booster sa productivité

« Je n’ai pas le temps ».

L’écho de ces mots résonne encore entre les murs de ton entreprise.

Combien de fois l’avez-vous entendu cette semaine ?

1 ?

10 ?

100 ?

Sûrement beaucoup trop. Je ne compte même plus le nombre de fois où je l’ai entendu, et je peux vous dire que chaque fois que je l’entends, le peu de cheveux qu’il me reste se dressent sur la tête.

« Je n’ai pas le temps de faire ceci, je n’ai pas le temps de faire cela, je n’ai juste pas le temps.»

Nous voulons tous gagner du temps, être plus productifs, plus efficaces, dans tous les aspects de notre vie.

Nous voulons tous réaliser nos tâches en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

Il existe au moins un millier de techniques pour booster sa productivité : certaines tiennent du bon sens, d’autres ne sont efficaces que dans des conditions particulières ou pour des personnes bien précises.

Bon ok, peut-être pas un millier, j’exagère un peu, mais quand même !

J’ai sélectionné pour vous 12 techniques testées et validées par mes soins, pour être plus efficace et réaliser vos tâches en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

12 techniques pour booster sa productivité

1 ) Apprendre à remonter le temps

Redescendez de suite, je ne vais pas vous expliquer comment construire de A à Z une machine à remonter le temps. Ce serait de la triche, sans compter les nombreux paradoxes que vous pourriez créer par inadvertance !

Mais ce serait cool, n’est-ce pas ?

Non ici, la clé pour booster sa productivité est de manier le rétroplanning comme un Dieu.

Je m’explique.

Lorsque votre boss ou votre client vous fixe une deadline pour un travail, pour un projet, vous savez d’avance qu’il s’agit de la date butoire, celle à ne jamais ô grand jamais dépasser.

Vous avez peut-être déjà une idée du séquencement des actions à réaliser pour arriver au résultat à la date voulue, mais vous ne savez pas comment vous organiser.

C’est là qu’intervient le rétroplanning.

Ce n’est rien d’autre qu’un planning inversé :

  • On part de la date butoire.
  • On liste toutes les actions ou les grandes étapes que l’on devra réaliser.
  • On inscrit ces actions sur le rétroplanning avec la date butoire de celles-ci.

Par exemple, pour écrire cet article de blog :

  • La date de publication est fixée au 08 Mai. Il s’agit de ma date butoir.
  • Je devrais réaliser plusieurs actions avant de pouvoir le publier : la rédaction, la correction, la mise en page, l’ajout de liens et références, l’ajout des images, et enfin la rédaction de ma newsletter
  • Je fixe mes dates butoires « au plus tard » pour chacune de ces actions, et voici ce que ça donne :
Rétroplanning construit avec www.tomsplanner.fr

A compter de maintenant, vous saurez maîtriser vos échéances mieux que personne.

2 ) Devenir un expert du rangement

Je ne vous dis pas de devenir Mr. Propre et de tout laver du sol au plafond pour que ça étincelle au moindre rayon de soleil.

N’exagérons pas non plus !

Mais je vous demande de ranger un minimum votre espace de travail.

Là, vous allez me dire que la pile de dossier qui dégouline sur votre bureau sont les dossiers en cours et que vous en avez besoin, et vous savez quoi ? je ne veux pas le savoir !

Et un esprit encombré n’a pas la place suffisante pour laisser parler la créativité, et est trop encombré pour réellement être efficace.

Alors vous prenez vos dossiers, vous en faites une pile bien ordonnée, et vous les rangez dans un caisson sous le bureau, sur une servante, dans un porte-document, peu importe.

Aaaaah, on est quand même mieux avec un bureau dégagé, n’est-ce pas ?

Faites-en ton petit rituel lorsque vous partez du bureau : rangez votre bureau pour qu’il soit impeccable !

Le matin, ne sortez que le strict nécessaire et ne laissez rien traîner.

un bureau rangé, comprenant un écran, des dossiers, des fournitures, une imprimante
C’est quand même plus attrayant, non ?

Ah, j’oubliais : il en va de même pour votre bureau de pc !

Exit les icones, les fichiers et les dossiers dans tous les sens sur le bureau de votre ordinateur.

Rangez-moi un peu tout ça, et non seulement vous pourrez apprécier de nouveau votre fond d’écran, mais vous retrouverez également beaucoup plus facilement les fichiers que vous cherchez.

3 ) Maîtriser l’art de la todolist

Aaah, les todolist… Je suis sûr que vous en avez déjà une, voire plusieurs !

A chaque fois que vous en démarrez une nouvelle, vous vous dites que ça y est cette fois c’est la bonne, vous inscrivez vos tâches, vous vous mettez des objectifs ambitieux, vous vous créez une todolist de folie…

Tout ça pour abandonner la todolist quelques semaines plus tard, alors que certaines tâches inscrites dessus ne sont toujours pas réalisées.

