Comment avoir une concentration maximale au travail

Comment avoir une concentration maximale au travail ?

9 secondes.

C’est la durée d’attention de la génération des millenials (la fameuse génération Y, tous ceux qui sont nés dans les années 80 / 90), celle qui a grandi avec les écrans connectés, qui a dansé au rythme des Britney Spears et des 2B3.

8 secondes, c’est la durée maximale de l’attention d’un poisson rouge.

En clair : nous ne valons pas mieux que des poissons rouges.

Bruno Patino a fait cet amer constat dans son livre « La civilisation du poisson rouge : petit traité sur le marché de l’attention ».

Ça laisse songeur …

L’ère de l’immédiateté

A l’ère de l’information et des technologies de l’information, nous sommes de plus en plus distraits et interrompus : boîte mail, réseaux sociaux, notifications en tout genre, messageries instantanées, Intranet, coups de téléphone, interruptions physiques, etc…

Nous avons troqué nos journées de travail, qui s’étalaient sur des plages horaires fixes, contre des moments de travail, entre deux réunions, deux coups de téléphone, deux mails « urgents » à traiter …

Nous passons notre temps à traiter des urgences (parfois non avérées), à éteindre des incendies, plutôt que de nous concentrer sur les causes premières de ces problématiques, et d’éradiquer le mal à sa racine.

Le travail en profondeur, la clé de l’efficacité

En vérité, nous subissons tout autant les interruptions que notre incapacité à nous concentrer longuement sur un travail donné. Nous devons retrouver notre attention et notre capacité à nous concentrer intensément sur un problème pendant plusieurs heures. C’est à ce moment-là, et uniquement à celui-ci, que nous sommes capables de donner le meilleur de nous-mêmes et d’être réellement productif.

Il faut retrouver sa capacité à faire du travail en profondeur, à pouvoir se concentrer de manière absolue plusieurs heures d’affilée sur une tâche.

Comme le dit Cal Newport dans son livre « Deep Work : retrouver la concentration dans un monde de distractions », l’attention, c’est ce sur quoi nous choisissons de nous concentrer et ce que nous décidons d’ignorer.

Le problème, c’est que pour apporter de la valeur dans son travail, pour être efficace et productif, il est nécessaire de traiter les tâches à forte valeur ajoutée. Faire du travail en profondeur.

Et qui dit travail en profondeur dit pouvoir maintenir un haut niveau de concentration.

Alors comment avoir une concentration maximale au travail ? Comment maintenir ce niveau de concentration jour après jour ?

Je te livre 8 clés te permettant de (re)trouver concentration au travail.

Comment avoir une concentration maximale au travail en 8 étapes ?

1 ) La méthode des blocs

Le principe de cette méthode est simple : il s’agit d’avancer par blocs de travail ininterrompus.

Pour cela, tu dois dédier des blocs de travail intense dans ton agenda, et regrouper les tâches similaires sur le même créneau. A toi de fixer la durée de ces blocs de travail, en fonction de ton métier, de tes contraintes, et de ta capacité à travailler intensément sur un sujet de manière ininterrompue.

Personnellement, je considère qu’un bloc de 2 heures est un bon compromis : cela permet de s’isoler suffisamment longtemps pour vraiment avancer dans son travail, tout en gardant de la flexibilité dans sa journée.

Je peux ainsi réagir face à une urgence ou un imprévu de dernière minute, et intercaler une ou deux réunions dans mon agenda, qui n’étaient pas planifiées jusqu’alors.

Par contre, cela ne marche que si tu coupes toute source de distractions et d’interruptions. Donc :

  • Ferme ta boîte mail et ta messagerie instantanée, type Teams ou Slack, ou à défaut mets-toi en statut “Occupé” ou “Ne pas déranger”.
  • Passe ton téléphone en silencieux.
  • Désactive toutes les notifications que tu peux désactiver, aussi bien sur ton ordinateur que sur ton téléphone.
  • Isole-toi autant que possible : porte du bureau fermée, salle de réunion réservée, télétravail à la maison ou dans un espace de coworking, et…

Cela réduira les sources de distractions à néant, et t’évitera d’être tenté de papillonner à droite à gauche. En éliminant les distractions et les interruptions, tout porte ainsi toute ton attention sur une seule chose : le travail que tu dois accomplir.

