Comment déléguer une tâche ?

Vous vous sentez surchargé dans votre travail et vous stressez à l’idée de ne pas avoir assez de temps ?

Vous n’arrivez pas à faire tout ce que vous devriez faire, vous croulez sous les mails non lus et les To Do List à rallonge ?

Je connais !

Il y a toujours quelque chose à faire, un feu à éteindre quelque part, quelque chose à corriger, un dernier mail à envoyer pour la route.

Vous ne pouvez pas tout faire tout seul

Le problème, c’est que vous n’êtes qu’humain, comme nous tous. Vous n’avez que 7 à 8 heures de travail dans votre journée, ni plus ni moins, et vous ne pourrez pas tout faire tout seul.

Et ça, c’est sans compter que passé 4 heures de travail en mode concentration maximale, votre cerveau fatiguera et ne sera plus bon qu’à traiter des tâches moins complexes et demandant moins de concentration. Par exemple envoyer un mail.

Il existe un outil magique pour retrouver du temps et éviter d’être débordé. Ça tient en 3 syllabes : DE-LE-GUER !

“Oui, mais c’est facile ça, de dire qu’il faut déléguer pour reprendre le contrôle de ses journées et diminuer sa charge de travail, mais déléguer ça prend du temps, et puis ça demande de contrôler ce que l’autre fait.
Et bien souvent on est obligé de repasser derrière. Alors au final, même si je suis débordé, je préfère faire les choses moi-même, je perds moins de temps.”
Pourrait dire celui qui cherche à tout contrôler

Ça vous rappelle quelqu’un, n’est-ce pas ?

Personnellement, je me revois il y a quelques années. Et croyez-moi, ce n’était pas du joli-joli.

Avec le recul je me dis : mon dieu, quel gâchis, quelle perte de temps !

Il y a une chose qui me paraît pourtant essentielle aujourd’hui que je n’avais pas compris à l’époque : on ne délègue pas une tâche n’importe comment !

Pourquoi déléguer, au juste ?

Déléguer c’est contre-intuitif. Lorsque l’on doit réaliser une tâche, on a l’impression qu’il incombe de notre responsabilité de la réaliser. Vous vous sentez personnellement investi dans l’accomplissement de cette tâche, et personne d’autre ne pourrait le faire comme vous vous allez le faire.

Du coup, vous rechignez à déléguer, même si vous savez que vous allez être surchargé derrière et que vous allez en souffrir.

Pourtant, déléguer apporte un certain nombre d’avantages, non négligeables :

  • Déléguer, ça permet de retrouver la maîtrise de son planning et de son agenda. Fini les phrases du style « je n’ai pas le temps ».
  • Déléguer, ça permet de se (re)concentrer sur ses priorités.
  • Déléguer, cela permet de se recentrer sur son cœur de métier ainsi que sur les tâches qui apportent un maximum de valeur (les fameuses tâches à haute valeur ajoutée).
  • Déléguer, ça permet d’être plus efficace dans son travail au quotidien, d’être efficient et d’être présent là où l’on a vraiment besoin de vous.
  • Enfin, déléguer permet de varier les tâches du quotidien pour ses équipes, de les responsabiliser et de créer un lien de confiance avec elles.

Déléguer, ça veut dire quoi ?

Mais déléguer, ça veut dire quoi au juste ?

Dans l’inconscient collectif, déléguer est synonyme de se débarrasser d’une tâche pour la fournir à quelqu’un d’autre. Ainsi, il suffirait de dire « c’est à toi de le faire » et de se frotter les mains en pensant s’en être débarrassé.

C’est en partie vrai. En partie seulement.

Vous devez bien avoir conscience que lorsqu’on délègue une tâche, on délègue un résultat, et pas forcément la manière d’y arriver. Encore faut-il donner suffisamment d’informations à l’autre pour qu’il puisse être en capacité d’atteindre ce résultat.

Inutile donc d’être sur le dos de ses équipes ou de ses collaborateurs pour vérifier comment ils prennent en charge cette tâche, et s’ils le font de la manière que vous aviez imaginé. Car ce ne sera probablement pas le cas.

Lorsque vous déléguez une tâche, vous abandonnez le contrôle que tvous pouviez avoir sur celle-ci. Vous devez bien en avoir conscience.

Déléguer, c’est avoir toute confiance en la personne à qui l’on confie la réalisation de cette tâche.

