La To Do List, c’est un outil génial pour qui veut améliorer son efficacité et sa productivité : ça permet de vous décharger le cerveau, c’est en quelque sorte une seconde mémoire infaillible, et ça vous facilite l’organisation de vos journées. Mais à y regarder de plus près, il existe de sérieuses limites à cet outil.
Cet article fait partie d’une série d’articles sur l’art et la manière de créer des To Do List et de s’y tenir !- Partie 1 : Les 10 bénéfices des To Do List
- Partie 2 : Les limites des To Do List
- Partie 3 : Les 7 habitudes à adopter pour bien gérer ses To Do List et en arriver au bout
La To Do List est un outil pour améliorer sa productivité et pourtant je vais t’expliquer ici pourquoi ça ne te permet pas d’être plus productif. C’est assez paradoxal, non ?
Bien sûr, il y a moyen de remédier à cela et d’être plus efficace, mais pour cela il faut bien avoir conscience de deux choses :
- Comme tout outil, les To Do List ont leurs propres limites.
- Il existe une bonne et une mauvaise manière de gérer les To Do List, et nous faisons tous instinctivement les mêmes erreurs.
Les 10 limites et erreurs courantes des To Do List
1 ) Utiliser une feuille volante
La première erreur à surtout arrêter de commettre, c’est d’inscrire sa To Do List sur une feuille volante. Le problème c’est que par définition, une feuille volante, ça vole, ça se glisse facilement derrière un bureau, dans un cahier, dans un tiroir, ça s’oublie encore plus facilement, et surtout ça se perd à tous les coups !
Quel est l’intérêt de décharger son cerveau sur une liste de tâches, de lister tout ce que l’on doit et va réaliser, si c’est pour perdre tout ça cinq minutes plus tard ?
La solution ? Utiliser un cahier, ou encore mieux une application dédiée sur son ordinateur ou son smartphone. Pour ma part, je suis un grand fan de Trello !
2 ) Avoir 36 000 To Do List
Une autre erreur très courante est de faire des To Do List pour tout et n’importe quoi. Alors oui, ça part d’une bonne intention et de la volonté de tout organiser, mais le problème que cela pose, c’est qu’il y en a tellement partout qu’on ne sait plus où donner de la tête, ni où on a inscrit telle ou telle tâche.
Au mieux, on oublie de traiter certaines tâches car notées dans des To Do List obscures, au pire, on abandonne car le système devient trop contraignant à utiliser.
La solution ?
Se limiter à 4 voire 5 listes de tâches maximum. Personnellement, j’en utilise 3 quotidiennement :- La To Do List « Pro », où l’on retrouve les tâches de mes différents projets dedans. J’ai mis en place un système de tags de couleur pour savoir plus facilement si la tâche est à réaliser dans le cadre du projet A ou du projet B
- La To Do List « Blog », où l’on retrouve toutes les tâches à réaliser (et les articles à rédiger) pour mes deux blogs
- La To Do List « Perso », pour toutes les tâches personnelles (et ménagères, et oui si je ne les note pas, je ne les fais pas, personne n’est parfait)
3 ) Ne pas être assez précis dans ses tâches
Le format des To Do List invite à être concis dans la rédaction de ses tâches, afin de ne pas surcharger visuellement la liste. Le problème, c’est que si vous ne faites pas attention, vous allez vite noter des tâches qui sont floues ou pas assez précises, par exemple : « faire le reporting ».
Faire le reporting de quoi ? pour qui ? Quand ? Comment ? Vous le savez peut-être sur le moment lorsque vous écrivez la tâche, mais je peux vous assurer que le lendemain, vous allez vous poser les mêmes questions, et vous ne saurez absolument plus ce que vous vouliez dire. Alors qu’une tâche bien écrite devrait toujours vous dire d’un coup d’œil et sans hésitation ce que vous devez faire.
La solution ? Il vaut mieux être trop précis lorsque l’on ajoute une tâche que pas assez.
4 ) Ne pas écrire de tâches actionnables
Une tâche actionnable, c’est une tâche qui décrit une action concrète à entreprendre. Sauf que trop souvent, on écrit des tâches qui ne sont pas assez concrètes, par exemple : « changement pneus ».
Ça veut dire quoi concrètement ? Que vous devez changer le pneu vous-même ? Que vous devez faire appel à un ami ? Ou encore que vous devez appeler le garage pour prendre rdv ?
La solution ? Toujours formuler ses tâches en commençant par un verbe d’action. Pour reprendre l’exemple, vous pourriez par exemple écrire :
- Appeler garagiste pour prendre rdv pour changer pneus
- Appeler Bob pour changer pneus
- Préparer outils pour changer pneus moi-même
5 ) Écrire des tâches dépendantes les unes des autres
Tout l’intérêt d’une To Do List, c’est de pouvoir passer d’une tâche à l’autre, dès que la première est complétée. Sauf que je vois régulièrement dans celles de mes collègues et partenaires des tâches qui sont dépendantes les unes des autres.