Tu seras surpris de voir tout ce que l’on peut faire en 2 heures sans être interrompu et sans être sans cesse dérangé.

2 ) En finir avec le multitâche

On pense être productif en effectuant 2 choses en parallèle. Mais c’est un mythe dont il faut se débarrasser au plus vite !

Qui dit multitâches dit interruptions permanentes : ton cerveau passe sans cesse d’une tâche à l’autre, n’arrive pas à se concentrer sur les deux à la fois, et n’arrive pas non plus à oublier ce qui n’est pas terminé.

L’INSERM, L’université de Stanford et le MIT sont tous unanimes :

Le multitâche nuit à la productivité et à la concentration.

Comment ?

  • Le cerveau interrompt temporairement notre attention lorsqu’on bascule entre 2 tâches. Du coup à chaque fois que l’on passe d’une tâche à une autre, il y a un temps d’adaptation à prévoir.
  • Le multitâche demande plus d’énergie car cela nécessite plus d’informations à traiter que le monotâche
  • C’est aussi source d’erreurs supplémentaires. Comme on bascule d’une tâche à l’autre sans cesse (le cerveau ne sait pas traiter 2 tâches vraiment en parallèle), il y a un risque de surcharge mémorielle ou d’informations mélangées, ce qui est propice aux erreurs humaines.
  • Il encombre inutilement la mémoire. Le cerveau est particulièrement doué pour retenir les tâches en suspend et non-terminées. C’est d’ailleurs ce que l’on nomme l’effet Zeigarnik. Du coup on s’éparpille plutôt que de se concentrer sur une seule tâche à la fois.
  • Enfin à terme, le multitâche mène à l’épuisement mental.

Cela peut te paraître contre-intuitif, mais le multitâche n’est pas la clé de la productivité et de l’efficacité. C’est même tout le contraire : le multitâche finira par te mener aux portes du burnout.

Nous sommes, nous les humains, câblés par nature pour traiter des tâches en mode séquentiel : l’une après l’autre, et nous pouvons être très efficace comme cela.

Le multitâche, à savoir le traitement de tâches en parallèle, n’est possible que pour un ordinateur.

3 ) Le droit à la déconnexion

Les entreprises mettent en avant des systèmes et des applications de collaboration, des messageries instantanées, des réseaux sociaux internes à l’entreprise, sans spécifier les règles qui régissent ces outils.

Résultat, les outils de communication se multiplient, les collaborateurs sont toujours plus connectés, plus disponibles, et donc plus interrompus, au détriment de leur capacité de concentration.

Et oui car le mot-clé de ces applications, c’est : instantané. Du coup tes interlocuteurs t’envoie un message et s’attendent littéralement à ce que tu arrêtes tout ce que tu étais en train de faire, pour répondre immédiatement à leur message.

Tu as beau être occupé ou en réunion, rien à faire : ils attendent de l’immédiateté de ta part.

Sauf que… rien ne nécessite de répondre du tac au tac, sauf une urgence avérée. Et s’il y a urgence, crois-moi que les gens t’appelleront plutôt que de t’envoyer un message avec plein de “!!!!!!!!!” sur Teams.

Tu connais sûrement le droit à la déconnexion, qui stipule que tu n’es pas tenue de lire ou même de répondre aux mails, textos et compagnie de tes collègues, managers et de ton employeur, une fois ta journée de travail terminée.

Et bien je te propose de mettre la même chose en place durant ta journée de travail : le droit de te déconnecter de ces outils de messagerie et de ne pas répondre à toutes les sollicitations en instantanée.

Utilise ces outils en mode asynchrone, comme pour les mails. Un message n’amène pas nécessairement une réponse immédiate. Comme pour les mails où il est admis que l’on peut mettre 24 à 48 heures pour y répondre, adopte un fonctionnement similaire avec ta messagerie instantanée d’entreprise.

Tu as le droit (et le devoir) de ne pas être tout le temps disponible, afin de te concentrer sur ce qui est véritablement important.

4 ) Travailler sa volonté

La volonté est un muscle, et comme tout muscle si on ne le travaille pas, il se fatigue et s’atrophie.