A qui déléguer une tâche ?

La question semble évidente, et pourtant… On peut déléguer une tâche à différentes catégories de personnes, en fonction d’avec qui l’on travaille, de si l’on est manager ou pas.

Et vous vous en doutez vous n’agirez pas de la même manière si vous déléguez une tâche à l’un de vos collaborateurs ou à l’un de vos intervenants externes.

Déléguer à un collaborateur

Lorsqu’on pense déléguer, on imagine un manager déléguer une tâche à ses équipes ou ses collaborateurs.  Il y a donc un lien hiérarchique évident entre les deux parties.

Déléguer à un acteur projet

Un chef de projet, lui, n’a aucun lien hiérarchique direct avec les acteurs membres du projet. Cependant, il a toute autorité sur le projet et à ce titre peut décider de déléguer une tâche à l’un des acteurs du projet, à condition que cela ne rentre pas en contradiction avec ce qui a pu être demandé par la hiérarchie de cette même personne.

Déléguer à un collègue

On peut également déléguer une tâche à un collègue, parce que l’on est surchargé, parce qu’on n’est pas le mieux placé pour la réaliser, parce qu’on part en congés, etc…

Il n’existe aucun lien hiérarchique, et il s’agit plus ici d’un échange de bons procédés, mais les mêmes règles que vous allez découvrir dans la suite de ce guide s’appliquent.

Déléguer à un prestataire

Enfin, on peut déléguer une tâche à un prestataire. Il n’existe aucun lien hiérarchique, mais les échanges sont régis par un contrat. Dans les faits, cette situation est très proche de la première, lorsqu’un manager délègue une tâche à ses équipes ou ses collaborateurs.

Pourquoi a t-on peur de déléguer ?

Malgré les avantages évidents, déléguer peut faire peur à la plupart d’entre nous.

Cet acte, en apparence simple et pourtant complexe, réveille en nous des peurs ancrées profondément :

La peur de perdre le contrôle

L’être humain est un être de contrôle. Pendant des millénaires, nos ancêtres se sont battus pour garder le contrôle sur leur environnement et ainsi survivre. Contrôler, c’est instinctif, ça sommeille en nous. Et il est tout à fait normal de ressentir cette peur lorsqu’on délègue une tâche.

Après tout, en faisant confiance à cette personne, on perd le contrôle de la réalisation de cette tâche : va-t-elle être bien réalisée ? Va-t-elle être réalisée en temps et en heure ?

En déléguant, vous vous remettez entièrement à cette personne.

La peur d’être dépendant de quelqu’un d’autre

Dans la suite directe de la première peur, nous détestons être dépendant de quelqu’un d’autre. Nous cherchons tous à avoir notre autonomie et pouvoir vivre, travailler et avancer sans être dépendant de quelqu’un, ni attendre après eux qu’ils réalisent leurs actions pour que l’on puisse faire les nôtres.

Le monde du travail est un système complexe, où nous sommes tous interdépendants les uns des autres. L’accepter permet de faire sauter cette peur.

La peur de faire confiance

Faire confiance, entièrement, c’est compliqué.

Et pourtant, c’est la clé de la délégation, et des relations de qualité. Il s’agit d’une peur bien ancrée, au plus profond de nous-même.

Nous vivons tous des situations difficiles, aussi bien dans notre vie personnelle que dans notre vie professionnelle. Nous sommes déçus par des personnes, regrettons d’avoir mis notre confiance dans telle personne, et au fil du temps, nous développons une crainte de continuer à faire confiance.

Il s’agit d’une peur légitime, mais il faut lâcher du lest : sans confiance, il ne peut y avoir aucun travail collaboratif.

La peur de se faire doubler

Il s’agit d’une peur bien présente chez les managers, qui redoutent que leurs collaborateurs s’acquittent tellement bien de la tâche qu’ils soient reconnus par la hiérarchie (le N+2) et prennent la place du manager. On préfère ainsi garder la tâche pour soi, quitte à la réaliser de moins bonne manière.

Un manager n’est pas en concurrence avec son équipe. Au contraire, son travail est de faire en sorte que l’équipe donne le meilleur d’elle-même. En tant que manager, vous devez amener vos collaborateurs à grandir, et justement les pousser à faire un travail de qualité.

S’ils peuvent réaliser les tâches que vous déléguez mieux que vous, c’est une aubaine pour tout le monde, et un signe que l’équipe fonctionne bien.

