûrement le jeu vidéo Minecraft, premier jeu de l’histoire à avoir été vendu mondialement à plus de 100 millions d’exemplaires. Non ?

Il s’agit d’un jeu « bac à sable ». En l’occurrence, tu débarques dans un monde tout nouveau, fonctionnant avec ses propres règles, sans aucun didacticiel. A toi de te débrouiller pour comprendre son fonctionnement, t’adapter, et survivre. Viens ensuite la construction de bâtisses, villes, empires, etc…
Je mettrais ma main au feu que tes enfants y jouent. Et c’est une très bonne chose !

 

Jouer à Minecraft, ça leur apprend les bases de la gestion de projet, et ça, ça les aidera plus tard dans leur vie professionnelle.

 

L’aventure, ça se prépare

Dans cet univers, tu dois comprendre les règles, t’adapter, et survivre aux différentes menaces. Et pour ça, on ne peut pas y aller à l’aveuglette.

La survie, ça n’est pas inné, ça se prépare, ça se réfléchit.

Crois-tu vraiment que Bear Grylls part à l’assaut d’un sommet enneigé ou à l’aventure dans une jungle tropicale sans un minimum de préparation ?

Et bien, c’est pareil pour la gestion de projet : partit tête baissée dans la réalisation d’un projet, c’est la meilleure manière de tomber à côté de la plaque. En résumé, le projet sera un échec cuisant.

 

 

 

Dans le livre officiel du jeu Minecraft, « L’île perdue » de Max Brooks (je l’ai acheté pour ma nièce et n’ai pas pu m’empêcher de le lire), l’auteur nous apporte un enseignement riche de sens, et qui découle directement de ses parties sur ce jeu.

 

 

 

La règle des 6P

Qu’il s’agisse de survivre, de partir à l’aventure, de gérer un projet professionnel ou personnel, la règle des 6P est indispensable, et va devenir ton nouvel allié pour optimiser ton temps et ton travail.

Cette règle est la suivante : Planification, Préparation, Priorité, Pratique, Patience, Persévérance.

6P pour un maximum d’efficacité !

 

 

1 ) Planification

ça va sûrement et paraître logique, mais quand je regarde autour de moi, ça ne l’est pas tant que ça : tout commence par la planification !

Un projet, c’est une succession de tâches à réaliser, pour apporter un ou plusieurs changements visibles et bénéfiques à un client ou à une équipe en interne.

Réaliser les tâches, c’est le nerf de la guerre du projet, je suis d’accord. Mais encore faut-il savoir quand les réaliser, et si ces tâches sont dépendantes l’une de l’autre.

SI on souhaite traverser l’Atlantique en bateau, on ne saute pas à l’eau direct en faisant la brasse, tout en espérant rejoindre l’autre rive. Non, on achète un …. (suspense) … un bateau. Et oui ! 😉

 

2 ) Préparation

Maintenant que l’on a répondu à la question « Quand ? », on s’intéresse au « Comment ? ».

On a les grands jalons (étapes) du projet en tête, on sait comment ces grandes étapes se découpent en tâches. Mais la vision ne reste que macro, on n’a pas encore idée de comment on va concrètement réaliser chaque tâche du projet, dans les moindres détails.

La phase de préparation est indispensable à tout projet, et devrait d’ailleurs représenter la majorité du temps passé sur un projet !

Parfois, on a une assez bonne idée de comment réaliser techniquement le projet. Sauf qu’on se heurte à un contexte spécifique client ou à des contraintes que l’on n’avait pas forcément identifiée, et qui remettent en cause le plan de départ que l’on avait. D’où l’importance de tester ses hypothèses, de les confirmer, de les corriger ou les amender.

La phase de préparation est là pour ça. On parle généralement de validation des hypothèses, de phase pilote, ou encore de phase de recette. Le principe reste le même : confirmer comment on réalise telle tâche, ou tester une nouvelle infrastructure technique ou une nouvelle organisation de travail sur un groupe réduit de personnes.

 

3 ) Priorité

Dans tout projet, il est nécessaire de gérer les priorités. Certaines tâches sont plus importantes, plus prioritaires que d’autres, et de manière générale, les tâches purement techniques sont reléguées en fin de projet, une fois que tout a été planifié, préparé, testé, approuvé.

Si tu galères à gérer tes priorités, je t’invite à mettre en place ce fabuleux outil qu’est la matrice de gestion des priorités d’Eisenhower :

matrice Eisenhowder

 

4 ) Pratique

Rien ne remplace la pratique.

