Manager une équipe c’est déjà suffisamment compliqué, alors manager une équipe à distance, n’en parlons même pas…
En fait si : parlons-en ! Car ce n’est pas plus compliqué que de manager une équipe à présence physique, si l’on suit quelques règles de bonne conduite.
Pourquoi manager une équipe à distance fait peur ?
Manager une équipe travaillant à distance, cela fait peur à bon nombre de managers pour en discuter régulièrement avec eux.
Parmi les arguments qui reviennent le plus souvent, on y retrouve :
- « Les collaborateurs peuvent s’affairer à leurs affaires personnelles sans qu’on le sache »
- « Ils ne sont pas motivés et préfèrent regarder Youtube ou leur tv »
- « Rien ne dit qu’ils sont plus productifs à distance »
- « On perd le côté humain des échanges physiques »
- etc…
Tous ces commentaires traduisent deux états de fait :
- Le travail à distance est vécu par les managers comme une perte de contrôle sur le collaborateur et son travail.
- Mais le manager a également la sensation de perdre de son emprise et de son autorité sur le collaborateur.
« Faire une remontrance à un collaborateur travaillant à distance, c’est un peu comme pisser dans un violon »
, m’a t-on dit une fois.Vous devez bien comprendre que peu importe le lieu de travail, le collaborateur doit avancer sur ses objectifs et fournir des résultats. Ce sont ces résultats qui vous indiqueront s’il est ou non efficace, peu importe qu’il soit à distance ou physiquement présent au bureau.
Sachez également que votre légitimité de manager n’est pas remise en cause par la distance géographique. Bien au contraire. Cela est une opportunité pour vous de développer votre leadership.
Comment manager des équipes qui travaillent à distance ?
Manager des équipes travaillant à distance, c’est tout à fait possible, et ça ne demande pas plus d’efforts que le management d’une équipe physique. Mais il y a quelques règles de bonne conduite à respecter.
1 ) Un cadre avec des horaires d’activité précis
Je suis le premier à promouvoir le télétravail, pour le gain de productivité qu’il apporte à l’entreprise, et le confort de travailler à la maison pour le collaborateur.
Le télétravail est un formidable outil pour réaliser du travail de profondeur, nécessitant calme et concentration, chose que l’on obtient de moins en moins au bureau.
Selon Sune Carlson, un économiste suédois, auteur entre autre de la loi de Carlson, 3ème loi de la gestion du temps, nous sommes interrompus en moyenne toutes les 12 minutes au bureau.
Mais rien ne remplace une interaction physique entre deux personnes.
C’est pourquoi le travail à distance doit être régi par un cadre précis, sans ambiguïté et connu de tous.
Par exemple :
- 1 ou 2 jours de télétravail par semaine, ou 1 jour parmi trois
- Ne plus travailler après telle heure de la journée
- Être joignable entre telle heure et telle heure
- Répondre au tel sous tant de temps
Pour ceux qui souhaiteraient que leurs collaborateurs soient joignables à tout moment de la journée par téléphone, pour « vérifier » qu’ils travaillent bien, je n’ai qu’une seule à dire : Mettez l’idée direct aux oubliettes !
Au bureau, nous avons tous des impératifs : réunions, appels avec des prestataires ou des fournisseurs, réunions de travail entre collègues, etc… Et ne sommes pas forcément disponibles sur l’instant.
Il en est de même lorsque l’on travaille à distance !
2 ) Faire confiance
Pour rebondir sur le point précédent, laisser un collaborateur expérimenter le télétravail c’est lui faire pleinement confiance.
Si le collaborateur travaille au bureau, le manager a l’impression de « garder le contrôle » sur ce que le collaborateur peut faire : puisqu’il est au bureau, il travaille forcément.
Rien n’est moins vrai !
Si quelqu’un n’a pas envie de travailler, qu’il soit au bureau ou chez lui, cela ne changera rien ! Il fera simplement acte de présence, mais fera perdre autant de temps et d’argent à l’entreprise.
En tant que manager il n’y a pas d’autres choix que d’abandonner le mode « contrôle », de lâcher du lest, et de faire confiance aux collaborateurs qui travaillent à distance.
3 ) Basculer en mode « concentration extrême »
Le travail à distance a cet avantage que l’open space n’a pas : Pas de bruit, pas de distractions, pas d’interruptions toutes les deux minutes par les collègues… Place à la concentration.
Le télétravail est parfait pour tous les travaux en profondeur nécessitant calme et concentration, comme la rédaction de documentation (qu’il s’agisse de procédures, d’études, de cahier des charges, etc…), la planification de projets, la résolution de problèmes complexes.
Le dénominateur commun a toutes ces activités, c’est la concentration. Et si le collaborateur travaillant à distance est sans cesse dérangé par des mails, coups de téléphone, messages instantanés, ça ne va pas le faire.
En tant que manager, respectez la concentration et le temps de travail de vos collaborateurs. Cela vaut aussi lorsqu’ils sont physiquement présents au bureau, bien sûr !
4 ) Ne pas abuser du téléphone
On l’a vu au point n°3, il faut respecter autant que possible le temps de travail et la concentration de vos collaborateurs.
