Thibault Baheux
5 décembre 2021  - minutes de lecture
Combien de temps passez-vous réellement en réunion par semaine, et par an ? Voilà une question qui mérite d’être posée.

En général, on me répond “beaucoup trop”.

Mais avez-vous déjà pris le temps de concrètement mesurer ce que signifie ce “beaucoup trop” ?

En fonction des sources sur Internet, les écarts sont de l’ordre de x5 :
  • 8 heures par semaine, soit 17 jours par an
  • 4,5 heures par semaine, soit 10 jours par an
  • 24 jours par an
  • Et même 52 jours par an

Pour en avoir le cœur net, je me suis amusé à faire des stats en prenant les rendez-vous de ces 2 dernières années, et j’ai passé, en moyenne, 3 heures en réunion par jour. Soit 15 heures par semaine. Soit 32,5 jours par an.

C’est énorme ! Et c’est à se demander si toutes ces réunions sont réellement efficaces et utiles.

Les réunions, une alternative au travail ?

Une réunion de travail, c’est se réunir à plusieurs dans une même pièce, ou dans une salle virtuelle sur une application de visioconférence lorsqu’on travaille à distance. Du coup comme on est plusieurs, c’est tentant de se dire que l’on favorise l’intelligence collective. Mais est-ce vraiment le cas ? Ou est-ce une vue de l’esprit ?

Soyons honnêtes deux minutes : A quand remonte la dernière réunion où l’intégralité des participants se sentait concernés ? Où tout le monde écoutait, et où personne n’essayait de répondre à ses mails ou autre pendant ce temps-là ?

Une étude publiée en 2012 par la Royal Society, l'académie des sciences britannique, a montré que les réunions peuvent donner aux gens le sentiment d'être plus bêtes qu'ils ne le sont. Pour l’intelligence collective, c’est raté.

Les réunions ne favorisent pas l’intelligence collective. En tout cas pas comme elles sont conduites aujourd’hui. Elles embrument le cerveau, elles endormissent et ramollissent les participants. J’irais même jusqu’à dire que trop de réunions peut rendre idiot. Heureusement, ce n’est que momentané.

L’intelligence collective, la performance, la productivité, le travail de fond, c’est justement ce qui se passe précisément en dehors de la salle de réunion.

Gagnez en temps et en productivité, déléguez efficacement tout en motivant vos équipes, grâce au pouvoir du collectif.

9 statistiques surprenantes sur les réunions de travail

Vous n’êtes pas d’accord avec moi ? C’est votre droit. Mais laissez-moi vous fournir quelques statistiques sur les réunions de travail, et ce que les professionnels en pensent. Vous allez voir, c’est surprenant !

  • 1 cadre sur 3 avoue s’être déjà assoupi en réunion.
  • 75% des personnes en réunion avoue avoir déjà fait autre chose pendant ce temps-là, comme traiter les mails.
  • 47% des cadres ont déjà inventé une excuse pour échapper à des réunions qu’ils jugeaient inutiles.
  • 9 personnes sur 10 se sont déjà senties inutiles en réunion.
  • 1 réunion sur 2 est jugée inutile par les participants.
  • 95% des cadres pensent que si les réunions étaient mieux organisées, elles feraient gagner du temps et de l’argent aux entreprises
  • 17% seulement des cadres considèrent les réunions comme une utilisation productive de leur temps.
  • 33% des professionnels ne prend même plus la peine de les préparer, par manque de temps, ou parce qu’ils les jugent inutiles.
  • On passe en moyenne 3h par jour en réunion, soit 15 heures par semaine, soit 32,5 jours par an. Ça fait 780 heures de réunion par an. Sur votre carrière, vous passerez + de 32 000 heures en réunion

Source : Sondage IFOP

S’il n’y avait que moi qui juge les réunions inutiles, on pourrait ne pas être d’accord vous et moi.

Mais face à ces statistiques, je crois qu’on est tous d’accord pour dire qu’il y a un vrai problème autour des réunions de travail. Elles sont inefficaces. Et alors qu’elles devraient nous aider à gagner du temps, à avancer dans notre travail, elles nous en font perdre et sont devenues une alternative au travail.

Aujourd’hui, on va en réunion pour brasser du vent. On le sait tous. Et on accepte cela sans rien dire, ni sans rien chercher à améliorer.