Se concentrer 4 heures d’affilée sur un travail en déconnectant du monde extérieur c’est possible, mais pas sans pratique.

Bon il y en aura toujours un pour me rétorquer que “quand on veut on peut”.

Ok, donc si je te demande de courir un marathon sans entraînement et que le départ est dans 1 heure, tu vas y arriver ?

Soyons sérieux.

Retrouver sa concentration ça ne se fait pas d’un claquement de doigts, ça s’apprend, ça se travaille. On se construit du muscle.

  • Commence par couper ta boîte mail ou ton téléphone pendant quelques dizaines de minutes, passe en statut “Ne pas déranger” sur Teams.
  • Augmente la durée progressivement
  • Joue des créneaux de non-disponibilité dans ton agenda
  • Entraîne-toi à ne rien faire d’autre qu’être concentré à 100% sur ta tâche actuelle.
  • Et entraîne les autres à ce que tu ne sois pas toujours disponible.

5 ) Se créer une routine

On nous rabâche à longueur de journée que la routine est un fléau, qu’elle nous entretient dans notre zone de confort, qu’il faut la combattre pour accomplir de grandes choses.

Que la magie opère EN DEHORS de la routine.

Et bien, laisse-moi te dire que je ne suis pas d’accord.

La routine est un formidable outil pour qui veut augmenter sa concentration et sa productivité.

Le problème ce n’est pas la routine, c’est les habitudes qui sont intégrées à la routine.

Se créer une routine, c’est conditionner ton cerveau pour qu’il se prépare à atteindre son niveau d’attention maximal.

Pourquoi tous les grands sportifs ont en place une routine quotidienne ?

Ils mangent à heure fixe, s’entraîne jour après jour sur les mêmes créneaux horaires, etc… Pour devenir meilleur dans ce qu’ils font. Pour atteindre leur niveau d’attention maximal. Et arriver au summum de leur performance.

La différence avec l’amateur, c’est que lui va sortir ses haltères une fois par mois, et se faire une session “destruction des biceps”. Pour ensuite se manger un bon gros burger, parce qu’il l’a mérité.

L’amateur n’aura jamais les résultats du grand sportif. Pourtant il est bien sorti de sa routine “canapé-tv” en sortant ses haltères. Mais ça ne suffit pas.

C’est sur la durée que les choses se construisent. Et pour tenir sur la durée, rien ne vaut une routine.

Pour l’établir, pose-toi les questions suivantes :

  • Où travailles-tu physiquement et pendant combien de temps ?
  • Que fais-tu avant de te mettre à travailler ?
  • Comment procèdes-tu une fois la séance de travail commencée ?
  • Comment assures-tu le maintien de ton niveau d’énergie ?
  • Comment organises-tu ton plan de travail ? Et ta journée ?

6 ) Fuir les espaces de collaboration

On nous vante les mérites des open spaces pour favoriser la collaboration et le travail d’équipe. C’est vrai, les gens sont plus enclins à aller voir leurs collègues pour leur demander leur avis ou leur aide.

Mais les open spaces ont également leur lot de défauts : brouhaha ambiant, interruptions physiques augmentées (il n’y a plus la porte du bureau fermée pour faire barrière), coups de téléphone intempestifs, culte de l’instantanéité, etc …

Qui dit collaboration dit interruption, et les espaces de travail partagés facilitent cela.

Si tu souhaites te mettre sur une tâche qui demande calme et concentration, on va faire simple : fuis ces espaces, isole-toi pour ne pas être dérangé.

C’est le prix de la concentration.

Si tu arrives à t’isoler 2 heures par jour, tu pourras vraiment avancer dans ton travail, sans pour autant dire fuck à la collaboration, et sans passer pour un asocial qui ne pense que pour sa pomme.

7 ) Ne pas faire des heures pour faire des heures

Il existe une croyance populaire (fausse) qui dit que plus on passe d’heures à travailler, plus on est efficace et productif.

Mais la loi n°2 de la gestion du temps, la loi de Parkinson, nous dit que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

Autrement dit, plus tu passes de temps au travail, plus tu mettras de temps à réaliser tes tâches.

