Au bureau comme dans n'importe quel sport collectif, l’équipe est une pièce maîtresse de la réussite.
Pour qu’une équipe soit performante, chacun doit trouver sa place dans le groupe, et donner le meilleur de lui-même.
Pour être plus efficace en équipe, rien de tel que de simplifier les règles et d’alléger la pression.
12 techniques pour être plus efficace en équipe
1 ) Faire ce qui est réellement utile
En entreprise, on estime que seules 30% des tâches apportent réellement de la valeur ajoutée.
Il est nécessaire de se recentrer sur ces tâches qui produisent des résultats, et faire un tri impitoyable pour dégager toutes les tâches inutiles qui polluent la vie.
2 ) Savoir déléguer des responsabilités
Déléguer une tâche, c’est se libérer du temps tout en réalisant la tâche et en maximisant le potentiel de ses collaborateurs.
Attention, il y a tout de même une différence entre déléguer une tâche et s’en délester.
Pour déléguer efficacement une tâche, il faut prendre le temps de fixer à ses collaborateurs en amont les objectifs à atteindre, d’expliquer les tenants et aboutissants de cette tâche et de s’assurer que ses collaborateurs auront les moyens nécessaires pour la réaliser.
Si vous souhaitez aller plus loin dans la délégation de tâches et responsabilités, je vous conseille la lecture d emon livre, "Délégation Efficace".
Délégation Efficace - Activez le pouvoir du collectif
3 ) Simplifier les procédures
Toute entreprise, lorsqu’elle grossit, ressent le besoin de tout procédurer, bien (trop) souvent à outrance.
Non seulement, ça prend un temps monstrueux à maintenir à jour, mais en plus les processus emmerdent littéralement les gens et les empêchent de faire leur travail.
Conclusion : les processus jugés trop lourds ou contraire aux intérêts de la société ne sont pas respectés par les collaborateurs, ce à quoi l’entreprise surenchérit en mettant en place encore plus de processus.
Trop de processus tuent la prise d’initiative, la créativité.
Il faut lâcher du lest, et redonner aux équipes un pouvoir d’action sans entraves en interne.
4 ) Privilégier l'auto-régulation
En 2008, 2 chercheurs en management, Misty Loughry et Henry Tosi, ont étudié le suivi de la performance des collaborateurs au sein d’un parc d’attraction aux Etats-Unis.
Le constat fut sans appel : en mobilisant les collaborateurs plutôt que la hiérarchie pour contrôler le travail du groupe, on gagne en efficacité, le tout à moindre coût.
Le contrôle par la hiérarchie exige de l’obéissance, et maintient l’équipe dans une relation subordonnée, là où le contrôle par le groupe permet la prise d’initiative, favorise la collaboration de l’équipe et le travail d’amélioration continue.
5 ) Arrêter la réunionite
On fait trop de réunions, toutes plus inutiles les unes que les autres.
En quarante ans de carrière, un cadre passe 16 ans de sa vie professionnelle en réunion.
16 ans sur 40 ans de carrière…
Impressionnant, non ?
A votre avis, sur ces 16 ans de réunion, combien ont réellement été utile ? 1 an ? 6 mois ? 3 semaines ?
Peu au final.
Mais alors, qu’est-ce qu’une réunion efficace ?
Une réunion réussie doit avoir un objectif clair et défini en amont, un ordre du jour, suivi d’un compte-rendu et d’un plan d’action.
Bien sûr, on n’invite que les personnes absolument nécessaire à la tenue de cette réunion.
6 ) Adopter les post-it
Avez-vous déjà entendu de la méthode Kanban ?
Il s’agit de représenter de manière visualisée un flux de travail avec des post-it.
Son petit format invite à la synthèse, encourage l’expression individuelle, permet d’un clin d’œil de visualiser l’état d’avancement d’un projet ou encore de réorganiser toutes les tâches / idées pour un projet.
Exemple d'un Kanban Board très simple
7 ) Se réunir régulièrement debout
Faire des réunions d’équipes est bénéfique à terme pour la cohésion de l’équipe.
Ne serait-ce pas en contradiction avec la technique n°5 ?