Vous souhaitez torturer votre pire ennemi ? Faites en sorte qu’il enchaîne les réunions, c’est diablement efficace !

Source Infographie : Bubblemeeting

Pourquoi accepte-t-on de participer aux réunions ?

La question que vous allez sûrement me poser est : “Mais dans ce cas, pourquoi est-ce qu’on a tous autant de réunions dans notre calendrier si ce n’est absolument pas efficace ?”

Très pertinente.

Pourquoi participons-nous à ces réunions qui ne servent à rien, au juste ? Sûrement à cause du syndrome de l’acceptation automatique.

On reçoit les invitations par mail. 1 invitation = 1 mail non lu. Et il y a une manière simple de traiter ce mail : accepter la réunion. Et hop, c’est un mail de moins à traiter dans sa boîte aux lettres. C’est tellement devenu une habitude que l’on n’y réfléchit même plus.

En fait, on n’ose pas dire non. Parce qu’on ne souhaite pas vexer ou mettre en difficultés un collègue, ou qu’on souhaite se faire bien voir de son boss. Alors on accepte automatiquement une réunion, même sans ordre du jour, même sans savoir l’intérêt de celle-ci.

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Et on se retrouve avec des réunions qui se chevauchent dans le calendrier, avec des réunions où on se répète la même chose que la dernière fois pour se laisser ensuite le temps de la réflexion et reprogrammer une autre réunion pour décider. On se retrouve avec des réunions assommantes où l’animateur déroule son PowerPoint “fond blanc – liste à puces” de 83 diapositives.

Et on cherche la meilleure excuse pour éviter de se pointer en salle de réunion. Mais le plus simple ne serait-il pas de refuser la réunion au départ si on juge qu’elle n’a pas d’intérêt ?

Quel est le coût véritable des réunions pour l'entreprise ?

Ce qui peut vous aider, vous et votre entreprise, à réduire drastiquement les réunions, c’est d’afficher quel est leur coût véritable.

Selon Perfony, une réunion hebdomadaire d'1h30 avec 8 participants coûte 33 700 euros par an à l'entreprise.

Mais vous pouvez également faire le calcul pour vous-même.

Par exemple, si je pars du principe que je passe 3 heures par jour en réunion, soit 780 heures au total chaque année, et que je me base sur le salaire médian d’un cadre, soit 50 000€ brut annuel, cela veut dire que je coûte à l’entreprise à minima 23 700€ par an. Et ça, c’est sans compter les charges que mon employeur paye.

Multipliez ça par le nombre de salariés dans l’entreprise et ça vous donne une idée de la colossale perte d’argent que représente les réunions.

Comment rendre ses réunions de travail plus efficaces ?

C’est quoi au juste, une réunion efficace ? Car oui, même si c’est rare, ça existe.

Et votre mission, si du moins vous l’acceptez, est de transformer votre prochaine réunion en réunion efficace. Comment rendre ses réunions de travail plus efficaces ? En rédigeant un ordre du jour, AVANT d’envoyer l’invitation, pour commencer. En commençant et terminant votre réunion à l’heure. En abandonnant l’idée de présenter un énième PowerPoint. Rendez-ça dynamique, faites participer vos collègues. S’il s’agit uniquement de donner de l’information, un mail aurait suffi. Et ne négligez pas vos compte-rendu.

Une réunion sans compte-rendu, c’est une réunion de perdue.

Et si vous êtes à distance ? Vous pouvez vous référer à cet article pour découvrir comment structurer vos réunions à distance.

Comment réduire le nombre de réunions ?

Malgré les précédents conseils, vous continuerez à recevoir des invitations pour des réunions inutiles, ce qui représente tout de même 1 réunion sur 2. Vous devez donc développer un système vous permettant de réduire le nombre de réunions auxquelles vous participez, pour éliminer les moins utiles, et garder celles qui vous feront gagner du temps.

Si vous êtes l’organisateur de la réunion, posez-vous toujours les questions suivantes :

  • Cette réunion est-elle le meilleur moyen d’avancer collectivement sur le sujet ?
  • Y  a t-il une autre manière plus efficace de transmettre cette information ?
  • En toute objectivité, les 3 dernières réunions que j’ai organisées étaient-elles toutes utiles ?
  • Dois-je vraiment inviter cette personne à cette réunion ? Que se passe-t-il si elle a un empêchement et ne peut pas venir ? Si vous pouvez quand même animer la réunion sans cette personne, c’est qu’il n’est pas indispensable de l’inviter.