La peur de perdre du temps

Vous connaissez sûrement ce sentiment : vous êtes débordé et vous délégueriez bien quelques tâches. Mais vous avez l’impression que ce serait une perte de temps.

En effet, expliquer le résultat attendu, expliquer comment y arriver, suivre l’état d’avancement, tout cela demande du temps. Du temps que vous n’avez pas.

Et à cela il faut ajouter le temps de réaliser la tâche en question. Finalement, ne serait-ce pas plus simple que vous la réalisiez, même si vous êtes déjà surchargé ?

C’est une réflexion commune, bien plus que vous ne le pensez. Et c’est également un piège mortel. En ayant peur de perdre du temps (que vous n’avez déjà pas), vous vous obligez à tout garder pour vous.

Et vous vous tirez une balle dans le pied.

C’est un cercle vicieux, et le seul moyen d’en sortir est d’accepter de perdre un peu de temps à court terme pour en gagner à moyen et long terme.

La peur d’être obligé de repasser derrière

« On n’est jamais mieux servi que par soi-même ».

Vous connaissez sûrement ce dicton. Et bien, laissez-moi vous dire que ça ne marche pas.

La peur que la tâche ne soit pas réalisée dans son intégralité et que l’on soit obligé de repasser derrière est compréhensible (et dans certains cas, cela arrive). Mais ça ne devrait pas vous empêcher de déléguer.

Même si vous déléguez la tâche, suivez l’avancement de celle-ci, et si besoin, expliquez à votre collaborateur pourquoi et comment la réaliser à 100%. Cela vous évitera de repasser derrière à l’avenir, et l’amènera à le faire grandir lui.

Encore une fois, perdre un peu de temps à court terme pour en gagner à moyen et long terme.

La peur que les échéances ne soient pas respectées

Les échéances strictes, ambitieuses, et non décalables dans le temps, fixées par sa direction sont parfois difficiles à tenir. Et lorsqu’on délègue une tâche, on peut avoir peur du non-respect de ces échéances. Cela est normal, vu qu’on abandonne le contrôle en déléguant.

Mais en insistant sur les dates d’échéances et sur le fait qu’elles ne sont ni négociables ni décalables dans le temps, on s’assure que le collaborateur a pris la pleine connaissance de la tâche à réaliser, et des contraintes associées.

La peur de se ridiculiser

Enfin, il existe aussi la peur de se ridiculiser, auprès de sa hiérarchie. En effet, si la tâche n’est pas réalisée dans les temps, ou mal réalisée, la faute pourrait vous retomber dessus.

Après tout, c’est à vous qu’on a confié cette tâche, et vous avez choisi de la déléguer. Vous avez fait ce choix, et ce choix ne s’est pas avéré opportun.

Pour éviter de subir une humiliation et pour éviter de se ridiculiser, certains préfèrent ainsi ne pas déléguer, de peur que ça se passe mal.

Mais être surchargé de travail, et survoler les tâches parce qu’on n’a pas le temps de les approfondir, ce n’est pas non plus une solution.

Comment savoir quand déléguer ?

Déléguer c’est bien, encore faut-il savoir ce qu’il est possible ou non de déléguer.

Quelques questions à se poser pour identifier la nécessité de déléguer une tâche (ou pas)

Au même titre que lorsqu’on cherche à définir les priorités, estimer si une tâche peut être déléguée ou non nécessite de se poser un certain nombre de questions :

  • Si j’affecte cette personne à ce travail, cela me libérera-t-il du temps pour me concentrer sur des missions ayant un impact plus essentiel pour mon service et mon entreprise ?
  • L’un des membres de mon équipe semble-t-il à l’aise dans le domaine que je souhaite déléguer ? Pourrait-il apporter un angle de vision novateur sur cette tâche ?
  • En confiant cette tâche à un collaborateur, cela lui permet-il d’approfondir ses compétences et de les enrichir ?
  • En acceptant de sous-traiter cette partie de mon travail, cela me permettra-t-il d’apporter davantage de valeur dans mon travail ?
  • Si je délègue cette tâche, cela permettra-t-il à mon équipe de s’impliquer davantage et de trouver plus de motivation ?
  • Cette délégation facilitera-t-elle à l’avenir la prise d’initiative chez mes collaborateurs ?

