Qu’est-ce qu’un bon chef de projet ? Et comment le repérer à l’avance ?
Cette question hante mon esprit depuis maintenant plusieurs jours : impossible de ne pas y penser.
Je discutais avec une connaissance d’un projet de migration d’envergure sur lequel je planche dans mon job. On a réalisé à ce moment là qu’elle venait de vivre, il y a quelques mois, la même migration. Mais ça ne s’est pas vraiment bien passé.
Le soir même, vous travaillez avec votre messagerie sur Lotus Notes, le lendemain vous passez sur Microsoft Office 365.
Zéro communication, Zéro information, Zéro formations !
À la guerre comme à la guerre, comme dirait les anciens. Et pour reprendre l’expression (très) poétique de cette connaissance : « L’archivage c’était plus ou moins dans ton cul selon ton job et ta détermination à harceler le service informatique ».
Je vous laisse imaginer la perte de productivité post-migration pour l’entreprise, et l’image désastreuse que s’est créé le service informatique !
Ça m’a amené à réfléchir à ma propre migration, à mon planning, et au final à me demander quelles sont les qualités d’un bon chef de projet, et qu’est-ce qui fait qu’un projet est réussi ou non dans l’entreprise ?
Mais avant de se pencher sur la question, je pense qu’il est nécessaire de définir exactement ce qu’est un chef de projet.
Je vous explique dans cet article pourquoi la gestion de projet est aujourd’hui devenu indispensable, et pourquoi vous ne pouvez plus passer à côté
Quelles sont les missions d'un chef de projet ?
Le chef de projet est en quelque sorte le chef d’orchestre d’un projet, le pilote dans l’avion si tu préfères. C’est un manager transverse, sans pouvoir hiérarchique réel, mais qui prend la tête d’une équipe constituée pour les besoins du projet. Il est amené à agir à tous les niveaux de l’entreprise et assure les missions suivantes dans le cadre de sa fonction :
- Organiser et piloter un projet, de la réflexion à la mise en œuvre
- Planifier les tâches à réaliser, les déléguer et suivre leur état d’avancement
- Animer les comités de suivi du projet, les points d’équipe, les comités de crise
- Livrer le projet dans le respect des contraintes fixées au début du projet : contraintes de ressources, contraintes de temps, contraintes budgétaires, etc…
- Estimer les risques inhérents au projet, les suivre et s’assurer qu’ils ne surviendront pas
Pour aller + loin : Cliquez sur ce lien pour découvrir quels sont les rôles et missions d'un chef de projet, en détails. J'ai rédigé cet article sur mon site reussirsesprojets.com, totalement dédié à la gestion des projets.
Les 15 qualités d'un bon chef de projet
Le chef de projet c’est un animal assez particulier en entreprise : il est rattaché à une équipe ou un manager, mais est autonome dans la gestion de ses projets, il est à la fois collaborateur et manager, et travaille de manière transversale à tous les niveaux de l’entreprise. Afin de s’épanouir dans cette fonction, il est nécessaire de posséder les qualités suivantes :
1 ) Il est organisé
Le chef de projet doit construire, mettre à jour et suivre des plannings au quotidien, dans le cadre de sa fonction. Il doit sans cesse jongler entre le planning prévisionnel, la liste de tâches à réaliser dans le cadre du projet, et l’état d’avancement actuel. Il doit anticiper les actions et les problèmes, et ne jamais perdre le fil du projet.
Une bonne organisation est donc une caractéristique primordiale d’un bon chef de projet.
2 ) Il est engagé
Pour espérer impliquer les autres, le chef de projet doit être engagé, impliqué dans son travail. Il doit croire au projet qu’il pilote, et en la capacité de l’équipe projet de pouvoir atteindre les objectifs dans les temps, malgré les embûches sur le chemin.
Un bon chef de projet est en quelque sorte un éternel optimiste.
3 ) Il est lucide
Le chef de projet se doit d’être lucide, en toutes circonstances : il doit pouvoir gérer les imprévus, fixer les priorités des différentes tâches, écarter les détails sans importance pour se concentrer sur ce qui est réellement important.
Mais il doit également être lucide sur la capacité (ou non) de l’équipe projet a pouvoir sortir le projet dans les temps. Comme on le dit si bien aux USA : « Shit happens ! ». Parfois, les emmerdes s’enchaînent, les retards s’accumulent et il vaut mieux annuler une date de livraison pour corriger ce qui ne va pas plutôt que de s’obstiner à avoir la tête dans le guidon.
4 ) Il est rigoureux
S’il y a bien une qualité qui doit prendre le pas sur toutes les autres, c’est la rigueur ! Le chef de projet ne peut pas se permettre d’oublier des choses. Il doit être rigoureux dans ses méthodes de travail, rigoureux avec le travail des autres en s’assurant que rien n’a été oublié dans les tâches déléguées, il produit régulièrement des états d’avancement du projet, il remonte les risques dès qu’il les a identifiés, et il va au bout de ce qu’il a entrepris.
Le chef de projet, c’est quelqu’un qui a une conscience professionnelle, qui a le goût du travail bien fait.
