Vous faites le même travail que votre collègue, avec les mêmes objectifs, les mêmes outils, le même temps de travail et pourtant vous avez l’impression de ne jamais faire assez comparé à ce collègue. Ça en devient même fatiguant et démotivant.
C’est dingue de travailler avec des personnes comme ça : vous avez l’impression qu’ils abattent des montagnes en quelques heures à peine. Vous en arrivez même à vous demander si ce n’est pas vous qui a un problème, et vous finissez par vous dévaloriser.
Mais tout n’est pas perdu : ces personnes ont bien un secret et vous pouvez l’apprendre vous aussi.
Pourquoi certaines personnes sont-ils plus productifs que d’autres ?
Dans la vie, il y a toujours des personnes qui travaillent mieux que les autres et qui produisent de meilleurs résultats en moins de temps. La vérité, c’est que nous ne sommes jamais complètement égaux dans une même situation donnée, certains ont plus de facilité que d’autres, ou sont plus expérimentés.
Il existe 7 facteurs qui peuvent influer sur la productivité d’une personne, et tout comme ces personnes hautement productives, si vous voulez donner le meilleur de vous-même, je vous invite à agir sur ces différents facteurs.
1 ) L’expérience
Le premier facteur qui différencie deux personnes dans une même situation est l’expérience, et comme on le dit si bien en Thaïlande : « Le savoir-faire ne vaut pas l’expérience ».
En règle générale, plus on a d’expérience, plus on développe des facilités pour faire face à une situation donnée, et ce peu importe le métier.
- Les premiers textes d’un écrivain sont plus que moyen et en général ne sont jamais publiés. C’est en écrivant encore et encore, et en accumulant de l’expérience, que l’écrivain finit par publier un roman digne de ce nom.
- Un chef de projet junior maîtrisera relativement bien les plannings, mais passera sûrement à côté de toute la dimension humaine des projets, et n’aura pas non plus assez de recul pour pouvoir faire une estimation et un suivi des risques efficace. Je le sais, je suis passé par là.
- Enfin, un blogueur passera une dizaine d’heure sur ses premiers articles pour pouvoir les mettre en ligne. Là encore, l’expérience aidant, il affine son style d’écriture et ses méthodes de travail et arrive à diminuer ce temps par 2, 3, 4 voire même 5.
2 ) Les méthodes de travail
Les méthodes de travail jouent un rôle primordial dans la productivité d’une personne. Je suis persuadé que nous pouvons encore tous améliorer notre méthode de travail pour gagner du temps.
Imaginons que vous soyez maçon et que vous devez fabriquer un mur, comment feriez-vous ?
- L’apprenti maçon réunirait ses outils et le matériel nécessaire, mais ferait des allers-retour constant entre le mur, les briques entreposées à quelques pas de lui, et ses outils.
- Le maçon expérimenté lui ferait en sorte d’optimiser son espace de travail pour que tout soit à portée de main. En gagnant quelques secondes sur la pause de chaque brique, je vous laisse faire le calcul de combien de temps il gagne au final sur un mur de plusieurs centaines de briques.
Même sans révolutionner totalement votre manière de travailler, il y a toujours des axes d’amélioration à approfondir :
3 ) Les outils de travail
Le troisième facteur qui va influer grandement sur notre productivité, c’est tout simplement les outils de travail.
Un outil de travail simple à utiliser, ergonomique, facile à prendre en main et adapté à la mission fera toute la différence, et c’est souvent sur ce point-là que le bât blesse.
Qu’il s’agisse du poste de travail informatique, des logiciels métiers utilisées etc, bien trop souvent encore, les outils sont inutilement compliqués à utiliser ou pas du tout adaptés à la mission du collaborateur.
Alors bien sûr, faire évoluer ses outils, cela demande de l’investissement, en terme de temps mais également en terme financier. Mais au final, si cela permet d’augmenter la productivité de ses collaborateurs, pourquoi s’en priver ?