Il y a 3 raisons à cet abandon :

  • Votre todolist est une liste à rallonge et vous n’en voyez pas le bout
  • Voir toutes ces tâches qui restent à compléter vous démotive d’avance
  • L’utilisation de votre todolist au quotidien est trop contraignante

Pour continuer à utiliser au quotidien vos todolists, je vous livre quelques astuces :

  • Premièrement, ne créez pas de listes à rallonge, cela vous démotiverait avant même de commencer
  • Faites des todolists simples à utiliser au quotidien
  • Peaufinez votre todolist, personifiez-la pour qu’elle soit agréable à utiliser au quotidien
  • Priorisez, priorisez, priorisez avec la matrice d’Eisenhower
matrice Eisenhowder

4 ) Écouter son horloge biologique

Avez-vous déjà pris le temps d’observer votre corps au quotidien ?

Comment réagit-il tout au long de la journée ?

A quelle heure avez-vous un coup de barre ?

A quelle heure êtes-vous le plus productif ? Le moins productif ?

Quand êtes-vous disposé à faire du travail de fond (ce travail qui vous demande énergie et concentration) ?

Prenez 5 minutes pour faire une petite introspection et prendre le temps d’y répondre le plus sincèrement possible.

Maintenant, comparez ces réponses à votre rythme de travail actuel. Il y a de fortes chances que cela ne colle pas !

Étonnant, n’est-ce pas ?

Dans son livre Quand ? Faites votre révolution chronobiologique et réalisez pleinement votre vie , Michael BREUS identifie 4 grands profils de biorythme et propose de passer un test pour connaître son biotype.

Pour chaque biotype, il donne des précisions sur notre manière d’agir, de travailler, de vivre, tout au long de la journée, et nous donne les clés pour nous réapproprier ce biotype et créer notre journée idéale.

Ce livre a été une véritable claque pour moi : depuis que je l’ai lu, j’ai totalement réorganisé ma manière de vivre et de travailler !

Moi qui croyait être un oiseau de nuit et productif la nuit, j’ai découvert qu’en fait je suis un oiseau du petit matin.

Passé la surprise, puis l’incrédulité, j’ai fait le test, j’ai réorganisé mon sommeil, ma manière de vivre, mes heures de recharges (le sport et la nourriture), ma manière de travailler…

C’est du 200% Approuvé, du 200% gagné en efficacité !

5 ) Organiser ses mails grâce à la méthode CAP

16 489 mails non lus dans la boîte de réception.

Pas de doute, quand on atteint ces proportions de mails non lus, il ne peut y avoir que 3 raisons :

  • La première, et sans doute la moins vraisemblable, vous êtes tellement demandé par votre réseau que vous croulez sous des avalanches de mails chaque jour.
  • La seconde, c’est que vous avez lâché votre adresse mail sur une collection ahurissante de sites et que vous recevez chaque jour des centaines et des centaines de spam.
  • La troisième, la plus vraisemblable des 3, vous ne savez tout simplement pas organiser votre boîte de réception, vous n’utilisez pas les fonctionnalités de votre logiciel de messagerie, et vous vous découragez d’avance quand vous voyez que vous avez des dizaines de milliers de mails non lus.

Je vous propose une méthode simple et efficace à mettre en œuvre pour reprendre la main sur votre boîte de messagerie : la méthode CAP !

La méthode CAP, c’est quoi ?

Ça se résume en 3 mots : Classement, Action, Poubelle !

Lorsque l’on reçoit un mail, il n’y a que 3 actions possibles :

  • La première, le mail ne nécessite pas de réponses, mais on pourrait en avoir besoin plus tard. On le classe dans un dossier, ou on l’archive.
  • La seconde, le mail nécessite une réponse. Si la réponse prend moins de 2 minutes à formuler, on rédige la réponse maintenant et on l’envoi, fin de l’histoire. S’il est nécessaire de prendre plus de temps, alors on se planifie un créneau pour rédiger le mail de réponse.
  • La troisième, le mail ne nécessite aucune réponse, il s’agissait d’un mail informatif et il n’y a aucun intérêt à le stocker. Un clic, et hop ! direction la poubelle.

Bien sûr, pour traiter les 16 489 mails non lus de sa boîte de réception, cela va demander un peu de temps, mais si vous appliquez la méthode CAP au quotidien pour chaque nouveau mail reçu, vous allez reprendre la maîtrise de votre boîte de réception.

6 ) Dormir son quota d’heures

Si vous avez suivi mes conseils de la technique n°4, vous avez déjà dû vous réorganiser en fonction de ton biorythme.

Il y a une chose qui est extrêmement importante pour vous, c’est de dormir votre quota d’heures.

Certains ont besoin de 5 heures de sommeil, d’autres de 10.