5 ) Il a confiance (en lui et dans le projet)
“La confiance est un élément majeur : sans elle, aucun projet n'aboutit.”
- Eric Tabarly -
Pour qu’un projet se déroule correctement, le chef de projet doit croire en ce projet, il doit lui accorder sa plus grande confiance. Tout comme il doit aussi bien avoir confiance en lui et en ses capacités qu’en l’équipe projet.
6 ) Il a l'esprit d'équipe
Qu’est-ce qu’un projet, sinon la fusion des énergies d’une équipe pour accomplir un but commun ? Un chef de projet doit être autonome, certes, mais il doit également avoir un esprit d’équipe. Il doit avoir conscience qu’il n’accomplit rien seul, il ne fait que donner l’impulsion à l’équipe pour arriver au résultat.
Le chef de projet est un chef d’orchestre, et non pas un homme-orchestre, véritable couteau-suisse « Mac Gyver » de l’entreprise. Au contraire, c’est une personne humble, qui sait s’effacer quand il le faut au profit de l’équipe, qui cherche à faciliter le travail de tous.
7 ) Il est à l'écoute
Un bon chef de projet doit être à l’écoute, aussi bien du besoin de son client, que du feedback de ses équipes ou encore du retour des utilisateurs finaux.
8 ) Il sait déléguer
Le chef de projet n’est pas un expert technique. Il peut avoir des connaissances dans le domaine (c’est même souhaité pour faciliter le dialogue avec les équipes), mais il n’a pas l’expertise nécessaire pour réaliser les tâches. Il doit donc savoir déléguer efficacement une tâche, en déléguant non pas la manière de faire, mais le résultat attendu.
Pour apprendre à mieux déléguer, je vous invite à consulter mon livre, "Délégation Efficace".
Délégation Efficace - le pouvoir du collectif
9 ) Il sait prendre des initiatives
Parfois dans le feu de l’action, il peut être amené à prendre une décision qui peut lourdement impacter le projet. Le chef de projet doit donc ne pas avoir peur de prendre des initiatives, et savoir suivre son instinct.
10 ) Il est résistant au stress
Un projet, ça peut être très stressant. Surtout quand ça se passe mal !
J’ai vécu un projet comme ça : tout ce qui a pu mal tourner a mal tourné, le projet s’est enlisé, les échéances n’ont pas été tenues, nous ne pouvions donc pas être payés en temps et en heure, les charges de travail et budgétaires ont explosé, ce qui a engendré une bonne dose de stress pendant près d’un an et demi.
Des projets comme ça, on n’en a pas tous les jours, ça arrive peut-être une fois tous les dix ans, mais je peux te dire que ton cœur doit être bien accroché !
Le chef de projet doit donc être résistant au stress, à la pression, mais il doit également apprendre à lâcher prise pour ne pas impacter sa santé personnelle.
11 ) Il sait fédérer une équipe
La différence entre un projet réussi et un projet foiré tient souvent à la motivation de l’équipe. Une équipe cohérente et soudée, c’est la clé de la réussite d’un projet. Et c’est tout le challenge du chef de projet !
Pour fédérer une équipe autour du projet, il doit cultiver sa légitimité, en communiquant sur l’objectif du projet, le rôle de chacun, en étant exemplaire dans son savoir-faire et son savoir-être, en étant un enthousiaste à toute épreuve.
12 ) Il est un bon communiquant
Le chef de projet communique, tout le temps. Il répond aux mails, fait des points d’avancement réguliers avec ses équipes, anime des comités de suivi, rédige et envoie des comptes-rendus.
C’est un collaborateur qui a compris que la communication est la clé de la réussite en entreprise.
13 ) Il est responsable
Le chef de projet porte la responsabilité du projet et à ce titre porte la responsabilité des actions menées par l’équipe projet. Il doit donc se comporter comme tel, et ne pas chercher le coupable lorsqu’une erreur se produit.
Il doit être au contraire dans la recherche constante d’axes d’améliorations et de solutions.
14 ) Il connaît ses limites
Un bon chef de projet sait également où se trouve ses limites et quels sont ses points faibles. Il sait se remettre en question pour donner le meilleur de lui-même, et s’améliorer, projet après projet, de manière continue.
15 ) Il fait preuve d'empathie
Enfin, le chef de projet doit avoir une bonne dose d’empathie, à la fois pour ses équipes et à la fois pour son client.
Il doit pouvoir se mettre à la place des utilisateurs finaux, et vivre (subir dans certains cas) le projet de leur point de vue.
C’est la capacité sine qua non pour faire de l’accompagnement au changement et assurer des formations de qualité.
Pour mieux gérer vos réunions, avoir un ordre du jour collaboratif, renseigner un compte-rendu en temps réel et l'envoyer de manière automatique à la fin de la réunion, jetez un œil à l'application Aster. Cerise sur le gâteau, Aster s'intègre parfaitement dans les applications Office365, comme Outlook et Microsoft Teams.
merci de m'avoir donné les idées de performance.
Sincerement Mr.Robert,responsable organisation ASDC HAITI en recherche.