4 ) Le niveau d’énergie
On l’oublie souvent, mais notre niveau d’énergie est fluctuant tout au long de la journée. Je dirais même que certains jours on a plus envie que d’autres de travailler. ça m’arrive d’ailleurs régulièrement pour le blog : je sais tout ce que je dois faire, mais certains jours en rentrant chez moi, j’ai juste envie de me poser et de souffler un coup.
Le niveau d’énergie est un concept difficile à aborder puisqu’il est fluctuant selon de nombreux facteurs : heures de sommeil, nourriture, tâches en cours, vie personnelle, etc…
Ce qu’il faut bien comprendre, c’est la notion de bio-rythme : certains d’entre nous sont du matin, d’autres du soir, certains pourront attaquer les tâches à forte concentration dès 07h00 du matin alors que d’autres n’y arriveront pas avant 11h00.
Vous ne pourrez jamais être au top durant toute la journée, donc plutôt que de vous voiler la face et d’essayer quand même, je vous conseille de prendre de la hauteur et d’analyser quel est votre bio-rythme :
- Quand êtes-vous le plus disposé à traiter les tâches complexes ?
- Comment êtes-vous le plus efficace ?
- A quelle heure avez-vous un coup de barre ?
- Vous êtes plutôt du matin, de l’après-midi ou du soir ?
Une fois que vous avez les réponses à ces questions, il vous suffit d’adapter votre planning à votre bio-rythme, et de réserver les tâches à faible valeur ajoutée pendant vos coups de mou.
5 ) La discipline
Mais l’énergie ne fait pas tout, il y a également la discipline.
Ce que j’appelle discipline, ce n’est pas s’obstiner à passer des heures le nez dans son clavier jusqu’à ce que la tâche soit enfin terminée.
La discipline, c’est savoir se botter les fesses pour traiter les tâches présentes dans la todolist sans les remettre au lendemain, c’est éviter de parler pendant 1 heure autour d’un café pour se rendre compte que l’on a pris du retard sur son travail. C’est également éviter de traîner sur les réseaux sociaux pendant que l’on travaille, et s’astreindre à faire une tâche à la fois en évitant au maximum les distractions.
Ce genre de détails peuvent faire la différence et faire gagner plusieurs dizaines de minutes par jour.
6 ) Le rôle de la personne
Le rôle du collaborateur au sein de l’organisation influe également grandement sur son niveau de productivité. Par exemple :
- Une personne excellente qui se retrouve dans un poste peu voire pas intéressants ne fera pas d’efforts et ne sera pas vraiment productive, faute d’être passionnée par ce qu’elle fait
- Une personne pas suffisamment autonome qui dépend du travail des autres services autour d’elle ne sera également pas à son plein potentiel. Elle aura beau avoir les meilleures méthodes de travail du monde, elle sera dans l’obligation d’attendre que ses collègues aient fini leur travail pour démarrer le sien.
- Enfin, si je prends un comptable et que je le place à la tête d’un service informatique où l’objectif est de refondre toute l’architecture, je ne pense pas qu’il soit très productif non plus.
Le rôle et la mission du collaborateur sont donc primordiaux pour augmenter sa productivité.
7 ) Le talent
Finalement, le septième facteur est tout simplement le talent. Et oui !
Nous avons tous des facilités dans certains domaines, qui nous donnent aisément l’avantage sur les autres.
Par exemple, écrire est pour moi une seconde nature, je ne reste jamais plus de quelques secondes à réfléchir à la tournure de mon mail devant mon écran. Mais j’aurais plus de mal que d’autres à construire un discours à l’oral.
Toutefois, relativisons !
Ce n’est pas parce que vous avez moins de talents que d’autres dans un domaine particulier qu’il vous faut baisser les bras, le talent ne fait pas tout, ce n’est qu’un facteur parmi les 7 !
Je connais des gens talentueux dans bon nombre de domaines qui ont « la flemme » et traînent des pieds pour faire la moindre chose. Nul doute qu’à côté, une personne avec moins de talent mais une vraie discipline et de la persévérance s’en sortira mieux.
Si vous souhaitez faire partie du club des hyper-productifs, vous savez ce qu’il vous reste à faire pour passer en « mode machine ».
Y a t-il un facteur qui vous pose plus de problèmes à développer que les autres ? Et pourquoi ?