Absolument pas!
L’idée est de faire des réunions quotidiennes d’équipes de 15 minutes maximum, pour aborder de manière rapide et synthétique de l’état d’avancement des projets, des problématiques rencontrées, de solliciter l’avis de ses collaborateurs, etc…
Pourquoi debout ?
Parce que les réunions debout sont 25% plus courtes que celles où l’on est assis.
Idéal donc pour des briefings quotidiens de l’équipe.
8 ) Constituer des équipes au gré des projets
Les bonnes vieilles équipes par pôle de compétences, en mode « silo », c’est fini. Terminé. Has been.
Aujourd’hui, la plupart des collaborateurs possèdent des compétences transverses qui ne peuvent se résumer à une case spécifique.
Il faut encourager la circulation de l’information, encourager la création d’équipes projets.
Les équipes doivent se faire et se défaire, au rythme des projets et des compétences requises.
Permettre aux membres de ces équipes projets de travailler ensemble, dans une même salle, de baigner dans le même environnement, permet de décupler l’efficacité de chacun et de travail en mode collaboratif.
9 ) Découper ses tâches
La première réaction lorsqu’un nouveau projet est signé et qu’on regarde le planning ?
« Ah non, c’est pas possible, on ne tiendra jamais les délais! »
Et pourtant…
Décomposer un planning en tâches avec des échéances courtes, fonctionner et avancer par cycles en s’inspirant des méthodologies Agile permet d’avancer plus efficacement que les méthodologies de projet classiques.
Pour aller + loin : Je vous invite à consulter cet article pour apprendre à découper convenablement vos tâches et projets selon la méthode du cuistot.
10 ) Faciliter la vie de chacun
Améliorer le quotidien de ses collaborateurs permet d’apporter de la valeur pour l’entreprise.
C’est aussi un moyen efficace pour les aider à se concentrer sur leur job.
Cela passe par des horaires de travail flexibles, la généralisation du télétravail dans l’entreprise, etc…
11 ) Se mettre au sport
Motiver ses collaborateurs à faire du sport, c’est s’assurer qu’ils aient un esprit plus efficace, plus affûté au bureau.
Il faut donner la possibilité d’adapter leurs horaires aux collaborateurs pour qu’ils puissent se défouler entre midi et deux, où le soir en sortant du bureau.
Je fais moi-même depuis de nombreux mois de l’escalade entre midi et deux, et ça a un effet plus que positif. A 14 heures, de retour au bureau, je me sens frais, reposé, comme si je démarrais une nouvelle journée.
J’abats bien plus de travail ces jours-là que les autres.
Et puis, rien de mieux que de lâcher son équipe sur un terrain de foot pour qu’ils se forgent des liens et travaillent de concert à l’accomplissement d’un objectif plus grand.
12 ) Alléger la hiérarchie
Il faut arrêter de tout centraliser sur les managers. Le manager n’est pas la pièce maîtresse de l’entreprise.
Le véritable engrenage, c’est bien les collaborateurs eux-mêmes, ceux qui créent de la valeur.
Le manager n’est là que pour s’assurer que cet engrenage va continuer de tourner comme il se doit, en l’entretenant.
Il est nécessaire de s’inspirer de l’entreprise libérée (holacratie) et de redonner le pouvoir de décision aux collaborateurs.
Pourquoi demander au manager de Jean-Eude l’autorisation d’aller lui demander une information si on peut le faire directement ?
Au final, tout le monde gagne du temps !
Pour un travail d’équipe efficace, il est nécessaire d’instaurer des changements dans l’entreprise, afin de fluidifier la circulation de l’information, et redonner les pleins pouvoirs aux équipes productrices de valeur.
La souplesse et la fluidité apportent la vitesse et la précision de l’exécution. Et le temps c’est de l’argent, tout le monde le sait.
Alors pour faire gagner du temps à ses équipes, il faut commencer à assouplir ses règles de fonctionnement en entreprise.
Absolument PRI-MOR-DIAL !
Votre entreprise a t-elle assoupli son mode de fonctionnement ? Si oui, de quelle manière ?
