En quelques décennies, l’email est devenu le moyen de communication le plus utilisé dans le monde entier, et dans toutes les entreprises. A tel point que certains croulent sous les mails et en reçoivent des dizaines (voire des centaines) par jour.
Envoyer un email, c’est simple, c’est efficace, ça s’écrit en deux minutes, on peut mettre tout un tas de destinataires, ça laisse une trace écrite, et ça permet de partager l’information. Oui mais …
Une avalanche de mails
Cette simplicité de communication a créé un nouveau type de collaborateurs : Le copieur fou.
Dès qu’il s’agit d’écrire un mail, surtout il faut mettre son manager en copie, le manager du destinataire, et la terre entière, pour que tout le monde ait l’information et qu’ils ne puissent plus dire « je n’ai as l’information, je ne sais pas de quoi tu parles ».
Sauf que ce syndrome nous fait tous crouler sous les mails, à tel point que l’on a parfois du mal à discerner les mails qui nécessitent une action de notre part, des mails « copie pour information », des mails automatiques envoyés par nos applications.
J’ai déjà vu des boîtes de messagerie a plus de 15 000 mails non lus. 15 000 !
- Comment peut-on retrouver un mail en particulier parmi ces 15 000 messages ?
- Comment peut-on classer et garder les mails véritablement importants ?
- Comment ne pas se décourager devant l’ampleur de la tâche ?
Oh, il y a bien la méthode bourrine du « je supprime tout pour repartir sur une base propre », mais et si on nous demande de ressortir un mail vieux de plus d’un an, parce que c’est une preuve que l’on a bien fait telle action ou qu’on l’a bien demandé ?
Je vous vois déjà sourire, mais ne rigolez pas trop vite, ça m’est arrivé plus d’une fois de devoir chercher parmi une archive de 10 000 mails un mail envoyé 1 an et demi plus tôt pour désamorcer un conflit client sur un projet.
La gestion de la boîte mail est devenue une activité à part entière de notre job, une activité chronophage qui plus est. Sans compter que recevoir mail sur mail engendre du stress, de la pression, de la frustration également de ne pas arriver à gérer efficacement sa boîte mail. Certains se sentent même tellement dépassés par le volume de mails qu’ils reçoivent qu’ils prennent sur leur temps personnel pour les traiter et y répondre.
La messagerie électronique a créé un environnement de travail dans lequel les employés sont débordés et sous la pression constante de répondre quasi-instantanément aux demandes.
Alors, comment s’en sortir et reprendre efficacement le contrôle de sa boîte mail ?
La méthode CAP
Pour maîtriser sa boîte mail, il existe une méthode, la méthode CAP : Classement, Action, Poubelle.
C’est une méthode simple mais qui demande un peu d’investissement au départ, surtout lorsque l’on a des milliers de mails dans sa boîte de réception. Il est nécessaire de faire du ménage, de repartir sur de bonnes bases et d’appliquer la méthode à chaque réception de nouveaux mails.
Le principe est simple : on déroule point par point la méthode dès qu’on reçoit un mail.
1 ) Classement
S’agit-il d’un mail d’information ou d’un mail où l’on est en copie ? Alors on en prend connaissance et on le glisse dans une archive.
Le mail pourrait servir plus tard, mais ne nécessite pas d’y répondre ? Idem, on le glisse dans une archive.
2 ) Action
Si le mail nécessite une action de notre part, et si l’action prend moins de deux minutes à réaliser, alors on la réalise immédiatement.
Si l’action prend plus de deux minutes, on planifie dans ce cas l’action dans son calendrier.
Un bon moyen de le faire si vous utilisez Outlook est d’utiliser le système de flags (drapeaux), couplé au système de rappels de tâches.
3 ) Poubelle
Enfin, une fois le mail traité, si celui-ci ne contient pas d’informations qui peuvent nous servir, il part direction Corbeille.
Idem pour les mails d’information qui ne servent à rien : Corbeille !
Il faut arrêter avec ce syndrome du « on garde tout, on ne sait jamais ». Non seulement cela prend de la place en terme de stockage, et coûte à l’entreprise, mais en plus cela vous complique la vie pour rechercher un mail dans la masse.
Bien sûr, cette technique n’empêche pas les copieurs fous de continuer à envoyer une avalanche de mails (il faut travailler plus en profondeur ici), mais elle vous permettra au moins de reprendre le contrôle de votre boîte mail.
C’est l’A.B.C. de ce qu’est devenu la vie « moderne ». Très utile, mais aussi très encombrant…