Exemples de tâches à déléguer

De manière générale, il faut estimer la possibilité de déléguer une tâche si les points ci-après sont respectés :

  • Ce qui prend régulièrement beaucoup de temps
  • Ce qui permet de développer les compétences de ses collaborateurs
  • Ce que le collaborateur est capable d’exécuter
  • Ce qui s’avère stimulant pour celui à qui on le délègue
  • Ce pourquoi vous êtes le moins qualifié
  • Ce qui va mettre de la variété dans le travail de routine
  • Ce qui permettra à beaucoup de monde de réaliser de futurs travaux
  • Ce qui offre des occasions de créativité
  • Ce qui vous permet de vous recentrer sur votre cœur de métier

Exemple de tâches à garder dans votre périmètre

A l’inverse, on évitera de déléguer les tâches qui respectent les conditions suivantes :

  • Les tâches urgentes et importantes
  • Les missions sans but précis ou objectifs clairs
  • Les « patates chaudes », sauf s’il n’y a aucun moyen de faire autrement
  • Les missions à responsabilité partagée
  • Les missions assorties d’un pouvoir disciplinaire. L’objectif n’est pas de mettre un collaborateur en porte-à-faux.
  • Les décisions concernant vos objectifs particuliers.
  • Les décisions impliquant la hiérarchie, ou un grand nombre de collaborateurs, sauf si un cadre précis est fixé, connu et partagé de tous.

Les grands principes de la délégation

Un seul donneur d’ordres

Assurez-vous dès le départ qu’il n’y a qu’un seul donneur d’ordres identifié. Si vous êtes deux (en général le manager N+1 et le manager N+2), cela peut générer des situations d’incertitude, complexifier inutilement la communication, ou pire générer des ordres et des contre-ordres.

Il n’y a rien de pire pour le collaborateur que de recevoir des instructions différentes concernant un même travail.

Comment voulez-vous qu’il sache ce qu’il doit faire, et quand il doit le faire avec des informations erronées ou contradictoires ?

Déléguer le bon comme le mauvais

Si vous ne déléguez que les tâches que vous jugez “indésirables” à vos collaborateurs, vous pouvez être certain que leur implication et leur motivation va aller en se dégradant.

Pour autant, ces tâches “indésirables” doivent être réalisées, même si elles ne sont pas gratifiantes.

Mon conseil est le suivant : gardez-en certaines dans votre périmètre, déléguez-en d’autres à votre collaborateurs. Essayez de répartir ces tâches de manière égales.

Mais assurez-vous également de déléguer des tâches plus complexes, plus impactantes, plus gratifiantes afin de maintenir la motivation de vos collaborateurs, de leur permettre de se distinguer et de varier leur quotidien.

Déléguer progressivement

Déléguer ça devient rapidement indispensable si vous ne souhaitez pas vous noyer dans votre charge de travail.

Pour autant, vous ne souhaitez pas non plus noyer vos collaborateurs. Délèguez les tâches petit à petit, habituez vos collaborateurs à la délégation de tâches, notamment si vous ne le faisiez pas ou peu avant.

Enfin, évitez de leur transférer trop de responsabilités en même temps. Au contraire, protègez-les, quitte à repousser certaines échéances.

Déléguer en avance, dans la mesure du possible

Certes, les urgences ça arrive, et il faut réagir vite et bien face à elles pour éteindre les feux et colmater les trous.

Pour autant, vous devez faire preuve d’anticipation pour les tâches que vous déléguez. En un mot, dès que vous avez les informations nécessaires en votre possession, délèguez la tâche à votre collaborateur.

Cela permettra d’agir en mode pro-actif (et non pas en mode réactif face à l’urgence ou à une échéance trop rapprochée), et cela donnera également du confort à votre collaborateur dans la gestion de son planning et de son agenda.

Faire pleinement confiance au collaborateur

Déléguer, ça ne fonctionne que si vous faites confiance à celui à qui vous déléguez la tâche.

Cela signifie lui déléguer la responsabilité et l’autorité nécessaire pour accomplir cette tâche, mais également de lui fournir l’autonomie nécessaire pour avancer sur cette tâche.

Laissez votre collaborateur décider de comment faire le travail et quand le faire, tant qu’il atteint le résultat attendu et que les échéances sont respectées.

Comment bien déléguer une tâche ?

Mais alors, comment faut-il faire pour bien déléguer une tâche ?

