pièges à éviter pour mieux gérer votre temps
Vous êtes débordé, surchargé, vous travaillez sans cesse à l'arrache. Tous les jours, vous avez votre lot d'urgences toutes plus urgentes les unes que les autres à traiter. Face à cette situation inconfortable, vous vous êtes dit que :

Votre temps est votre ressource la plus précieuse, et que vous devez en prendre soin.

Après quelques recherches sur Google, vous êtes tombé sur des conseils pour mieux gérer votre temps {lien 12 lois gestion du temps}, et vous avez même trouvé une méthode de productivité simple et efficace, qui apporte des résultats exceptionnels pour tous ceux qui s'y mettent. 


Oui mais voilà : dans votre cas, ça n'a pas fonctionné. Vous avez pourtant essayé, mais à chaque fois que vous faites l'effort de planifier votre journée, il y a une urgence absolue qui vient bousculer votre planning. A la fin de la journée, le constat est toujours le même : vous n'avez pas réussi à faire ce que vous comptiez faire aujourd'hui.


Vous ne comprenez pas pourquoi cette méthode fonctionne pour les autres mais pas pour vous. Le secret que personne ne vous dit sur Internet, c'est que peu importe la méthode que vous choisissez, il existe des erreurs courantes qui vous empêchent systématiquement d'atteindre vos objectifs. Et ces erreurs, nous les faisons tous un jour.


Avant de vous lister les 7 erreurs les plus courantes en matière de gestion du temps et de vous indiquer ce qu'il faut faire à la place, je vais m'attarder sur un point primordial.

On ne nous apprend jamais à mieux gérer notre temps

Le problème, quand on commence à se demander pourquoi ça marche chez les autres, mais pas pour nous, c'est qu'on finit systématiquement à se dire qu'on est le problème. Alors on culpabilise. On se dévalorise. On se décourage. Et on se dit que de toute manière quoi qu'on fasse on n'arrivera jamais à s'organiser, anticiper les choses, prioriser, etc... Alors on tombe dans le fatalisme et on s'enferme dans un cercle vicieux.


STOP !

Oui, gérer son temps est un défi de taille !

D'autant plus dans un monde où tout va de plus en plus vite, où l'on doit toujours faire plus en toujours moins de temps pour rester compétitif et ne pas se faire dépasser par la concurrence. La technologie et les outils informatiques accélèrent encore les choses : il n'a jamais été aussi simple de communiquer avec quelqu'un d'autre dans le monde qu'aujourd'hui. Sauf que tout ça, ça génère un nombre incalculable de mails et messages chaque jour. A traiter en plus du reste.

Et on croule encore plus rapidement qu'avant sous une surcharge de travail.

Alors oui, gérer son temps est un défi de taille. Mais, et j'insiste sur ce point, la gestion du temps n'est pas inné. On ne naît pas avec ce talent naturel ou non.

Comme n'importe quelle compétence, cela s'apprend, et demande du temps pour la maîtriser convenablement.

Le problème, c'est qu'à aucun moment on ne nous apprend à l'école ou à l'université à bien gérer notre temps, à planifier efficacement nos tâches, à prioriser, ou encore à gérer des projets en parallèle sans crouler sous les listes de tâches à rallonge.

Et une fois notre diplôme en poche, on est largué dans le monde de l'entreprise, où on fait face de plein fouet à cette jungle du "toujours plus vite", "toujours plus". On n'a pas appris à gérer cela, et personne ne nous l'apprend non plus dans l'entreprise. Tout le monde agit comme si c'était quelque chose d'inné, ou alors quelque chose d'utopiste que vous n'atteindrez jamais, la faute aux urgences quotidiennes.

Alors la plupart des personnes se résignent à la désorganisation qui règne au bureau.

Mais pas vous !

Vous en avez marre de subir vos journées de travail à rallonge, de ressentir stress et angoisse + de 8 heures par jour au travail, d'avoir une boule au ventre le weekend parce que vous pensez au boulot et à tout ce qu'il vous reste encore à faire.

Vous souhaitez reprendre le contrôle de votre temps, et pour ça vous devez connaître les 7 pièges les + courants en gestion du temps, et ce que vous devez faire pour éviter de tomber dedans.

