Ça y est c’est la rentrée ! Vous avez passé des vacances délicieuses et ensoleillées, vous avez pu déconnecter et décompresser, et c’est enfin l’heure de retourner au bureau.
Alors au début, tout se passe bien, vous arborez votre plus beau sourire (et votre plus beau bronzage), vous racontez en détails le déroulé de vos vacances à vos collègues autour d’un café, vous appelez le service informatique pour réinitialiser votre mot de passe (parce que oui, c’est bien connu, les vacances effacent la mémoire), et vous voilà fin prêt à en découdre !
Oui mais voilà…
L’entreprise, votre manager et vos collègues n’ont pas attendu votre retour pour travailler, les sujets ont avancé, vous êtes déjà convié à pas moins de 12 réunions cette semaine, on vous a attribué de nouveaux dossiers qu’il va falloir lire d’ici là, et tout ça c’est sans compter les centaines de mails qu’il va falloir trier dans votre boîte de réception !
Tout à coup, la rentrée, c’est un peu moins sympa, n’est-ce pas ?
Et une question vous taraude l’esprit : comment allez-vous faire pour rattraper votre retard sans que cela vous prenne deux semaines ?
Comment s’organiser pour un retour de vacances réussi ?
La clé, c’est de procéder par étape, et de bien savoir gérer ses priorités.
Si vous avez du mal à te fixer des priorités, je vous renvoie vers mon article « Les 12 commandements de la gestion du temps », qui va vous donner les clés pour le faire.
1 ) Le calendrier
La première étape, c’est de vérifier son calendrier et la date et l’heure à laquelle ont été fixées les premières réunions.
Cette information va permettre de prioriser les dossiers desquels vous devez prendre connaissance. Il vous suffit alors de réserver du temps avant ces réunions dans votre calendrier pour potasser les dossiers.
2 ) Les tâches en suspend
Avez-vous laissé des tâches en suspend avant de partir au soleil ?
Si c’est le cas, reprenez votre todolist, et essayez d’estimer quelle est l’urgence de chaque tâche et combien de temps faut-il pour l’accomplir.
Planifiez-vous le traitement de ces tâches la première journée de votre retour de congés, c’est la meilleure façon de se remettre dans le bain tout en clôturant tout ce qui est en attente et ainsi de faire des heureux (tout ceux qui attendent après votre travail).
3 ) Les mails
Ne vous précipitez pas sur votre boîte mail, au risque de vous faire peur, surtout si vous avez tendance à recevoir des centaines de mails par semaine.
Fixez-vous 3 créneaux dans votre journée pour consulter votre boîte mail et traiter les mails en attente. J’ai une méthode bien à moi à mon retour de vacances pour traiter les mails, sans y passer quatre heures :
- Je commence toujours par les derniers mails reçus.
- Si le mail ne nécessite aucune action, que j’étais en copie et qu’il s’agit juste d’une information, je le classe dans mon archive.
- Si une réponse est nécessaire et que celle-ci va me prendre moins de deux minutes, je le fais immédiatement. Dans le cas contraire, le « flag » le mail, via les étiquettes dans Outlook, pour indiquer que j’ai une action ultérieure à mener, et je programme un rappel.
- Si le mail contient une information intéressante, je le « flag » également, pour y revenir plus tard et approfondir ma lecture.
En appliquant cette méthode, en l’espace de quelques heures, ma boîte mail est redescendue à 0 mails non lus. Le bonheur !
4 ) L’équipe
Une fois que je suis à jour dans mes mails et que j’ai pris le temps de lire les informations et communications que j’ai pu recevoir en mon absence, je me rapproche de mon équipe et je les sonde sur les événements importants qui sont survenus en mon absence.
L’objectif c’est qu’en moins de cinq minutes ils puissent me donner une vision complète de ce qui s’est passé ces dernières semaines.
5 ) Les projets
Enfin, en dernière position, je fais le point sur les projets qui sont dans mon périmètre :
- La situation a t-elle évolué pendant mon départ ?
- Les équipes internes et externes ont-elles traitées les tâches que je leur avais confiées avant mon départ ?
Je fais en général un point rapide sur chaque projet pour m’assurer de son avancement. Là encore, il ne s’agit que de cinq minutes.
C’est fou tout ce que l’on peut se dire dans un laps de temps réduit !
C’est une organisation simple mais extrêmement efficace pour être opérationnel dans un temps record. Personnellement, je mets en général une demi-journée pour rattraper mon retard sur tous les sujets et être à jour dans ma boîte mail.
Et vous, quelles sont vos astuces pour mieux vous organiser au retour de congés ? Combien de temps mettez-vous à votre retour de vacances pour être à nouveau opérationnel ?