Tout d’abord, sachez que la manière de déléguer une tâche ne change pas, qu’il s’agisse de la déléguer à un collègue, un collaborateur subordonné ou un prestataire.  Mais avant de pouvoir demander à quelqu’un de s’y mettre, il faut commencer par définir quelle est la tâche.

Sélectionner un collaborateur compétent ET disponible

Cela paraît évident, et pourtant : vous voudrez sélectionner quelqu’un qui soit en capacité de pleinement assurer la tâche que vous allez lui déléguer.

Le choix se fera en fonction des compétences, du savoir-faire, du savoir-être que demande la tâche déléguée, ainsi que de la charge de travail du collaborateur. Inutile de charger encore plus un collaborateur qui croule sous la charge de travail.

C’est la condition sine qua non pour que la délégation soit un succès.

Adapter votre demande en fonction du collaborateur

Vous ne vous addresserez pas de la même manière en fonction des collaborateurs. Certains sont plus autonomes que d’autres, alors que certains vont avoir besoin de plus d’informations ou de plus d’accompagnement de ta part.

Que l’on soit bien d’accord : l’objectif, lorsque vous déléguez une tâche, n’est pas de rester derrière votre collaborateur pour vérifier tout ce qu’il fait. Vous devez abandonner cette envie de contrôle. Et vous devez lui faire confiance.

Assurez-vous que tout a bien été compris, afin de gagner du temps par la suite.

Donner un objectif clair

  • Quel est l’objectif de la tâche ?
  • S’inscrit-elle dans un projet ou s’agit-il d’une tâche indépendante ?
  • Qu’est-ce que vous espérez accomplir à partir du résultat de cette tâche ?

Autant de questions que l’on se pose soi-même lorsque l’on prend une tâche à notre compte et que les autres se poseront nécessairement.

Avant de cliquer plus vite que votre ombre sur le bouton “Transférer mail” et de l’envoyer à votre équipe, demandez-vous d’abord si l’objectif est clair, limpide et compréhensible de tous.

Vous ferez gagner un temps précieux à celui à qui vous déléguez cette tâche, et vous en gagnerez également.

Rappellez-vous qu’un objectif clair et précis doit être un objectif SMART.

Préciser le résultat attendu

  • Quel est le résultat attendu de la tâche ?
  • S’agit-il d’un mail d’information à envoyer à un groupe déterminé de personnes ?
  • S’agit-il de la production d’un document Word ? d’une présentation Powerpoint ?
  • S’agit-il de la réalisation d’une action technique ?

Tout comme l’objectif de la tâche doit être clairement défini, vous devez être certains d’être d’accord avec votre collaborateur sur le résultat attendu.

Profitez-en également pour définir avec lui les modalités de reporting : mails, points de situation rapide (2 minutes), etc…

Tout ce que vous pourrez définir lors de la délégation fera par la suite gagner du temps à tout le monde.

Afin d’éviter tout malentendu et des allers-retours inutiles et consommateurs en temps, précisez bien ce que vous attendez comme résultat en sortie de cette tâche.

Indiquer l’échéance

J’enfonce une porte ouverte : Non, dire que “c’est urgent” ou “à réaliser dès que possible”, ce n’est pas donner une échéance !

Si tout est urgent, par définition rien n’est urgent et chacun gère ses priorités comme il l’entend. Il faut utiliser le caractère d’urgence avec parcimonie.

Une échéance est une date fixe dans le temps : on fixe une date et une heure comme date d’échéance de la réalisation de la tâche.

Exit donc les “courant Décembre”, « dans l’été », « les prochains jours / les prochaines semaines »… C’est bien trop vague et sujet à interprétation !

Essayons dans la mesure du possible d’être le plus précis possible, afin de faciliter la gestion de planning et l’organisation personnelle de celui à qui on délègue cette tâche.

En résumé : la délégation d’une tâche ne doit pas laisser place à l’interprétation.

La tâche est-elle actionnable et indépendante ?

La tâche que vous vous apprétez à déléguer est-elle actionnable et indépendante ?

Je m’explique.

Une tâche doit être actionnable

Pour qu’une délégation se fasse dans les meilleures conditions, la tâche concernée doit être décrite avec des verbes d’action, par exemple : “Mettre à jour l’application Toto”, “Envoyer un mail à machin”, “Rédiger et valider la documentation XXX”.