7 pièges à éviter pour garder la maîtrise de son temps

Les 7 erreurs les plus courantes qui vous empêchent d'être efficace au quotidien sont :
  1. 1
    Confondre Urgence et Importance
  2. 2
    Travailler plus pour faire plus
  3. 3
    Surcharger votre planning et ne plus avoir de temps disponible
  4. 4
    Ne pas vous accorder du temps pour vous
  5. 5
    Sous-estimer l'importance de la phase de préparation / planification
  6. 6
    Ne pas savoir dire NON
  7. 7
    Laisser votre attention se disperser

Piège n°1 : Confondre Urgence et Importance

Avez-vous déjà compté le nombre d'urgences qui vous sont tombées dessus cette semaine (incidents impactant, dossier à boucler en urgence, urgence décidée par votre hiérarchie, repriorisation d'un projet, tâche à traiter aujourd'hui car échéance rapprochée, etc...) ? Vraiment, prenez deux minutes, faites l'exercice et dites-moi dans les commentaires à combien vous êtes : 1 ? 5 ? + de 10 ?

Si tout est urgent, rien n'est urgent

La plupart du temps, ces urgences n'en sont pas réellement, et relèvent simplement d'un manque d'anticipation et d'organisation, soit au niveau de l'entreprise, soit chez vos collègues, soit chez vous. Le plus probable étant un mix des 3 !


Le problème, c'est que ces tâches urgentes prennent le pas sur tout le reste. Mais après coup lorsqu'on les analyse on se rend compte qu'elles n'apportent que peu de valeur ajoutée et de résultats.

Vaut-il mieux passer son temps à éteindre des feux qui se déclarent partout simultanément, ou sensibiliser les personnes aux risques d'incendie tout en remplaçant les matériaux inflammables par des matériaux ignifuges (résistants au feu) ?

On se cantonne à traiter les urgences, mais avez-vous remarqué qu'on ne prend que rarement le temps de travailler sur la cause profonde de cette urgence ? Pourquoi ? Car cela demande un travail en profondeur, donc de pouvoir se concentrer, donc du temps, donc d'éviter d'être dérangé toutes les cinq minutes pour traiter la dernière urgence à la mode.

Les urgences vous entraînent peu à peu dans un cercle vicieux et vous enferment dans un mode de travail réactif, plutôt que d'être dans l'anticipation et la proactivité.

Votre urgence, c'est de traiter l'important d'abord

Les tâches importantes viennent toujours en second plan alors que vous devriez y consacrer tout votre temps. La priorité doit donc être mis non pas sur les urgences, mais bien sur tout ce qui est important, impactat et qui apporte des résultats concrets. C'est pour ces tâches que vous avez été recruté. Et ce sont celles-ci qui vont vous permettre d'apporter de la valeur dans votre métier.


Pas de traiter des urgences que les autres contribuent eux-mêmes à créer.


Bien souvent, les urgences n'en sont pas réellement et relèvent d'un manque d'anticipation et d'organisation. L'important vient toujours en second plan alors que vous devriez y consacrer tout votre temps, puisque ce sont ces tâches qui vont vous permettre d'apporter de la valeur dans votre métier.

Comment distinguer Urgence & Importance ?

  • Commencez par vous rappeler que ce qui est urgent pour quelqu'un ne l'est pas forcément pour quelqu'un d'autre. Vous ne pouvez pas travailler constamment en mode sauveur pour essayer de rattraper le manque d'anticipation des autres. Vos priorités du jour ont la priorité sur ce type d'urgence.
  • Ensuite, essayez de creuser ce qui se cache derrière cette demande urgente : tout le monde n'a pas la même notion. Certains s'attendent à ce que le sujet soit traité et clôturé, d'autres s'attendent à ce qu'il soit bien avancé, quand d'autres enfin n'attendent qu'un simple retour de votre part du style "ok pris en compte" ou encore "ok ce sera traité à telle date".
  • Définissez ce que l'on attend exactement de vous, puis analysez le temps nécessaire à la réalisation de cette demande. Mettez cette donnée en perspective avec votre propre planing pour voir s'il est possible de le réaliser dans les temps ou non. Si ce n'est pas possible, il vous faudra dans ce cas arbitrer : "ok, je traite cette urgence, mais en contrepartie telle tâche ou tel projet doit être décalé".
  • Vous pouvez également utiliser la célèbre matrice de Eisenhower, pour distinguer vos tâches urgentes de vos tâches importantes.
matrice Eisenhowder

