Gérer un projet, ça fait peur de prime abord. Et c’est souvent vu comme compliqué.
Il y a tellement de choses à prendre en compte, à gérer : le budget, les échéances, les risques et contraintes, la gestion des ressources techniques et humaines, la communication, la planification, le reporting, etc…
Tellement que l’on ne sait parfois pas par où commencer.
Je vous explique dans cet article pourquoi la gestion de projet est aujourd’hui devenu indispensable, et pourquoi vous ne pouvez plus passer à côté
Vous connaissez sûrement le jeu vidéo Minecraft, premier jeu de l’histoire à avoir été vendu mondialement à plus de 100 millions d’exemplaires. Non ?
Il s’agit d’un jeu « bac à sable ». En l’occurrence, vous débarquez dans un monde tout nouveau, fonctionnant avec ses propres règles, sans aucun didacticiel. A vous de vous débrouiller pour comprendre son fonctionnement, vous adapter, et survivre. Viens ensuite la construction de bâtisses, villes, empires, etc…
Je mettrais ma main au feu que vos enfants y jouent. Et c’est une très bonne chose !
Jouer à Minecraft, ça leur apprend les bases de la gestion de projet, et ça, ça les aidera plus tard dans leur vie professionnelle.
L'aventure, ça se prépare
La survie, ça n’est pas inné, ça se prépare, ça se réfléchit.
Croyez-vous vraiment que Bear Grylls part à l’assaut d’un sommet enneigé ou à l’aventure dans une jungle tropicale sans un minimum de préparation ?
Et bien, c’est pareil pour la gestion de projet : partir tête baissée dans la réalisation d’un projet, c’est la meilleure manière de tomber à côté de la plaque. En résumé, le projet sera un échec cuisant.
La règle des 6P
Qu’il s’agisse de survivre, de partir à l’aventure, de gérer un projet professionnel ou personnel, la règle des 6P est indispensable, et va devenir votre nouvel allié pour optimiser votre temps et votre travail.
Cette règle est la suivante : Planification, Préparation, Priorité, Pratique, Patience, Persévérance.
6P pour un maximum d’efficacité !
Planification
ça va sûrement vous paraître logique, mais quand je regarde autour de moi, ça ne l’est pas tant que ça : tout commence par la planification !
Un projet, c’est une succession de tâches à réaliser, pour apporter un ou plusieurs changements visibles et bénéfiques à un client ou à une équipe en interne.
Réaliser les tâches, c’est le nerf de la guerre du projet, je suis d’accord. Mais encore faut-il savoir quand les réaliser, et si ces tâches sont dépendantes les unes des autres.
SI on souhaite traverser l’Atlantique en bateau, on ne saute pas à l’eau direct en faisant la brasse, tout en espérant rejoindre l’autre rive. Non, on achète un …. (suspense) … un bateau. Et oui !
Préparation
Maintenant que l’on a répondu à la question « Quand ? », on s’intéresse au « Comment ? ».
On a les grands jalons (étapes) du projet en tête, on sait comment ces grandes étapes se découpent en tâches. Mais la vision ne reste que macro, on n’a pas encore idée de comment on va concrètement réaliser chaque tâche du projet, dans les moindres détails.
La phase de préparation est indispensable à tout projet, et devrait d’ailleurs représenter la majorité du temps passé sur un projet !
Parfois, on a une assez bonne idée de comment réaliser techniquement le projet. Sauf qu’on se heurte à un contexte spécifique client ou à des contraintes que l’on n’avait pas forcément identifiée, et qui remettent en cause le plan de départ que l’on avait. D’où l’importance de tester ses hypothèses, de les confirmer, de les corriger ou les amender.
La phase de préparation est là pour ça. On parle généralement de validation des hypothèses, de phase pilote, ou encore de phase de recette. Le principe reste le même : confirmer comment on réalise telle tâche, ou tester une nouvelle infrastructure technique ou une nouvelle organisation de travail sur un groupe réduit de personnes.
Priorité
Dans tout projet, il est nécessaire de gérer les priorités. Certaines tâches sont plus importantes, plus prioritaires que d’autres, et de manière générale, les tâches purement techniques sont reléguées en fin de projet, une fois que tout a été planifié, préparé, testé, approuvé.
Si vous galérez à gérer vos priorités, je vous invite à mettre en place ce fabuleux outil qu’est la matrice de gestion des priorités d’Eisenhower :
Pratique
Rien ne remplace la pratique.