Ce n’est pas en travaillant plus que tu vas gagner en efficacité : ta concentration va se diluer tout au long de la journée, tu vas mettre 2 heures à faire quelque chose qui aurait pu être accompli en moitié moins de temps. Tu vas être occupé, tu auras le sentiment d’avancer, mais est-ce que tu seras efficient ?

La réponse est non.

Il ne faut pas travailler plus, mais travailler mieux.

En te forçant à faire moins d’heures par semaine, cela t’obligera à reconsidérer la gestion de ton emploi du temps. Tu vas revoir tes priorités, éliminer le superficiel et te concentrer sur ce qui importe vraiment.


Ta concentration va là où va ton attention : en éliminant le superficiel, ton niveau d’attention est dédié aux tâches qui amèneront de vrais résultats.

En réduisant ton temps de travail, tu vas également t’obliger à trouver de nouvelles manières de faire, plus efficaces, plus rapides, tu vas automatiser les tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, etc…

C’est contre-intuitif, mais te forcer à travailler moins va paradoxalement te permettre de te libérer du temps pour les tâches importantes.

8 ) Être difficile à joindre

Devenir difficile à joindre, c’est la clé pour éviter interruptions et distractions, et pouvoir ainsi se concentrer sur un travail en profondeur.

Mais comment faire ?

  • Faire en sorte que les personnes qui cherchent à te joindre fassent un effort supplémentaire. Pas joignable ? Qu’ils laissent un mail ou un message vocal t’expliquant pourquoi ils doivent échanger avec toi. Cela te permet de juger de la priorité et de l’urgence de la demande.
  • En faire plus lorsque tu envoies des mails ou que tu y réponds. Sois le plus concis mais également le plus précis possible dans tes communications. Cela afin d’éviter toute ambiguïté et les sempiternels allers et retours, consommateurs en temps. Le mail, c’est droit à l’essentiel.
  • Propose quelques créneaux disponibles lorsque tu souhaites prendre rdv avec quelqu’un ou qu’on te sollicite pour programmer une réunion. Tu vas faire gagner du temps à ton interlocuteur et t’éviter par là même quelques échanges stériles. Tu peux même aller plus loin en optant pour un partage d’agenda.
  • Ne pas répondre, tout simplement. Un mail ne nécessite pas forcément de réponses, il peut être à titre informatif uniquement. C’est particulièrement vrai pour les mails “en copie de”.

Je te livre d’autres conseils de communication par mail dans cet article, n’hésite pas à le consulter.

Maintenant, je t’invite à devenir difficile à joindre. Pas à devenir injoignable.

Il y a une nuance entre les deux. L’idée est d’éliminer les interruptions qui n’ont pas lieu d’être, ainsi que les fausses urgences. Pas que les gens te courent après et t’appellent 30 fois pour une urgence avant que tu décroches.

Conclusion

Dans notre monde de distractions, si l’on veut être efficace, il n’y a pas le choix : nous devons retrouver notre capacité à nous concentrer.

Avec les réseaux sociaux, l’immédiateté de l’information, le tout numérique qui nous abreuve au quotidien de pubs, articles, vidéos au quotidien, nous avons perdu la capacité de porter notre attention sur un seul sujet plusieurs heures d’affilée.

C’est l’amer constat dressé dans le livre « Deep Work : retrouver la concentration dans un monde de distractions ».

Mais l’auteur ne s’arrête pas là. Il livre des clés intéressantes sur l’art de comment avoir une concentration maximale au travail :

  • Travailler par blocs de travail ininterrompus de deux heures
  • Abandonner l’idée de faire du multitâche : cela disperse l’attention et ne donne pas de bons résultats
  • Ne plus être disponible pour toutes les sollicitations
  • Travailler sa volonté comme un muscle
  • Se créer une routine de travail et s’y tenir
  • Fuir les espaces de collaboration, qui sont sources de distraction
  • Arrêter le présentéisme, et se fixer des échéances courtes mais réalistes
  • Devenir difficile à joindre
Et toi, comment fais-tu pour rester concentré au travail malgré les distractions ?

Peux-tu t’isoler, ou mettre certaines de ces astuces en place ?

Tes collègues et managers sont-ils compréhensifs ?

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