Piège n°2 : Travailler + pour faire +

Lorsqu'on est ric-rac dans son planning, la seule possibilité que l'on voit afin de gagner en efficacité et de rattraper son retard, c'est de travailler plus pour pouvoir en faire plus. Le problème en faisant ça, c'est que ça ne résout rien. Vous allez simplement vous donner plus de temps pour faire votre travail, et celui-ci va occuper le temps que vous lui donnez.


Vous travaillerez sûrement à un instant t avec moins d'intensité mais à la fin de la journée vous n'aurez pas le sentiment d'avoir fait plus de choses : vous aurez toujours cette sensation de perdre votre temps, d'avoir des tâches en suspend, etc...

La clé pour gagner en efficacité ce n'est pas de travailler plus, c'est de travailler mieux.

Vous pouvez passer votre journée (et votre soirée) à traiter un nombre incalculable de tâches, à courir partout, mais ces tâches ont-elles un impact et de la valeur derrière ? Vous n'êtes peut-être qu'occupé par des tâches sans importance, alors qu'au contraire vous devriez passer la majorité de votre temps sur les tâches importantes, qui sont le cœur de votre métier.

Le syndrome de l'objet brillant

Ne culpabilisez pas, ne vous dévalorisez pas, vous êtes loin d'être seul à avoir cette problématique.

Pour être totalement honnête, c'est une problématique que rencontre tout être humain.

Notre cerveau est naturellement attiré par tout ce qui est brillant, simple et rapide à traiter. Pourquoi ? Que vous traitiez un mail en 2 minutes, ou travailliez 2 heures sans interruption pour un projet, votre cerveau raisonne en terme de tâches et vois donc la même chose : 1 tâche de traitée, l'une en 2 minutes, l'autre en 2 heures. Il s'oriente donc naturellement vers le traitement quantitatif (avoir le plus de tâches finies à la fin de la journée) plutôt que le qualitatif (avoir travaillé sur ce qui est réellement important).

C'est ce que j'appelle le syndrome de l'objet brillant, ou encore le syndrome de la gratification immédiate. C'est une des causes de la procrastination, et vous devez apprendre à la reconnaître et à la combattre.

Comprendre le Principe de Pareto

Êtes-vous familier avec le Principe de Pareto ?

On l'appelle également le principe du 20/80.

C'est un principe qui dit que 20% de quelque chose apporte 80% d'autre chose, et qui se vérifie dans de nombreux domaines :

  • 20% de votre temps apportent 80% de vos résultats
  • 20% de clients difficiles apportent 80% de vos problématiques à gérer
  • etc ...
Ces 20% de tâches qui apportent 80% de votre valeur, ce sont vos tâches importantes, celles pour lesquelles vous devez trouver du temps.

Combattre le syndrome de la gratification immédiate et travailler plus intelligemment

  • Avant de vous jeter aveuglément dans votre liste de tâches, prenez deux minutes pour penser à chaque action en terme d'impact et de résultats, pour vérifier s'il s'agit d'être réellement efficace ou seulement de faire plaisir à votre cerveau.
  • Découpez autant que possible vos tâches et projets en blocs de travail de durée similaire. Cela trompera votre cerveau puisqu'il n'y aura plus de tâches rapide et facile à traiter, mais uniquement des blocs de travail d'1 heure par exemple. Vous pouvez également regrouper vos tâches sur un seul et même bloc de travail, par exemple pour traiter vos mails.
  • Comprenez les fondements du Principe de Pareto, et concentrez votre attention sur le 20% de votre temps qui apportera 80% de vos résultats

Piège n°3 : Surcharger son planning et ne plus avoir de temps

La troisième erreur que l'on réalise lorsqu'on cherche à mieux gérer son temps est de surcharger son planning et paradoxalement de ne plus avoir de temps disponible.


