7 pièges à éviter pour mieux gérer votre temps (et ce qu’il faut faire à la place)

On ne nous apprend jamais à mieux gérer notre temps

STOP !

Oui, gérer son temps est un défi de taille !

D'autant plus dans un monde où tout va de plus en plus vite, où l'on doit toujours faire plus en toujours moins de temps pour rester compétitif et ne pas se faire dépasser par la concurrence. La technologie et les outils informatiques accélèrent encore les choses : il n'a jamais été aussi simple de communiquer avec quelqu'un d'autre dans le monde qu'aujourd'hui. Sauf que tout ça, ça génère un nombre incalculable de mails et messages chaque jour. A traiter en plus du reste.

Et on croule encore plus rapidement qu'avant sous une surcharge de travail.

Comme n'importe quelle compétence, cela s'apprend, et demande du temps pour la maîtriser convenablement.

Le problème, c'est qu'à aucun moment on ne nous apprend à l'école ou à l'université à bien gérer notre temps, à planifier efficacement nos tâches, à prioriser, ou encore à gérer des projets en parallèle sans crouler sous les listes de tâches à rallonge.

Et une fois notre diplôme en poche, on est largué dans le monde de l'entreprise, où on fait face de plein fouet à cette jungle du "toujours plus vite", "toujours plus". On n'a pas appris à gérer cela, et personne ne nous l'apprend non plus dans l'entreprise. Tout le monde agit comme si c'était quelque chose d'inné, ou alors quelque chose d'utopiste que vous n'atteindrez jamais, la faute aux urgences quotidiennes.

Alors la plupart des personnes se résignent à la désorganisation qui règne au bureau.

Mais pas vous !

7 pièges à éviter pour garder la maîtrise de son temps

Piège n°1 : Confondre Urgence et Importance

Si tout est urgent, rien n'est urgent

Les urgences vous entraînent peu à peu dans un cercle vicieux et vous enferment dans un mode de travail réactif, plutôt que d'être dans l'anticipation et la proactivité.

Votre urgence, c'est de traiter l'important d'abord

Comment distinguer Urgence & Importance ?

Piège n°2 : Travailler + pour faire +

Le syndrome de l'objet brillant

Pour être totalement honnête, c'est une problématique que rencontre tout être humain.

Notre cerveau est naturellement attiré par tout ce qui est brillant, simple et rapide à traiter. Pourquoi ? Que vous traitiez un mail en 2 minutes, ou travailliez 2 heures sans interruption pour un projet, votre cerveau raisonne en terme de tâches et vois donc la même chose : 1 tâche de traitée, l'une en 2 minutes, l'autre en 2 heures. Il s'oriente donc naturellement vers le traitement quantitatif (avoir le plus de tâches finies à la fin de la journée) plutôt que le qualitatif (avoir travaillé sur ce qui est réellement important).

Comprendre le Principe de Pareto

On l'appelle également le principe du 20/80.

C'est un principe qui dit que 20% de quelque chose apporte 80% d'autre chose, et qui se vérifie dans de nombreux domaines :

Combattre le syndrome de la gratification immédiate et travailler plus intelligemment

Piège n°3 : Surcharger son planning et ne plus avoir de temps

Gérer les imprévus

Et concrètement, comment ça se passe ?

Piège n°4 : Ne pas s'accorder du temps pour soi

Et vos soirées ? Arrivez-vous à décompresser, ou passez-vous une partie de votre temps à rattraper votre retard et a traiter vos mails ?

Et bien vous êtes tombé dans le piège n°4 : vous ne vous accordez plus de temps pour vous, et votre esprit boucle h24 sur vos problèmes de gestion du temps.

Le résultat immédiat ?

Stress, Angoisse à répétition, Culpabilité de ne pas y arriver alors que ça a l'air de marcher pour les autres, et boule au ventre quand vous vous couchez et quand vous vous levez. Vous pensez constamment à votre planning, la montagne de choses qui vous attendent au bureau, vous n'arrivez pas à déconnecter, vous n'arrivez pas à vous reposer.

