Comment mieux communiquer en équipe sans que ça prenne 2 heures par jour ?

La communication c’est primordial !

C’est ce qui définit nos échanges humains, au niveau personnel comme professionnel.

La communication, c’est la base du vivre ensemble, du travailler ensemble. Alors pourquoi diable est-ce qu’on a autant de mal à communiquer les uns avec les autres ?

Souvent au bureau, j’active mon radar secret, et j’écoute : j’observe les gens et leur manière de communiquer avec leur environnement, et je tombe régulièrement sur des phrases sidérantes, ou des manières de faire qui me dépassent totalement !

Avez-vous déjà vécu ce type de situations ? Je suis prêt à parier que ça va vous raviver quelques souvenirs :

• « Je n’ai pas le temps »
• « Ce n’est pas mon problème »
• « J’ai pas envie de le faire »
• « Je connais l’information, mais ce n’est pas à moi de la donner »
• « C’est pas à moi de le faire »

Je ne sais pas vous, mais moi je ne supporte plus l’utilisation de ces pseudo-phrases toutes faites ! On est dans tout sauf dans la discussion et la communication. Mais heureusement, ça a tendance à s’atténuer un peu, vous ne trouvez pas ?

Le vrai problème en communication dans le milieu de l’entreprise, c’est que les collaborateurs, y compris ceux d’une même équipe, ne parlent pas le même langage, ils n’ont pas les mêmes priorités, chacun essaye de défendre son bout de gras et au final on perd du temps, on s’énerve, on s’engueule parfois, puis on abandonne, on retourne frustré dans son bureau, et on essaye de faire au mieux sans ce qu’on a demandé à l’autre.

Et ça, c’est une problématique qui coûte cher à l’entreprise, et qui génère frustration et stress non nécessaire pour le collaborateur…

Comment mieux communiquer en équipe ?

Pour mieux communiquer en équipe, il faut prendre du recul sur soi et sur sa manière de communiquer. Il faut savoir se remettre en question pour par la suite pouvoir s’améliorer et fluidifier la communication avec son voisin.

Il existe quelques bonnes pratiques à ce sujet, que je vous recommande chaudement de mettre en place dans votre communication quotidienne !

Il n’y a pas de communication sans écoute active. Voilà, c’est dit !

Si votre idée de la communication, c’est de vous imposer dans la conversation, balancer vos idées, ne pas laisser le droit à la parole à l’autre et partir, ce n’est pas de la communication : c’est un monologue.

Tout le monde ne partage pas le même point de vue, votre interlocuteur peut vous challenger sur ce que vous lui demandez, il peut vous apporter des idées complémentaires pour affiner votre réflexion.

J’ai le souvenir d’un ancien collègue qui était craint par l’ensemble de la boîte pour son manque de tact et son humeur massacrante légendaire. Lorsque j’écoutais les uns et les autres me parler de leurs « échanges », en résumé il disait toujours non, il gueulait, il bloquait tout et emmerdait tout le monde. Pourtant, j’ai toujours apprécié travailler avec cette personne, même si elle ne mâchait pas ses mots.

Pourquoi ?

Parce que j’ai toujours écouté ce qu’elle voulait dire au-delà du « non ». En fait, elle n’était pas réfractaire au changement, elle ne refusait pas tout en bloc, bien au contraire, elle était pour le changement et les évolutions positives. Mais elle challengeait, avec ses mots, tout ceux qui venaient pour présenter un nouveau projet d’infrastructure informatique. En prenant le temps de l’écouter et en me mettant à sa place, j’ai compris qu’elle alertait sur des risques techniques inhérents aux choix effectués, qu’elle alertait sur un stockage qui était sous-évalué et qui allait exploser en vol, sur les charges et les délais irréalistes qui ont été fixés par l’équipe commerciale, etc…

Je n’étais pas forcément d’accord avec tout ce qu’elle a pu dire, mais le fait de l’écouter réellement et de comprendre ses objections m’ont permis de parler le même langage, ce qui a considérablement amélioré nos rapports : on est passé d’une communication conflictuelle à une communication fluide dans le respect mutuel.

2 ) Avec des mots simples votre vision vous partagerez.