C'est en effet tentant de planifier toutes vos tâches sur la moindre parcelle de temps disponible sur votre journée ou votre semaine. Et cela part d'une bonne intention : pouvoir traiter votre liste de tâches dès que possible, rattraper votre retard et même prendre de l'avance sur vos projets, plutôt que d'être toujours pris par le temps. 


Mais en faisant ça, il y a une variable que vous n'avez pas pris en compte : l'imprévu. Car oui, même si les urgences n'en sont que rarement, les imprévus cela arrive. Qu'il s'agisse de dépanner un collègue, de passer plus de temps que prévu sur votre projet, de se retrouver dans une réunion qui s'éternise, etc... L'imprévu arrive, et si votre planning est déjà chargé à bloc, l'imprévu va se tailler la place qui va bien, quitte à exploser tout le reste.

Gérer les imprévus

Non je n'ai pas craqué mon slip, je vous demande bien de gérer l'imprévu.

Et concrètement, comment ça se passe ?

  • Lorsque vous estimez le temps nécessaire à la réalisation d'une tâche, ajoutez systématiquement 20%. Nous sommes en effet mauvais dans tout ce qui est prédiction et nous sous-estimons continuellement le temps nécessaire à la réalisation de quelque chose. Prenez par exemple la construction d'une maison si vous ne me croyez pas : ça finit rarement dans les temps.
  • Si vous rencontrez des difficultés à estimer le temps nécessaire à une tâche, c'est que celle-ci est trop volumineuse : divisez-là en tâches plus petites jusqu'à être en capacité d'estimer le temps que ça vous demandera.
  • Lorsque vous êtes invité à une réunion, prévoyez une plage de 15 minutes avant et après la réunion sur laquelle vous serez indisponible. Cela vous assurera de toujours être à l'heure, d'arriver préparé en réunion, et d'éviter d'être en retard à la suivante si celle-ci s'éternise.
  • Enfin, réservez toujours 20% de votre temps pour traiter le tout venant, les imprévus du jour, etc... Il s'agit des créneaux de disponibilité, qui vont vous permettre d'être en mesure et d'absorber tout ce qui peut tomber et n'est pas prévu, sans pour autant que cela remette en cause le planning de la journée ou que vous finissiez à 21h le soir.

Piège n°4 : Ne pas s'accorder du temps pour soi

Comment se déroule une journée type de travail pour vous ?


Hmmmm, laissez-moi deviner : vous avez du mal à gérer tout ce que vous aviez prévu à la base, du coup vous sacrifiez vos temps de pause, et vous avez en catimini un sandwich au-dessus de votre clavier (quand vous en avez le temps) ?

Et vos soirées ? Arrivez-vous à décompresser, ou passez-vous une partie de votre temps à rattraper votre retard et a traiter vos mails ?

Et bien vous êtes tombé dans le piège n°4 : vous ne vous accordez plus de temps pour vous, et votre esprit boucle h24 sur vos problèmes de gestion du temps.

Le résultat immédiat ?

Stress, Angoisse à répétition, Culpabilité de ne pas y arriver alors que ça a l'air de marcher pour les autres, et boule au ventre quand vous vous couchez et quand vous vous levez. Vous pensez constamment à votre planning, la montagne de choses qui vous attendent au bureau, vous n'arrivez pas à déconnecter, vous n'arrivez pas à vous reposer.

Vous savez où tout cela va vous mener ? Aux portes du burnout.

Et pour y avoir été, je peux vous garantir que ce n'est pas un endroit agréable.

Vous avez le droit (et le devoir) de prendre des pauses

Avoir du temps Off est nécessaire : pour votre corps, pour votre esprit. Cela vous permet de respirer un grand coup, de déconnecter temporairement du travail. Votre cerveau se réoxygène, se ressource quelques instants et vous permet ainsi de rattaquer bien souvent au plus fort de vos capacités.

Vous avez le droit (et le devoir) de prendre des pauses.