Le gros problème de ces tâches, c’est qu’on ne peut pas les clôturer tant que les X tâches précédentes ne sont pas elles-mêmes clôturées. Les tâches interdépendantes polluent inutilement les To Do List.
La solution ? Rédiger les tâches de façon à ce qu’elles soient toutes indépendantes. Et s’il est absolument nécessaire de tenir une liste de tâches dépendantes à réaliser pour ne pas les oublier, alors la solution dans ce cas est de passer par une pré-To Do List, qui agirait comme une liste de stockage, qui déverserait au fur et à mesure les tâches dans la To Do List principale.
6 ) Surcharger sa To Do List
Renseigner plusieurs dizaines de tâches dans sa To Do List, c’est l’assurance de ne rien oublier. Mais c’est aussi un très bon moyen de se décourager devant l’ampleur du travail à réaliser avant même de commencer.
La solution ? Éviter d’inscrire des micro-tâches, tout en gardant un bon niveau de granularité. Par exemple, dans le cadre du déploiement d’un réseau Wifi sur plusieurs sites, je dois communiquer sur la date de mise à disposition du réseau. Je ne vais pas inscrire autant de tâches « Communiquer informations » qu’il y a d’agences, mais une seule tâche « Communiquer informations à toutes les agences ». Le travail à réaliser est exactement le même, mais pour le cerveau il n’y a qu’une seule tâche à réaliser et pas 10 ou 12.
7 ) Ne pas gérer les priorités et les urgences
La To Do List est un outil permettant de lister un certain nombre de choses à faire. Mais ce n’est pas un outil permettant de base de gérer les priorités et/ou les urgences. Il peut donc être compliqué de gérer ses priorités seulement avec une To Do List, encore plus si celle-ci est sur papier.
La solution ? Coupler la To Do List avec un agenda comme celui d’Outlook, ou encore mieux, utiliser une application comme Trello qui permet d’appliquer une date d’échéance à une tâche ou encore de réorganiser ses tâches à la volée.
8 ) Ne pas planifier la réalisation des tâches
Liste tout ce que l’on doit faire c’est bien. Encore faut-il savoir estimer le temps nécessaire pour réaliser chacune des tâches, puis les planifier. Et bien souvent, le manque d’efficacité constaté chez les utilisateurs de To Do List vient d’une absence de planification ou d’un manque de maîtrise de gestion du temps.
La solution ? Estimer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, et fixer systématiquement une date d’échéance à ne pas dépasser.
9 ) Aucune différenciation selon le temps d’exécution
La To Do List permet de visualiser concrètement le travail que l’on doit faire, mais elle possède une limite assez frustrante : une tâche qui prend 2 minutes à réaliser est représentée de la même manière qu’une tâche qui prend 2 jours à réaliser. Ainsi, même si vous êtes en « mode machine » toute la journée et que vous avancez bien, vous pouvez ne cocher qu’une seule case en fin de journée, ce qui crée un biais cognitif. Pour le cerveau, une case est une case, et il aura tendance à considérer que vous n’avez pas assez gazé aujourd’hui, ce qui va contribuer à vous dévaloriser et à vous démotiver.
La solution ? Fixer une unité de temps unique à sa To Do List. Par exemple, si l’on décide que l’unité de temps est de 2 heures, tu devras reprendre ta tâche qui dure 2 jours pour la diviser en sous-tâches de 2 heures.
10 ) La To Do List ne permet pas d’afficher une multitude de détails
La deuxième limitation des To Do List est le fait qu’on est limité pour afficher les détails de réalisation des tâches. Il est parfois nécessaire de renvoyer vers une procédure, de lier un mail ou une conversation, d’ajouter un commentaire, etc…
La solution ? Coupler les To Do List avec une autre méthode de gestion des priorités. Personnellement, j’aime utiliser les To Do List en complément de la méthode Kanban. J’ai ainsi ma To Do List qui est une sorte de réservoir des actions à réaliser, et j’injecte ces tâches au compte-gouttes dans l’application Trello. Cela me permet d’avoir une organisation des tâches très visuelle, tout en toutes les informations nécessaires à ma disposition : procédures, conversations et mails épinglés, pièces jointes, liens internet, commentaires, dates d’échéance, tags de couleur, etc…
Je vous invite à reprendre vos To Do List et à les repenser à la lumière de ces limitations et erreurs courantes que l’on rencontre tous quotidiennement.