Si vous pouvez dire quelque chose avec des mots simples, pourquoi alors vous compliquer la vie ?

Il y a une chose à bien comprendre en communication : votre interlocuteur ne fait pas forcément le même métier que vous, il n’a pas votre expertise, il ne connaît pas tout le jargon technique, commercial, etc… Il n’a pas non plus votre expérience.

C’est à vous de vous assurer que ce que vous dites est compréhensible, clair et limpide pour tout le monde.

3 ) Sur les définitions vous vous accorderez.

Avant de vous prendre la tête et d’envenimer la situation, assurez-vous que vous partagez les mêmes définitions avec votre interlocuteur.

Je vois souvent des personnes dire exactement la même chose mais avec des mots différents et du coup ne pas se comprendre et s’énerver alors que, fondamentalement, elles sont d’accord !

Nous n’accordons pas tous la même nuance ni la même définition aux mots.

4 ) Les questions bêtes vous poserez / écouterez

Il n’y a jamais de questions bêtes, ce qui est bête c’est de ne pas en poser.

Les questions sont utiles dans le sens où elles permettent de lever des points d’interrogation que l’on peut avoir suite à une explication, elles permettent de comprendre le point de vue de son interlocuteur et de s’assurer qu’il n’y a pas de malentendu.

Alors la prochaine fois, plutôt que de vous agacer lorsqu’on vous posera une question sur quelque chose qui vous paraît clair, prenez un peu de recul et demandez-vous si vous avez été si clair que ça pour votre interlocuteur. Mettez-vous à sa place !

5 ) A l'autre vous vous ouvrirez

La communication est un échange, entre deux personnes ou plus. Pour avoir un échange vrai et authentique, il est nécessaire de s’ouvrir à l’autre, de l’écouter réellement, de s’ouvrir aux idées nouvelles ou aux idées qui viennent en contradiction de nos propres idées, etc… Il faut bien comprendre que lorsque votre interlocuteur ne partage pas votre point de vue, il n’a rien contre vous personnellement, ce n’est pas une question d’ego (du moins rarement). Il souhaite au contraire apporter sa pierre à l’édifice, participer à la réflexion et trouver une solution qui satisfasse tout le monde.

Enfin, vous vous devez de maîtriser vos émotions. Vous vous agacez peut-être facilement, mais sachez que chacun a sa propre manière d’aborder les choses, de travailler, de communiquer, et de gérer les coups de bourre.

L’émotion n’a pas sa place dans les échanges professionnels. Si vous vous emportez facilement, comment voulez-vous / pouvez-vous communiquer efficacement et en toute harmonie avec votre interlocuteur ?

Vous ne pouvez pas.

Imposer vos émotions aux autres ne vous apportera strictement rien. Pire, ça vous desservira.

Apprenez donc à maîtriser vos émotions : lorsque vous sentez que la frustration ou l’agacement monte, soufflez un bon coup, respirez lentement quelques secondes, je vous assure que ça ira mieux derrière.

7 ) Vos comptes-rendu de réunion vous rédigerez

Tenir des réunions projet ou des réunions d'équipe, c'est bien. S'assurer que chacun sait qui doit faire quoi, et tracer tout cela de manière écrite c'est mieux.

Prenez toujours le temps nécessaire pour rédiger votre compte-rendu de réunion ou votre RIDA, aussi tôt que possible après la réunion.

Ou si vous préférez, utilisez une application comme Aster, qui vous permet justement de rédiger le compte-rendu en temps réel, et d'automatiser l'envoi du CR à l'ensemble des participants dès que la réunion est terminée.

Ce qu'il faut retenir

En résumé, pour améliorer la communication en équipe, chacun doit y mettre du sien, et appliquer les 6 principes d’une communication efficace :

• Écouter son interlocuteur (et pas seulement entendre)
• Partager sa vision de manière claire, et s’assurer qu’elle soit comprise de tous
• Il n’y a pas de questions bêtes, seulement une communication qui n’est pas assez claire
• Sans authenticité il n’y a pas d’écoute possible, et donc pas de communication
• Maîtriser ses émotions peut éviter conflits et regrets

Et vous, quelles sont vos astuces pour mieux communiquer au quotidien dans votre entreprise ?