Ne serait-ce que pour rester efficace, maintenir un niveau constant d'énergie tout au long de la journée et ne pas être totalement flagada le soir en rentrant chez vous.

Si une pointe de culpabilité apparaît lorsque vous vous levez pour déconnecter 5 minutes, rappelez-vous du piège n°2 : ce n'est pas parce qu'on passe plus de temps derrière son écran qu'on est plus efficace. C'est ok de vous accorder du temps pour vous ressourcer.

Comment faire pour s'accorder du temps ?

  • Organisez-vous des pauses, même si ce n'est que 5 minutes toutes les deux heures. Allez prendre un thé ou un café, profitez-en pour faire un tour dehors, prenez le temps de déjeuner. Vous pouvez même profiter de la pause 12 - 14h pour aller vous dépenser et faire du sport.
  • Forcez-vous à partir avant 18 heures par exemple et à ne plus traiter vos mails le soir de chez vous. Vous pouvez commencer par appliquer cette règle un jour par semaine, si c'est trop compliqué de la tenir tous les jours, puis d'augmenter progressivement jusqu'à couvrir la semaine complète.

Piège n°5 : Sous-estimer l'importance de la phase de préparation

Le cinquième piège le plus important en matière de gestion du temps est de clairement sous-estimer l'importance de la phase de préparation, alors qu'il s'agit de la phase la plus importante et sur laquelle vous devriez passer le plus de temps.

Et c'est encore plus vrai lorsque vous devez gérer un projet.

La préparation est la clé de la réussite d'un projet et d'une organisation réussie.

Lorsque vous partez en voyage à l'autre bout du monde, vous avez tout un tas de choses à réaliser avant de monter dans l'avion : faire votre valise, réserver un parking à l'aéroport pour votre titine, obtenir votre visa, vérifier la validité de votre passeport, réserver un hôtel et des activités sur site, faire un planning, repérer les bons restos, etc...

Plus votre voyage est préparé, moins vous aurez de mauvaises surprises, plus vous apprécierez ce moment de détente.

Et bien l'organisation c'est pareil : c'est la phase de préparation qui conditionne la réussite de tout le reste.

Je n'ai déjà pas le temps... Il faudrait que je travaille encore plus pour la phase de préparation ?

Non, je ne vous demande pas de travailler plus, mais de travailler différemment.

Votre manque de temps actuel ne viendrait-il pas d'un manque de préparation ?

Je vous propose de vous arrêter pendant 2 heures, d'arrêter de courir partout et d'être constamment dans le rouge, et de prendre 2 heures de votre temps pour vous isoler et prendre de la hauteur sur votre planning, votre liste de tâches et vos projets.

  • Prenez le temps d'analyser ce que vous devez faire, et comment vous devriez le faire.
  • Découpez vos tâches et vos projets en de plus petites unités de temps, afin de faciliter la planification de ces tâches.
  • Pour chaque tâche, prenez le temps d'estimer le temps nécessaire à sa réalisation
  • Identifier les tâches qui en nécessitent d'autres (les fameux prérequis) : En projet, c'est notamment ce que l'on peut voir grâce à un diagramme de Gantt.

Exemple d'un diagramme de Gantt

  • Utilisez la méthode ABCDE pour prioriser vos tâches et ainsi savoir d'un coup d’œil ce que vous devez faire et quand vous devez le faire.

A – A faire en priorité, action immédiate

B – Besoin à satisfaire, nécessité. Ne pas le faire risque de provoquer des ennuis plus tard

C – Confortable, commode, action que l’on aime bien faire, ou une bonne occasion qui se présente

D – Délégable, action que l’on pourrait éventuellement faire faire par un autre

E – Evitable, éliminable

  • Enfin, planifiez dans le temps vos tâches, tout en prenant garde de ne pas tomber dans le piège n°3.

Piège n°6 : Ne pas savoir dire NON

Souvent, on n'ose pas dire NON ni à ses collègues, ni à son boss. Et on se retrouve avec de nouvelles choses à faire sur les bras, alors que le planning est déjà bien chargé.