Vous savez où tout cela va vous mener ? Aux portes du burnout.

Et pour y avoir été, je peux vous garantir que ce n'est pas un endroit agréable.

Vous avez le droit (et le devoir) de prendre des pauses

Si une pointe de culpabilité apparaît lorsque vous vous levez pour déconnecter 5 minutes, rappelez-vous du piège n°2 : ce n'est pas parce qu'on passe plus de temps derrière son écran qu'on est plus efficace. C'est ok de vous accorder du temps pour vous ressourcer.

Comment faire pour s'accorder du temps ?

Piège n°5 : Sous-estimer l'importance de la phase de préparation

Et c'est encore plus vrai lorsque vous devez gérer un projet.

Plus votre voyage est préparé, moins vous aurez de mauvaises surprises, plus vous apprécierez ce moment de détente.

Et bien l'organisation c'est pareil : c'est la phase de préparation qui conditionne la réussite de tout le reste.

Je n'ai déjà pas le temps... Il faudrait que je travaille encore plus pour la phase de préparation ?

Votre manque de temps actuel ne viendrait-il pas d'un manque de préparation ?

Je vous propose de vous arrêter pendant 2 heures, d'arrêter de courir partout et d'être constamment dans le rouge, et de prendre 2 heures de votre temps pour vous isoler et prendre de la hauteur sur votre planning, votre liste de tâches et vos projets.

Piège n°6 : Ne pas savoir dire NON

Souvent, on n'ose pas dire NON ni à ses collègues, ni à son boss. Et on se retrouve avec de nouvelles choses à faire sur les bras, alors que le planning est déjà bien chargé.

Un collègue débarque dans le bureau et sollicite votre aide immédiate, alors que vous êtes sur quelque chose d'important. Il insiste, et finalement vous dites oui pour qu'il vous lâche la grappe et parte du bureau.Mais après coup vous vous rendez compte que ce qui ne devait prendre que 2 minutes en prendre au bas mot 30. Vous vous êtes encore fait roulé dans la farine.

Votre manager a un sujet urgent à traiter, qui a été priorisé par la Direction. Le problème c'est que c'est urgent à traiter, parce que quelqu'un quelque part dans la chaîne hiérarchique a été dans l'incapacité d'anticiper, de mettre une priorité, ou alors a simplement mis un degré d'urgence sur ce dossier parce qu'il ne sait pas travailler autrement. Bref, votre manager sait qu'il peut compter sur vous, vous dites oui, naturellement, et vous retrouvez avec une bombe à retardement sur les mains qui va remettre en cause tout votre planning des prochains jours.

Le pire c'est qu'après coup, vous culpabilisez de vous être encore fait avoir, de n'avoir pas su dire non. Vous en avez encore rajouté une couche sur un millefeuilles qui est déjà bien assez lourd comme ça. 

Osez dire NON à vos interlocuteurs

Dire NON de temps en temps, c'est l'assurance de garder la main mise sur votre planning : vous vous évitez ainsi de vous ajouter encore du travail alors que vous en avez déjà bien assez.

Lorsqu'on vient vous voir pour vous demander votre aide, refusez de traiter la problématique dans l'immédiat, et proposez un rendez-vous ultérieur, sur l'un de vos créneaux de disponibilité.

J'aborde le sujet en détail dans les 3 articles ci-dessous :

Piège n°7 : Laisser son attention se disperser

Grâce à ces technologies, nous avons gagné en réactivité, nous pouvons être informé du bon dossier au bon moment, nous pouvons collaborer plus efficacement entre collègues et services, même si l'un se trouve à Paris alors que l'autre est à Grenoble.

Mais tout n'est pas rose à l'ère de l'information : cette immédiateté du partage de l'information a profondément modifié nos comportements.

Nous passons notre temps à communiquer... à défaut de faire autre chose

Toujours plus d'informations à partager signifie toujours plus de mails à recevoir.

Avez-vous déjà fait l'exercice de voir combien de mails vous recevez par jour ? Vous allez voir, c'est édifiant !