Une tâche doit être indépendante

Mais elle doit également être indépendante, autrement dit sa réalisation ne doit pas dépendre de la réalisation d’une autre tâche au préalable. Il ne doit y avoir aucun prérequis ou dépendances à cette tâche, qui ne soient pas déjà délégués à la même personne.

Par exemple, tester et valider un prototype n’est possible que si l’équipe technique a fini la réalisation du dit prototype.

Assurez-vous donc avant délégation que la tâche ne soit pas en attente d’un travail d’une autre équipe, et qu’elle soit bien actionnable, ce qui évitera de mauvaises interprétations.

Déléguer un résultat, pas la manière d’y arriver

On ne le répète jamais assez, l’acte de déléguer signifie faire pleinement confiance à son collaborateur, mais également à abandonner le contrôle que l’on pouvait exercer sur la tâche.

Déléguer, c’est déléguer l’obtention d’un résultat, la réalisation de la tâche.

La manière d’y arriver est propre à chacun : chacun à sa méthode de travail, chacun utilise différemment les outils mis à sa disposition.

Ne vous en formalisez pas.

Si vous vous immiscez dans le travail de vos collaborateurs de cette manière, cela signifie que vous refusez d’abandonner le contrôle. En agissant ainsi, vous leur coupez toute envie de faire preuve d’initiative, ils feront donc le minimum, et vous vous retrouverez finalement à reprendre la tâche derrière car elle n’a pas été réalisée à 100 %.

Fournir toutes les ressources requises

Parfois, pour réaliser une tâche il est nécessaire d’avoir à sa disposition des outils spécifiques, de la documentation, un contact particulier, etc…

Assurez-vous de transmettre toutes les ressources à votre disposition à votre collaborateur, pour qu’il puisse être le plus autonome possible et accomplir un travail de qualité.

Si certaines informations vous paraissent indispensables à la réalisation de la tâche et qu’elles ne sont pas en votre possession, dites-le-lui tout simplement.

Ne laissez pas votre collaborateur le découvrir par la suite, faites-lui gagner du temps.

Cela voudra dire qu’en préalable, il a une seconde tâche à réaliser, à savoir l’obtention des ressources nécessaires, qu’il s’agisse d’aller voir d’autres collaborateurs en interne, d’appeler un fournisseur, un éditeur de logiciel, etc…

Informer toutes les personnes et les services concernés

Afin que votre collaborateur puisse être en capacité de réaliser avec succès la tâche que vous lui avez confié, vous devez lui donner pleine autorité sur cette tâche.

Et pour cela, quoi de mieux que d’avertir les personnes et services concernés, autres managers, directeurs concernés que votre collaborateur est l’interlocuteur principal sur le sujet.

Cela permettra d’éliminer toute confusion, de simplifier la communication inter-service et fera gagner du temps à tout le monde.

Lorsque vous déléguez une tâche à quelqu’un, assurez-vous que tout le monde sache que ce collaborateur a la responsabilité et l’autorité pour mener à bien cette tâche, et qu’il est inutile de repasser par vous.

Avertir des changements de cap

Il n’est pas impossible que les objectifs changent en cours de route, ou que de nouveaux points à prendre en compte apparaissent.

Cela est particulièrement vrai pour les sujets transverses et les tâches associées à un projet.

Les besoins peuvent évoluer, des informations non connues lors de la délégation de la tâche peuvent émerger, ce qui peut amener à revoir totalement le résultat attendu de la tâche déléguée.

Donc dès que vous en êtes informés, avertissez votre collaborateur. Sans attendre. Notamment s’il doit prendre en compte ces nouvelles informations ou revoir en profondeur son plan d’action.

Prendre le temps de répondre aux questions

Ce qui est évident pour vous ne l’est pas forcément pour les autres. Vous devez en avoir conscience.

Donc vous devez encourager vos collaborateurs à vous poser des questions concernant la tâche déléguée. Il n’y a pas de questions bêtes, il n’y a aucune question idiote ou encore gênante.

Et surtout de votre côté, prenez le temps d’y répondre. Ce n’est qu’ainsi que vous pouvez vous assurer que vous êtes bien en phase sur la tâche à réaliser et les résultats à atteindre.

Vous éviterez ainsi des déconvenues lorsque votre collaborateur viendra vous voir pour vous annoncer que le travail est terminé, et que vous vous rendrez compte que ça ne correspond pas du tout à ce qui était attendu.