En vous posant ces questions, et en vous efforçant d’envoyer un ordre du jour complet à chacun des participants, vous montrez que vous n’allez pas leur faire perdre du temps. Vous montrez que votre temps est précieux, que le leur également, et que vous avez réfléchi à 2 fois avant d’organiser cette réunion.

Comment mesurer l'efficacité de ses réunions de travail ?

Comment savoir si la réunion que l’on a organisée a réellement été efficace ?

En tant qu’organisateur, mon jugement est faussé : je vais avoir tendance à juger les réunions que j’organise comme étant efficace, et celles des autres comme étant inutiles. C’est un biais bien connu.

Demandez à n’importe quelle personne si elle juge qu’elle conduit une voiture mieux ou moins bien que la moyenne, peu importe le pays, peu importe la ville, peu importe l’âge ou le sexe des personnes interrogées, vous aurez toujours 90% des personnes qui conduisent mieux que la moyenne.

Cliquer pour visionner la vidéo

Il existe deux méthodes simples à mettre en œuvre, qui vont vous demander, à vous et les participants de la réunion, une minute de votre temps en fin de réunion pour évaluer l’efficacité de celle-ci : le ROTI, et la Feedback door.

Ces deux techniques sont inspirées des méthodes Agiles, et permettent :

  • D’avoir un feedback instantané des participants
  • D’identifier ce qui a bien fonctionné
  • D’identifier ce qui peut être amélioré

On peut ainsi non seulement mesurer l’efficacité d’une réunion, mais également procéder à de l’amélioration continue, pour sans cesse améliorer notre manière de travailler, et faire en sorte que les prochaines réunions soient encore plus qualitatives.

Faut-il limiter le nombre de participants aux réunions ?

Oui. Je dirais même doublement oui.

Plus il y a de personnes en réunion, plus il y a de chances que l’on sorte du sujet initial de la réunion, que celle-ci prenne plus de temps que prévu, qu’on reporte une décision le temps de trouver un consensus qui n’a pas lieu d’être.

Jeff Bezos, le patron d’Amazon, que je ne présente plus, a instauré une règle simple et diablement efficace pour limiter le nombre de personnes en réunion : La règle des 2 pizzas.

Le principe est simple : si je ne peux pas rassasier les participants de la réunion avec deux pizzas, c’est qu’il y a trop de personnes en réunion. Et comme pour ne plus avoir faim, on mange 1 tiers de la pizza, voire la moitié (la pizza entière pour les plus gourmands ?), cela limite le nombre de participants à 4-6. Pas plus.

Quelles sont les alternatives aux réunions ?

Enfin, sachez qu’il existe plusieurs alternatives aux réunions de travail classiques, que nous connaissons tous, et qui sont centrées sur l’efficacité. Parmi celles-ci, on peut citer :

  • Le Standup meeting
  • Le co-walking
  • La réunion expressO
  • Le Pecha Kucha
  • Le NoPPT
  • La rétrospective
  • La facilitation graphique
  • La méthode des 6 chapeaux

Il y a toutefois un point commun, peu importe que vous organisiez une réunion ou que votre choix se porte sur une alternative. Lequel ? Le besoin.

Que cherchez-vous vraiment à accomplir via cette réunion de travail ? Quel est l'objectif derrière ? Pourquoi avez-vous besoin de réunir plusieurs personnes dans la même pièce ?

Gardez toujours ces questions en tête, pour éviter de polluer encore plus l'écosystème de l'entreprise.

Thibault Baheux

A propos

Tour à tour manager et chef de projet depuis 2008, j'ai managé des équipes jusqu'à 40 collaborateurs, aussi bien en management hiérarchique direct qu'en transversal. Manager des personnes, c'est la chose la plus compliquée que j'ai eu à faire dans ma carrière. Mais c'est aussi la plus passionnante ! Je partage avec vous sur ce site mes meilleurs conseils, mes retours d'expérience, ma vision du management d'aujourd'hui et de demain.

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