Lorsque j'étais chef de projet sur des projets informatiques, une journée normale tournait autour de la centaine de mails. Qu'il faudrait bien sûr lire, traiter, répondre, avant la fin de la journée, par ailleurs déjà bien remplie, entre les réunions programmées et les tâches priorisées et planifiées.

Ce n'est tout simplement pas possible.

Nous vivons dans un monde de distractions

La seconde problématique de l'ère de l'information, c'est le volume ahurissant des notifications que l'on reçoit tous les jours.

Un mail reçu ? Pouf! notification. Un message Teams, suivi d'une réponse (la beauté de la messagerie instantanée) ? Pouf! 2 notifications pour le prix d'une.

On reçoit tellement de notifications que nos écrans finissent par clignoter dès que l'on essaye de travailler. Et ce n'est pas mieux du côté de nos smartphones.

Je ne sais pas vous mais je trouve que ces notifications minent notre attention. ça arrive de tous les côtés, et on se trouve bien démunis face à celles-ci : personne ne nous indique quoi faire face à elles, personne ne nous indique non plus comment nous en débarrasser. C'est une zone d'ombre que tout le monde veut éviter.

Le culte de la réponse immédiate

Le troisième problème de l'ère de l'information, c'est que comme il n'a jamais été si facile de communiquer avec les autres et d'envoyer un mail, on attend de vous que vous soyez réactifs dans votre réponse, voire même que vous le traitiez immédiatement.

Et c'est encore pire avec des messageries instantanées telles que Teams. Si vous ne répondez pas dans la minute, vous vous faites harceler et relancer par votre interlocuteur. Alors que vous pouvez être au téléphone, en réunion, en train de travailler sur un gros projet, etc... Mais peu importe : répondre à vos mails et vos messages sur Teams est devenu plus important que tout le reste.

Je vous conseille de vous fixer 2 créneaux pour lire et traiter vos mails dans la journée, et lorsque ceux-ci appellent à une réponse, d'ajouter la rédaction et l'envoi de cette réponse dans votre liste de tâche.

L'urgence trouve toujours un chemin (pour paraphraser le docteur Ian Malcolm dans Jurassic Park).

Comment concentrer son attention ?

Pour reprendre le contrôle de votre temps, commencez par rendre vos réunions plus efficaces

Voici les principaux avantages à utiliser l'application :

• Toutes vos réunions sont centralisées en un seul et même endroit.
  
• Vos réunions sont structurées et possède toutes un ordre du jour. D'ailleurs, chacun peut ajouter à l'ordre du jour le sujet qu'il souhaite pour la réunion.
  
• De nombreux modèles à votre disposition. Vous n'avez pas l'habitude de structurer vos réunions et vous ne savez pas par où commencer ? L'application le fait pour vous.
  
• Compte-rendu renseigné en temps réel. Plus besoin de passer du temps une fois la réunion terminée pour rédiger un compte-rendu exhaustif : Aster le fait pour vous, sous forme de RIDA : Relevé Information Décision Action.
  
• Envoi du Compte-rendu immédiat. Dès que la réunion est terminée, le compte-rendu est automatiquement envoyé à l'ensemble des participants. Les études menées montrent qu'un compte-rendu envoyé quelques heures ou quelques jours après la réunion n'est pas lu et en sert à rien. Avec Aster, c'est réglé.
  
• Intégration complète à Microsoft Teams, Outlook et Office365. Le smart assistant Asterapp se greffe par-dessus vos applications préférées. Vous utilisez donc la même interface que d'habitude. Aucun coût de formation à prévoir.

Ce qu'il faut retenir

Prenez régulièrement le temps (au minimum 1 fois par mois) pour prendre le recul nécessaire, et observer votre organisation du moment afin de vérifier que vous n'êtes pas retombé dans un de ces travers 😉

Et vous, quelles sont les plus grosses problématiques auxquelles vous faites face au quotidien et qui vous empêchent de gérer efficacement votre temps et de traiter vos priorités ?