comment bien déléguer une tâche

Comment bien déléguer une tâche ?

Tu te sens surchargé dans ton travail et tu stresses à l’idée de ne pas avoir assez de temps ? Tu n’arrives pas à faire tout ce que tu dois faire, et tu croules sous les mails non lus et les To Do List à rallonge ?

Pas de souci ! Il existe un outil magique pour retrouver du temps et éviter d’être débordé. ça tient en 3 syllabes : DE-LE-GUER !

« Oui, mais c’est facile ça, de dire qu’il faut déléguer pour reprendre le contrôle de ses journées et diminuer sa charge de travail, mais déléguer ça prend du temps, et puis ça demande de contrôler ce que l’autre fait. Et bien souvent on est obligé de repasser derrière. Alors au final, même si je suis débordé, je préfère faire les choses moi-même, je perds moins de temps. »

Ça te rappelle quelqu’un, n’est-ce pas ? Moi, je me revois plus jeune de quelques années. Et avec le recul je me dis : mon dieu, quel gâchis, quelle perte de temps !

Il y a une chose qui me paraît pourtant essentielle aujourd’hui que je n’avais pas compris à l’époque : on ne délègue pas une tâche n’importe comment !

 

Comment bien déléguer une tâche ?

Mais alors, comment faut-il faire pour bien déléguer une tâche ?

Tout d’abord, sache que la manière de déléguer une tâche ne change pas, qu’il s’agisse de déléguer à un collègue ou un collaborateur subordonné.  Mais avant de pouvoir demander à quelqu’un de s’y mettre, il faut commencer par définir quelle est la tâche.

 

1 ) Donner un objectif clair

  • Quel est l’objectif de la tâche ?
  • S’inscrit-elle dans un projet ou s’agit-il d’une tâche indépendante ?
  • Qu’est-ce que tu espères accomplir à partir du résultat de cette tâche ?

Autant de questions que l’on se pose soi-même lorsque l’on prend une tâche à notre compte et que les autres se poseront nécessairement.

Avant de cliquer plus vite que ton ombre sur le bouton « Transférer mail » et de l’envoyer à ton équipe, demande toi d’abord si l’objectif est clair.

 

2 ) Préciser le résultat attendu

  • Quel est le résultat attendu de la tâche ?
  • S’agit-il d’un mail d’information à envoyer à un groupe déterminé de personnes ?
  • S’agit-il de la production d’un document Word ? d’une présentation Powerpoint ?

Afin d’éviter tout malentendu et des allers-retours inutiles, précise bien ce que tu attends comme résultat de cette tâche.

 

3 ) Indiquer l’échéance

Non, dire que « c’est urgent » ou « dès que possible », ce n’est pas une échéance !

Si tout est urgent, par définition rien n’est urgent.

Une échéance est une date fixe dans le temps : on fixe une date et une heure comme date d’échéance de la réalisation de la tâche.

Exit donc les « courant Décembre »… C’est bien trop vague !

La délégation d’une tâche ne doit pas laisser l’interprétation.

 

4 ) Actionnable et indépendante ?

La tâche que tu t’apprêtes à déléguer est-elle actionnable et indépendante ?

Je m’explique. Pour qu’une délégation se fasse dans les meilleures conditions, la tâches concernée doit être décrit avec des verbes d’action, par exemple : « Mettre à jour l’application Toto », « Envoyer un mail à machin ».

Mais elle doit également être indépendante, autrement dit sa réalisation ne doit pas dépendre de la réalisation d’une autre tâche préalable. Tester et valider un prototype n’est possible que si l’équipe technique a fini la réalisation du dit prototype.

Assure toi donc avant délégation que la tâche ne soit pas en attente d’un travail d’une autre équipe.

 

5 ) Lâcher du lest

Enfin, n’oublie pas que déléguer une tâche veut dire que l’on délègue à quelqu’un l’obtention d’un résultat, pas la manière d’y arriver !

Nous avons chacun notre manière de faire, notre manière de travailler. Et au fond, j’ai envie de dire, peu importe, tant que l’on obtient l’information à l’arrivée ! Non ?

Tu dois également apprendre à sortir du mode « Commandement & Contrôle » que l’on a trop souvent tendance à adopter dans le milieu professionnel. Non, être constamment sur le dos de son collaborateur pour lui indiquer comment réaliser la tâche qu’on vient de lui déléguer, ce n’est pas sain. Lâche la bride, laisse-le respirer ! Sinon, c’est double peine :

  • Tu perds du temps à lui expliquer comment tu voudrais qu’il fasse
  • ça ne lui plaît pas cette manière de faire, et il traîne des pieds pour réaliser la tâche
  • Tu t’agaces et tu prends du temps pour contrôler tout ce qu’il fait
  • Il traîne encore plus des pieds
  • Au final, tu te dis que tu aurais mieux fait de faire les choses tout seul

Quelle perte de temps pour tout le monde…

 

Déléguer une tâche, ce n’est finalement pas si difficile que ça, il faut juste se souvenir que l’on délègue un résultat, pas une manière de faire, et qu’il faut préciser l’objectif, le résultat attendu et l’échéance de la tâche.

Quels sont tes trucs et astuces pour déléguer efficacement une tâche à tes équipes ou tes collaborateurs ?

 

 

2 Réponses

  1. lucette smits dit :

    Tout est toujours clair, net et précis, donc, rien à ajouter.

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