Au bureau, on est tenté d’aller voir quelqu’un pour lui demander « où il a rangé tel document » : les interruptions de ce type sont monnaie courante. Elles paraissent anodines mais sont sources de temps perdu.
Lorsque ce même collaborateur travaille à distance, on est tenté de reproduire ce comportement en l’appelant, considérant qu’il va forcément répondre au téléphone, puisqu’il travaille.
Non. Surtout pas.
Le téléphone ne devrait servir que pour partager les informations importantes ou pour traiter des urgences. Si ce que vous avez à demander n’est ni important ni urgent, abstenez-vous ou envoyez un mail.
5 ) Trouver une manière efficace de communiquer
La manière de communiquer influe directement sur l’efficacité d’une équipe. Choisissez ensemble les outils nécessaires à la bonne communication de l’équipe (mails, conférences téléphoniques, visio, messagerie instantanée, etc…).
Ces outils doivent être simples d’appréhension, convenir à tous les membres de l’équipe, et permettre un partage aisé de l’information et une prise de parole facilitée lorsque plusieurs membres de l’équipe travaillent à distance.
Évitez également la multiplication inutile des outils, car cela signifie autant de canaux de communication possibles, ce qui peut être source de charge mentale conséquente pour les membres de l’équipe, mais également de distractions et d’interruptions.
6 ) Éviter le reporting à outrance
Faire confiance n’exclue pas le contrôle. Mais le contrôle à posteriori.
En tant que manager, vous n’êtes pas là pour vérifier que vos collaborateurs travaillent bien à distance.
Vous êtes là pour vous assurer que les objectifs sont bien atteints. Vous êtes là pour suivre les résultats, pas pour faire du micro-management et suivre l’état d’avancement de chaque tâche.
Le reporting devrait être le même à distance que lorsqu’on est au bureau, il faut se limiter à l’essentiel et se focaliser sur les résultats.
7 ) Organiser des réunions hebdos pour maintenir la cohésion d’équipe
Afin de maintenir une synergie d’équipe, vous devez organiser des réunions d’équipe hebdomadaires, obligatoires pour tous y compris ceux travaillant à distance.
Il y a cependant quelques particularités du fait que certains soient à distance :
- Vous devez expliciter la manière de prendre la parole, pour éviter la cacophonie ambiante, et pour éviter que les collaborateurs distants n’entendent que du brouhaha
- Lorsqu’un collaborateur travaillant à distance s’exprime, les autres membres de l’équipe doivent le laisser parler. Étant à distance, il n’a que la voix pour s’exprimer et pas le langage corporel
- Si la réunion nécessite un support d’information, type PowerPoint, envoyez-le au préalable à tous les membres de l’équipe. C’est bien compliquer de suivre ce qui est projeté au tableau à distance sinon
8 ) Disposer d’une plage commune pour les équipes internationales
Enfin, bonus pour les équipes internationales travaillant à distance sur plusieurs fuseaux horaires : Pour faciliter les échanges, vous devez vous mettre d’accord collectivement sur une plage commune sur laquelle tout le monde sera disponible et joignable. C’est cette plage qu’il faudra privilégier pour les appels téléphoniques, les messages instantanés, les réunions d’équipe, etc…
Ce qu’il faut retenir
Pour manager efficacement des équipes travaillant à distance, il est nécessaire :
- De fixer un cadre avec des horaires d’activité précis
- De faire réellement confiance à ses collaborateurs
- De les inciter à travailler en mode « concentration extrême »
- De limiter au maximum les interactions via téléphone ou messagerie instantanée
- De trouver une manière efficace de communiquer, et qui convienne à tous
- D’éviter le reporting à outrance
- D’organiser des réunions d’équipe hebdomadaires, pour maintenir une bonne synergie d’équipe
- De disposer d’une plage de disponibilité commune pour les équipes internationales sur plusieurs fuseaux horaires
Pour aller + loin
- Comment manager une équipe à distance : les points-clés
- Télétravail : 7 règles d’or pour manager une équipe à distance
- Les missions du manager à distance
Et vous, voyez-vous d’autres points indispensables au management d’une équipe travaillant à distance ?
Certes, c’est le résultat qui compte, mais tout le monde est-il capable de se gérer strictement pour ce travail à domicile? Tout est là…
Peu-être pas, mais si le manager agit comme s’il souhaitait tout contrôler, c’est sûr et certain que le collaborateur sera strictement incapable de se gérer de manière autonome. Car la clé du télétravail, c’est bien d’être autonome.
Très bon sujet
On en parle de plus en plus mais effectivement il y a des préalables à définir avant de proposer cette formule à un salarié. Surtout que les entreprises et les managers sont encore sur des vieux schémas basés sur le contrôle et non la confiance. Vineet Nayar a écrit un très bon livre sur le management par la confiance même s’il ne s’agit pas forcément de travail à distance. En tout état d cause, c’est une méthode que j’ai adopté depuis plusieurs années et qui fonctionne très bien.
Les activités professionnelles doivent être encadrées, tout le monde est d’accord sur ce point. Mais comme bien souvent, on confond encadrement avec contrôle. Un cadre clair, connu de tous, et accepté de tous, basé sur la confiance, donnera les meilleurs résultats.
Comme toi, j’ai adopté cette méthode de management depuis maintenant plusieurs années, et je ne reviendrai pas en arrière.