On peut faire les meilleurs plans projets, avoir un planning de folie, avoir pensé à tous les risques et impacts inimaginables, avoir calculé un risque de survenance pour chacun d’entre eux, rien ne vaut une confrontation au terrain réel. Et c’est dans ces moments-là qu’on se rend compte qu’il y a un gap énorme entre la théorie et la pratique.

D’un côté, le meilleur des mondes possibles ou le plan d’action et le planning projet se déroulent à merveille.

De l’autre, la réalité, semée d’embûches, de bugs informatiques, de contraintes de dernière minute nécessitant d’adapter le plan d’action et/ou le planning.

Finalement, gérer un projet c’est comme jouer d’un instrument de musique. On connaît le solfège, on sait où positionner ses doigts pour faire telle ou telle note, et comment souffler, mais il n’y a que la pratique qui validera nos connaissances et qui nous fera nous améliorer.

Découvre les qualités indispensables d’un  bon chef de projet en cliquant ici !

5 ) Patience

Gérer un projet et aller au bout de celui-ci, ça demande du temps. Et pas seulement en investissement.

Il est courant de voir des projets de réorganisation interne se dérouler sur deux ou trois ans. ça peut paraître long, mais réorganiser tout le fonctionnement d’une société ne se fait pas du jour au lendemain, sur un claquement de doigts.

ça se planifie, ça se prépare, ça se teste, ça s’anticipe, ça se maîtrise.

Ne serait-ce que pour la communication et l’accompagnement des collaborateurs. Tu imagines si demain, lorsque tu arriveras au travail, on vient te voir pour t’expliquer que tu as changé d’outils de travail, de service ainsi que de bureau ?

 

6 ) Persévérance

Enfin, la persévérance est la clé d’un projet réussi. Sur un projet, peu importe la manière dont il a été préparé et anticipé, il y aura forcément des imprévus. Forcément !

Parfois, on a l’impression de crouler sous les tâches à réaliser, sous les plaintes répétées du client sur le retard du projet. On pourrait même se décourager devant tant de désinvolture de certains acteurs projets, ou encore devant leur motivation. Mais il n’en est rien ! Avec de la persévérance, tu arriveras au bout de n’importe quel projet, tu verras toujours la lumière au bout du tunnel.

Pour te donner un exemple concret, je me suis retrouvé à gérer un projet de migration du système d’information d’un client de son ancien hébergeur vers son nouvel hébergeur. Projet conséquent, avec de multiples acteurs, des échéances serrées et des contraintes techniques spécifiques. Le projet est complètement parti en live ! Au lieu de durer 3 mois et demi, il s’est étalé sur + de 18 mois, le budget a été dépassé, on a littéralement explosé les charges des différentes ressources du projet. Sans compter le départ et la démotivation de la plupart des acteurs projets. J’ai même eu l’impression de me sentir seul dans le navire, délaissé de ma Direction à un certain moment. Mais je n’ai jamais lâché prise. Et le plus beau dans tout ça, c’est qu’on a fini par livrer le projet au client, et par être payé intégralement. Au bout de 18 mois de travail acharné.

Je te le redis, la persévérance est la clé !

 

 

[Edit du 10.06.19]

Dans un échange de mail passionné, Chérif m’indique qu’il est pertinent de rajouter 3P à cette règle pour mieux gérer toutes les composantes d’un projet.

Ces 3P sont les suivants : Pertinence, Pragmatisme, Pondération.

  • Pertinence : Il s’agit de faire preuve de bon sens et de finesse d’esprit pendant le pilotage d’un projet
  • Pragmatisme : Celui-ci est fondé sur le réalisme et l’observation des faits
  • Pondération : Elle prouve le calme et l’équilibre dans les jugements

 

Pour aller + loin : Thierry, sur LinkedIn, recommande la lecture de la méthode de résolution de problèmes complexes DMAIC, intégrée à Lean Six Sigma

 

Conclusion

En résumé, en appliquant cette règle simple des 6P, tu t’assures :

  • De toujours te préparer avant d’agir
  • De fixer correctement tes priorités sur le projet
  • De ne jamais foncer tête baissée sans réfléchir
  • De pratiquer l’amélioration continue, afin de toujours t’améliorer
  • De ne pas t’énerver pour un rien, ni d’être impatient. Rome ne s’est pas faite en un jour.
  • D’aller au bout de tes idées et de tes projets

 

Vois-tu un septième P que l’on pourrait ajouter à cette règle ?

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