Comment mieux gérer ses mails : 7 erreurs à ne plus reproduire

Le mail est un outil de communication simple qui a révolutionné le monde et notre manière de nous connecter les uns aux autres. C’est bien simple, il suffit de cliquer sur « Nouveau message », de taper du texte et de cliquer sur « Envoyer ».

Rien de plus simple, n’est-ce pas ? Détrompez-vous.

Nous arrosons tous nos collègues de mails, en les mettant en copie, sait-on jamais ça pourrait potentiellement être utile. En vrai, je me demande si on n’adore pas ça.

Le problème des mails c’est que l’envoi est instantané : un clic et pouf! c’est déjà arrivé dans la boîte de messagerie du destinataire. Avec une notification qui s’affiche par dessus ses autres applications en prime. Nous recevons de plus en plus de mails, ce qui nous impose de mettre en place de véritables stratégies de gestion de boîte mail.

D’ailleurs, entre nous, ça pourrait être rigolo de calculer combien d’heures par salarié et par an sont consacrées ne serait-ce qu’à la gestion de la messagerie.

Comment mieux gérer ses mails : 7 erreurs à ne plus reproduire, dès aujourd’hui

A force d’envoyer et de recevoir des mails, en destinataire direct, en copie pour information, en copie cachée « pour-information-mais-je-ne-veux-pas-que-les-autres-le-sachent », on croule sous des centaines, voire des milliers de mails.

Il n’est pas rare de voir des boîtes aux lettres en souffrance : 10 000 mails non lus dans la boîte de réception, par exemple. Vous faites peut-être partie de ces cas-là.

Et j’ai une bonne nouvelle pour vous: avec un peu d’entraînement et de persévérance, il est possible de reprendre le contrôle sur votre boîte mail. Mais pour ça il va falloir arrêter de commettre ces 7 erreurs dès maintenant !

Erreur n°1 : Consulter sa boîte mail à toute heure de la journée

Si vous consultez votre boîte mail à chaque fois que vous avez une nouvelle notification, vous allez vous interrompre toutes les deux minutes dans ce que vous êtes en train de faire. Vous ne serez pas productif, mais en plus vous allez angoisser à l’idée de recevoir encore un nouveau mail.

La solution ? Restreindre vos accès à votre messagerie, et vous forcer à ne la consulter que quelques fois par jour. Une fois par heure pour commencer, jusqu’à arriver à 3 fois par jour.

S’il s’agit d’une problématique urgente, ne vous en faites pas, les personnes trouveront un autre moyen plus efficace de vous contacter.

L’urgence trouve toujours un chemin.

Erreur n°2 : Activer les notifications

Les notifications annonçant l’arrivée d’un nouveau mail minent la productivité : elles vous invitent à abandonner ce que vous étiez en train de faire pour aller consulter le mail illico presto.

Dans votre tête vous vous dites que ça ne prendra que 30 secondes, certes, mais vous vous êtes créé une interruption dans votre travail, et il va donc falloir vous reconcentrer et vous replonger dans ce que vous étiez en train de faire.

Imaginez un peu cela multiplié par 50. Imaginez un peu tout le temps perdu chaque jour à cause des notifications.

Erreur n°3 : Écrire des romans

S’il y a bien quelque chose que je ne supporte pas dans les mails au travail, ce sont les pavés. On ne sait pas par où commencer, c’est dense, pas forcément bien mis en page, et c’est tout simplement une horreur à lire sur un téléphone.

Personnellement, ce genre de mails vont tout en bas dans ma liste de priorités et je les traite en fin de journée lorsque j’ai cinq minutes, si je les traite…

Un mail efficace, c’est un mail court, concis, qui va à l’essentiel. Le destinataire du mail doit comprendre pourquoi il l’a reçu, et ce qu’on attend de lui. Sans y passer des heures à déchiffrer.

Alors oui, parfois il est nécessaire d’écrire des pavés, ou d’envoyer une tonne de documents en pièce jointe, mais il y a une astuce également : prenez l’habitude en début de mail d’écrire un résumé en 5 lignes des choses importantes à savoir. Comme ça, d’un coup d’œil les destinataires comprennent de quoi il s’agit, et ils auront tout le loisir par la suite d’approfondir le sujet.

Erreur n°4 : Déléguer des tâches urgentes par mail

Le mail c’est bien, c’est pratique, mais ça ne doit pas être utilisé comme un moyen de communication instantanée, ni comme un moyen de déléguer des tâches urgentes à ses collaborateurs.

Il y a une règle très simple à respecter : si c’est urgent, décrochez le téléphone. Si vous ne souhaitez pas le faire, c’est que ce n’est pas urgent et dans ce cas vous acceptez que votre mail soit traité jusqu’à 48 heures plus tard.

Erreur n°5 : Mettre la Terre entière en copie

Allez, sans vous mentir, je pense qu’un bon tiers des mails que je reçois ne me concerne pas vraiment. Je les reçois pour information, je me retrouve on ne sait trop comment en copie, parce qu’encore une fois, il y a des gens qui sont habités par le syndrome du « on ne sait jamais ».

Savez-vous ce que j’en fais de ces mails ? Pour la plupart je ne les lis même pas, ils partent directement dans le dossier archive ou dans la poubelle. Et je suis loin d’être le seul dans ce cas-là.

Alors la prochaine fois que vous envoyez un mail, demandez-vous sérieusement si tous les destinataires ont vraiment besoin d’y être.

Erreur n°6 : Ne pas classer ses mails

Ne pas classer ses mails, c’est le meilleur moyen de se retrouver quelques mois plus tard avec une boîte aux lettres qui dégoulinent de mails. A tel point que l’on finit bien souvent par laisser tomber et s’avouer vaincu par la technologie.

La solution ? Classer. Vous avez répondu à un mail, vous avez pris connaissance de l’information, vous n’avez plus d’actions à réaliser ? Alors classez ce mail, sortez-le de la boîte de réception, et oubliez-le.

Erreur n°7 : Ne pas supprimer ses mails

Supprimez-vous vos mails régulièrement ou faites-vous partie de ces personnes qui stockent 20 ans d’archives de messagerie, de peur de ne plus réussir à trouver une information ?

Malgré que les coûts de stockage baissent et que les serveurs de messagerie proposent de stocker toujours plus de mails, je vous déconseille de le faire. Pourquoi ? Simplement parce que la messagerie n’est pas le meilleur moyen de stocker de l’information.

J’ai pris l’habitude d’archiver et de supprimer tout ce qui a plus de 12 mois dans ma boîte de réception, et en toute honnêteté, en 10 ans de carrière professionnelle, il ne m’est arrivé de devoir chercher un mail de plus de 12 mois qu’une seule et unique fois.

Si vous souhaitez reprendre le contrôle de votre messagerie, je vous invite dès aujourd’hui à travailler sur ces 7 erreurs courantes, et à partager la bonne parole autour de vous, ça vous évitera de vous faire polluer la messagerie inutilement par vos collègues 

Pour trier vos mails efficacement et tenir votre objectif d’avoir zéro mail dans votre boîte de réception, vous pouvez adopter la méthode CAP « Classement – Action – Poubelle », que je vous ai décrit en profondeur dans cet article