Un collègue débarque dans le bureau et sollicite votre aide immédiate, alors que vous êtes sur quelque chose d'important. Il insiste, et finalement vous dites oui pour qu'il vous lâche la grappe et parte du bureau.Mais après coup vous vous rendez compte que ce qui ne devait prendre que 2 minutes en prendre au bas mot 30. Vous vous êtes encore fait roulé dans la farine.

Votre manager a un sujet urgent à traiter, qui a été priorisé par la Direction. Le problème c'est que c'est urgent à traiter, parce que quelqu'un quelque part dans la chaîne hiérarchique a été dans l'incapacité d'anticiper, de mettre une priorité, ou alors a simplement mis un degré d'urgence sur ce dossier parce qu'il ne sait pas travailler autrement. Bref, votre manager sait qu'il peut compter sur vous, vous dites oui, naturellement, et vous retrouvez avec une bombe à retardement sur les mains qui va remettre en cause tout votre planning des prochains jours.

Le pire c'est qu'après coup, vous culpabilisez de vous être encore fait avoir, de n'avoir pas su dire non. Vous en avez encore rajouté une couche sur un millefeuilles qui est déjà bien assez lourd comme ça. 

Osez dire NON à vos interlocuteurs

Dire NON de temps en temps, c'est l'assurance de garder la main mise sur votre planning : vous vous évitez ainsi de vous ajouter encore du travail alors que vous en avez déjà bien assez.

Lorsqu'on vient vous voir pour vous demander votre aide, refusez de traiter la problématique dans l'immédiat, et proposez un rendez-vous ultérieur, sur l'un de vos créneaux de disponibilité.

J'aborde le sujet en détail dans les 3 articles ci-dessous :

Piège n°7 : Laisser son attention se disperser

Les technologies de l'information ont tout accéléré. Aujourd'hui, l'information circule de manière instantanée. Il n'y a qu'à voir comment les nouvelles font le tour du monde dans les principaux journaux télévisés pour s'en rendre compte.

Grâce à ces technologies, nous avons gagné en réactivité, nous pouvons être informé du bon dossier au bon moment, nous pouvons collaborer plus efficacement entre collègues et services, même si l'un se trouve à Paris alors que l'autre est à Grenoble.

Mais tout n'est pas rose à l'ère de l'information : cette immédiateté du partage de l'information a profondément modifié nos comportements.

Nous passons notre temps à communiquer... à défaut de faire autre chose

Toujours plus d'informations à partager signifie toujours plus de mails à recevoir.

Avez-vous déjà fait l'exercice de voir combien de mails vous recevez par jour ? Vous allez voir, c'est édifiant !

Lorsque j'étais chef de projet sur des projets informatiques, une journée normale tournait autour de la centaine de mails. Qu'il faudrait bien sûr lire, traiter, répondre, avant la fin de la journée, par ailleurs déjà bien remplie, entre les réunions programmées et les tâches priorisées et planifiées.

Ce n'est tout simplement pas possible.

Le mail est le fléau du 21ème siècle !

Nous vivons dans un monde de distractions

La seconde problématique de l'ère de l'information, c'est le volume ahurissant des notifications que l'on reçoit tous les jours.

Un mail reçu ? Pouf! notification. Un message Teams, suivi d'une réponse (la beauté de la messagerie instantanée) ? Pouf! 2 notifications pour le prix d'une.

On reçoit tellement de notifications que nos écrans finissent par clignoter dès que l'on essaye de travailler. Et ce n'est pas mieux du côté de nos smartphones.

Je ne sais pas vous mais je trouve que ces notifications minent notre attention. ça arrive de tous les côtés, et on se trouve bien démunis face à celles-ci : personne ne nous indique quoi faire face à elles, personne ne nous indique non plus comment nous en débarrasser. C'est une zone d'ombre que tout le monde veut éviter.

Le culte de la réponse immédiate

Le troisième problème de l'ère de l'information, c'est que comme il n'a jamais été si facile de communiquer avec les autres et d'envoyer un mail, on attend de vous que vous soyez réactifs dans votre réponse, voire même que vous le traitiez immédiatement.