Dormir votre quota d’heures, à savoir ni trop ni trop peu, vous permettra d’être au top de votre forme, et d’aborder vos défis et challenges du jour avec toute la fougue et l’énergie nécessaire.

7 ) Entretenir sa réactivité avec les jeux vidéo

C’est un fait, c’est prouvé, selon une étude de l’université du Michigan, les gamers, qui s’adonnent aux jeux vidéo, sont plus imaginatifs, plus réactifs et plus capables de prendre les bonnes décisions plus rapidement que ceux qui n’y joue pas.

Les adeptes de shooters (vous savez, ces jeux ou vous avez de gros flingues pour tuer tout ce qui bouge) sont bien plus réactifs que la moyenne des gens : cela s’explique car ils sont à l’affut du moindre son, du moindre mouvement, de la moindre trace qui pourrait trahir la présence de l’adversaire.

Les adeptes de jeux de stratégie s’entraînent à prendre en compte une multitude de facteurs pour prendre la meilleure décision à court terme. Il n’y a qu’à voir les championnats du jeu « Starcraft » où s’affronte des gamers professionnels (principalement coréens) : c’est impressionnant, et presque inhumain tellement ils sont rapides dans leur prise de décision !

Les adeptes de jeux d’aventure et de jeux de rôle, quant à eux, évoluent dans un monde imaginaire, fantastique, futuriste, et développe leur créativité et sont plus imaginatifs que leurs congénères.

Mon conseil est donc simple : faites-vous une bonne partie de jeux vidéo !

Avec toutefois quelques règles :

  • Votre partie ne doit pas empiéter sur votre temps de sommeil
  • Ne jamais y jouer plus de 2 heures d’affilée. Après 2 heures, il est nécessaire de faire une pause
  • Ne jamais faire passer les jeux vidéo avant autre chose

8 ) Savoir prévoir les imprévus

Anticiper, planifier, c’est bien.

Savoir gérer les imprévus (qui arrivent inévitablement), c’est mieux !

Pour gérer les impondérables, les urgences qui tombent au dernier moment, les dossiers qui se décalent, il n’y a qu’une seule solution :

Se réserver du temps de libre dans son agenda.

Se réserver un créneau de dédié au traitement des urgences et des imprévus te permettra d’anticiper, d’être réactifs face à l’urgence mais également d’être efficace dans ton travail au quotidien et de ne pas décaler tes dossiers.

9 ) Se créer sa routine matinale

La journée commence dès que l’on met un pied hors du lit.

Et pour beaucoup de gens, elle commence à reculons : on marmonne parce qu’on s’est réveillé trop tôt, on grogne parce que les enfants ont terminé le dernier paquet de Cheerios au petit déj’, on râle dans les bouchons pour aller au travail…

Au final, avant même d’arriver au travail, on s’est enfermé dans une bulle d’énergie négative, ce qui va impacter négativement notre humeur, notre productivité.

La solution ?

Se créer une routine matinale !

10 ) Implémenter la technique Pomodoro

Autre astuce pour gagner en productivité : travailler en sprint successifs grâce à la technique Pomodoro.

C’est une technique simple à mettre en œuvre, mais diablement efficace !

25 minutes de travail intensif, demandant une forte dose de concentration

5 minutes de pause.

Et on recommence, jusqu’à terminer le travail que l’on doit réaliser.

Pour en savoir plus sur la technique Pomodoro et les moyens de la mettre en œuvre, vous pouvez consulter mon précédent article !

Comment augmenter sa productivité sans effort avec la technique Pomodoro ?

11 ) Maîtriser les commandements de la gestion du temps

Pour gagner en productivité et ne plus jamais avoir à dire « je n’ai pas le temps », il est nécessaire de connaître et de maîtriser les commandements de la gestion du temps.

Ces 12 commandements sont indispensables à connaître, et vous permettront d’avoir une meilleure gestion de votre planning et de votre temps !

12 ) Entraîner sa mémoire

Enfin, la dernière technique, et non des moindres pour gagner en productivité : Entraîner et développer sa mémoire !

Pourquoi, me direz-vous, puisque l’on a à notre disposition de formidables outils comme l’ordinateur qui peut faire cela pour nous ?

Parce que c’est toujours plus rapide de chercher dans sa mémoire que de chercher l’information dans un manuel, dans un livre, dans ses mails, dans ses dossiers sur ordinateur, ou encore sur internet…

N’oubliez pas que le cerveau est notre principal outil de travail : sans cerveau, on ne pourrait pas utiliser les autres outils.

Il est nécessaire de l’entretenir, et comme le cerveau est un muscle, il est possible de travailler sa mémoire au quotidien.

Dites-moi ce qui a marché pour vous, ce qui vous a permis de gagner en productivité dans votre travail au quotidien ?

Je suis curieux de vos réponses !

Thibault Baheux

​A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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