Faire des points d’avancement réguliers

Même si vous avez délégué une tâche à l’un de vos collaborateurs, cela ne signifie pas que vous pouvez vous frotter les mains et vous reposer sur vos lauriers.

Votre collaborateur est autonome dans la gestion de cette tâche, certes, mais cela ne vous empêche pas de faire des points d’avancements réguliers, qu’il s’agisse d’un simple mail ou d’une discussion à l’oral de moins de deux minutes.

L’objectif ici est simple : vous assurer qu’il peut bien avancer sans encombre, et qu’il vous remonte les problèmes sans attendre s’il en a.

S’il rencontre des difficultés, aidez-le à les lever, toujours dans l’optique qu’il soit ensuite autonome à la résolution de celles-ci. Aidez votre collaborateur à grandir et à accomplir la tâche que vous lui avez confié, et vous verrez qu’à l’avenir, vous pourrez lui en déléguer d’autres, avec toujours plus de responsabilités.

Cependant vous ne devez en aucun cas faire de micro-gestion : laissez l’autonomie nécessaire à votre collaborateur pour réaliser cette tâche.

Donner du feedback

N’hésitez surtout pas à donner des retours (positifs ou non), tant qu’ils sont constructifs. C’est important, ne serait-ce que pour reconnaître son implication et le travail accompli, ainsi que pour qu’il puisse évoluer dans ses missions.

Voici quelques questions que vous pouvez travailler avec votre collaborateur :

  • Procèdze à une évaluation des résultats, de manière objective. Le résultat a t-il été pleinement atteint ? Dans les temps ?
  • Analysez avec votre collaborateur les difficultés rencontrées, et comment vous pourriez faire en sorte de ne plus les rencontrer ?
  • Quel a été le plan d’action mis en œuvre pour atteindre ce résultat ? Celui-ci était-il le meilleur plan d’action possible pour l’accomplissement de cette tâche ? Y a t-il possibilité de l’améliorer ?

Enfin, et j’insiste sur le sujet, il est particulièrement important de féliciter votre collaborateur pour le travail accompli et de le remercier pour son implication, même s’il existe des axes d’amélioration.

Lâcher du lest

Enfin, n’oubliez pas que déléguer une tâche veut dire que l’on délègue à quelqu’un l’obtention d’un résultat, et non la manière d’y arriver !

Nous avons chacun notre manière de faire, notre manière de travailler. Et au fond, j’ai envie de dire, peu importe, tant que l’on obtient l’information à l’arrivée ! Non ?

Vous devez également apprendre à sortir du mode “Commandement & Contrôle” que l’on a trop souvent tendance à adopter dans le milieu professionnel.

Non, être constamment sur le dos de ses collaborateurs pour leur indiquer comment réaliser la tâche qu’on vient de leur déléguer, ce n’est pas sain. Lâchez la bride, laissez-les respirer, faites-leur confiance !

Sinon, c’est double peine :

  • Vous perdez du temps à leur expliquer comment vous souhaitez qu’ils réalisent cette tâche
  • Cette manière de faire ne leur convient pas, et ils traînent des pieds pour démarrer l’action
  • Vous vous agacez et vous prenez du temps pour contrôler tout ce qu’ils font
  • Ils traînent encore plus des pieds
  • Vous finissez par réaliser vous-même la tâche car leur travail ne correspond pas à ce que vous aviez imaginé. Bien sûr vous n’aviez pas besoin de ça, et ça génère de la frustration, voire de l’énervement.
  • Au final, vous vous dites que vous auriez mieux fait de faire les choses tout seul et de ne rien déléguer à la base.

Et ça, mesdames et messieurs, c’est comme cela que l’on tombe dans la spirale infernale du manque de temps et de la surcharge de travail.

Quelle perte de temps pour tout le monde…

Ce qu’il faut retenir

Déléguer une tâche, ce n’est finalement pas si difficile que ça, il faut juste se souvenir :

  • Que l’on délègue un résultat, pas une manière de faire
  • Qu’il faut préciser l’objectif
  • Qu’il faut préciser le résultat attendu
  • Qu’il faut préciser l’échéance de la tâche.
  • Et surtout faire confiance à ses équipes, ne pas vouloir tout contrôler et accepter que leur manière de faire peut différer de la vôtre

Pour aller + loin, je vous invite également à consulter les articles suivants :

Thibault Baheux

​A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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