Et c'est encore pire avec des messageries instantanées telles que Teams. Si vous ne répondez pas dans la minute, vous vous faites harceler et relancer par votre interlocuteur. Alors que vous pouvez être au téléphone, en réunion, en train de travailler sur un gros projet, etc... Mais peu importe : répondre à vos mails et vos messages sur Teams est devenu plus important que tout le reste.

Sauf qu'un mail n'est par définition pas urgent. Vous avez même le devoir de ne pas les traiter rapidement, afin d'éduquer vos collègues.

Je vous conseille de vous fixer 2 créneaux pour lire et traiter vos mails dans la journée, et lorsque ceux-ci appellent à une réponse, d'ajouter la rédaction et l'envoi de cette réponse dans votre liste de tâche.

L'urgence trouve toujours un chemin (pour paraphraser le docteur Ian Malcolm dans Jurassic Park).

Ian Malcolm - Jurassic Park

Comment concentrer son attention ?

  • Commencez par éliminer les distractions lorsque vous vous mettez sur un dossier ou un projet : passez votre téléphone sur silencieux, coupez votre messagerie, etc...
  • Choisissez le bon canal de communication, et n'envoyez un mail ou un message Teams que lorsque cela s'avère nécessaire. Si une visio ou un coup de téléphone vous semble plus approprié, n'hésitez pas
  • Réduisez le nombre de vos destinataires au strict minimum et évitez autant que possible d'envoyer des mails en Copie ou en Copie cachée.
  • Comprenez bien qu'un mail n'appelle pas nécessairement une réponse. On a pu vous transférer un message "pour information", sans attendre forcément quelque chose de vous derrière. Et dans ce cas, c'est ok de ne pas répondre. Un mail n'est de toute façon pas urgent, quoi qu'en dise votre interlocuteur.
  • Lorsque vous attaquez un projet, isolez-vous, rendez-vous difficilement joignable, afin de ne pas être interrompu et d'avancer plus efficacement.

Pour aller + loin : Je parle de toutes ces techniques pour retrouver votre concentration dans un monde de distractions bien plus en détail dans cet article.

Vous souhaitez reprendre le contrôle de votre temps mais vous ne savez pas par où commencer ?

Je vous propose un accompagnement coaching personnalisé et sur mesure afin que vous puissiez optimiser vos journées, prioriser vos actions et gagner en efficacité et en sérénité.


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Qu'en dites-vous ?

Ce qu'il faut retenir

Si vous souhaitez garder la maîtrise de votre temps, vous devez faire attention à ne pas tomber dans l'un des 7 pièges les plus courants en matière de gestion du temps :
  1. 1
    Utilisez la matrice de Eisenhower ou la méthode ABCDE pour distinguer vos tâches importantes de vos tâches urgentes
  2. 2
    Pensez en terme de résultats et d'impacts plutôt qu'en nombre de tâches accomplies
  3. 3
    Ménagez-vous toujours des créneaux "disponible" dans votre agenda, pour traiter le tout-venant ou les imprévus qui pourraient tomber
  4. 4
    Accordez-vous du temps personnel, obligez-vous par exemple à quitter le bureau à 18 heures et à ne pas consulter vos mails le soir à la maison.
  5. 5
    Prenez le temps de préparer votre travail, vos projets, de prioriser et de planifier. La phase de préparation est la clé de l'efficacité.
  6. 6
    Osez dire NON à vos interlocuteurs, et évitez ainsi de vous rajouter encore du travail alors que vous en avez déjà bien assez.
  7. 7
    Éliminez les distractions, et entraînez votre cerveau à se reconcentrer sur un seul sujet, sans interruption, plusieurs dizaines de minutes ou heures d'affilée.
Ces erreurs sont courantes, même pour les personnes averties. Il est très facile de retomber dedans sans y faire attention.


Prenez régulièrement le temps (au minimum 1 fois par mois) pour prendre le recul nécessaire, et observer votre organisation du moment afin de vérifier que vous n'êtes pas retombé dans un de ces travers 😉

Et vous, quelles sont les plus grosses problématiques auxquelles vous faites face au quotidien et qui vous empêchent de gérer efficacement votre temps et de traiter vos priorités ?

Thibault Baheux

A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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