On peut faire les meilleurs plans projets, avoir un planning de folie, avoir pensé à tous les risques et impacts inimaginables, avoir calculé un risque de survenance pour chacun d’entre eux, rien ne vaut une confrontation au terrain réel. Et c’est dans ces moments-là qu’on se rend compte qu’il y a un gap énorme entre la théorie et la pratique.
D’un côté, le meilleur des mondes possibles ou le plan d’action et le planning projet se déroulent à merveille.
De l’autre, la réalité, semée d’embûches, de bugs informatiques, de contraintes de dernière minute nécessitant d’adapter le plan d’action et/ou le planning.
Finalement, gérer un projet c’est comme jouer d’un instrument de musique. On connaît le solfège, on sait où positionner ses doigts pour faire telle ou telle note, et comment souffler, mais il n’y a que la pratique qui validera nos connaissances et qui nous fera nous améliorer.
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Patience
Gérer un projet et aller au bout de celui-ci, ça demande du temps. Et pas seulement en investissement.
Il est courant de voir des projets de réorganisation interne se dérouler sur deux ou trois ans. ça peut paraître long, mais réorganiser tout le fonctionnement d’une société ne se fait pas du jour au lendemain, sur un claquement de doigts.
ça se planifie, ça se prépare, ça se teste, ça s’anticipe, ça se maîtrise.
Ne serait-ce que pour la communication et l’accompagnement des collaborateurs.
Vous imaginez si demain, lorsque vous arriverez au travail, on vient vous voir pour vous expliquer que vous avez changé d’outils de travail, de service ainsi que de bureau ? Comme ça d’un claquement de doigts ? Ce serait un joyeux bordel !
Persévérance
Enfin, la persévérance est la clé d’un projet réussi. Sur un projet, peu importe la manière dont il a été préparé et anticipé, il y aura forcément des imprévus. Forcément !
Parfois, on a l’impression de crouler sous les tâches à réaliser, sous les plaintes répétées du client sur le retard du projet. On pourrait même se décourager devant tant de désinvolture de certains acteurs projets, ou encore devant leur motivation. Mais il n’en est rien ! Avec de la persévérance, vous arriverez au bout de n’importe quel projet, vous verrez toujours la lumière au bout du tunnel.
Pour vous donner un exemple concret, je me suis retrouvé à gérer un projet de migration du système d’information d’un client de son ancien hébergeur vers son nouvel hébergeur. Projet conséquent, avec de multiples acteurs, des échéances serrées et des contraintes techniques spécifiques. Le projet est complètement parti en live ! Au lieu de durer 3 mois et demi, il s’est étalé sur + de 18 mois, le budget a été dépassé, on a littéralement explosé les charges des différentes ressources du projet. Sans compter le départ et la démotivation de la plupart des acteurs projets. J’ai même eu l’impression de me sentir seul dans le navire, délaissé de ma Direction à un certain moment. Mais je n’ai jamais lâché prise. Et le plus beau dans tout ça, c’est qu’on a fini par livrer le projet au client, et par être payé intégralement. Au bout de 18 mois de travail acharné.
Si mon parcours vous intéresse, vous pouvez le découvrir plus en détails en cliquant ici
Je vous le redis, la persévérance est la clé !
[Edit du 10.06.19]
Dans un échange de mail passionné, Chérif m’indique qu’il est pertinent de rajouter 3P à cette règle pour mieux gérer toutes les composantes d’un projet.
Ces 3P sont les suivants : Pertinence, Pragmatisme, Pondération.
- Pertinence : Il s’agit de faire preuve de bon sens et de finesse d’esprit pendant le pilotage d’un projet
- Pragmatisme : Celui-ci est fondé sur le réalisme et l’observation des faits
- Pondération : Elle prouve le calme et l’équilibre dans les jugements
Pour aller + loin : Thierry, sur LinkedIn, recommande la lecture de la méthode de résolution de problèmes complexes DMAIC, intégrée à Lean Six Sigma
Ce qu'il faut retenir
En résumé, en appliquant cette règle simple des 6P, vous vous assurez :
- De toujours vous préparer avant d’agir
- De fixer correctement vos priorités sur le projet
- De ne jamais foncer tête baissée sans réfléchir
- De pratiquer l’amélioration continue, afin de toujours vous améliorer
- De ne pas vous énerver pour un rien, ni d’être impatient. Rome ne s’est pas faite en un jour.
- D’aller au bout de vos idées et de vos projets
Voyez-vous un septième P que l’on pourrait ajouter à cette règle ?
