booster sa productivité

12 techniques pour booster sa productivité

« Je n’ai pas le temps ».

L’écho de ces mots résonne encore entre les murs de ton entreprise.

Combien de fois l’as-tu entendu cette semaine ?

1 ?

10 ?

100 ?

Sûrement beaucoup trop. Je ne compte même plus le nombre de fois où je l’ai entendu, et je peux te dire que chaque fois que je l’entends, le peu de cheveux qu’il me reste se dressent sur la tête.

« Je n’ai pas le temps de faire ceci, je n’ai pas le temps de faire cela, je n’ai juste pas le temps.»

 

Nous voulons tous gagner du temps, être plus productifs, plus efficaces, dans tous les aspects de notre vie.

Nous voulons tous réaliser nos tâches en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

Il existe au moins un millier de techniques pour booster sa productivité : certaines tiennent du bon sens, d’autres ne sont efficaces que dans des conditions particulières ou pour des personnes bien précises.

Bon ok, peut-être pas un millier, j’exagère un peu, mais quand même !

J’ai sélectionné pour toi 12 techniques testées et validées par mes soins, pour être plus efficace et réaliser tes tâches en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

 

12 techniques pour booster sa productivité

1 ) Apprendre à remonter le temps

Redescends de suite, je ne vais pas t’expliquer comment construire de A à Z une machine à remonter le temps. Ce serait de la triche, sans compter les nombreux paradoxes que tu pourrais créer par inadvertance !

Mais ce serait cool, n’est-ce pas ?

Non ici, la clé pour booster sa productivité est de manier le rétroplanning comme un Dieu.

Je m’explique.

Lorsque ton boss ou ton client te fixe une deadline pour un travail, pour un projet, tu sais d’avance qu’il s’agit de la date butoir, celle à ne jamais ô grand jamais dépasser.

Tu as peut-être déjà une idée du séquencement des actions à réaliser pour arriver au résultat à la date voulue, mais tu ne sais pas comment t’organiser.

C’est là qu’intervient le rétroplanning.

Ce n’est rien d’autre qu’un planning inversé :

  • On part de la date butoir.
  • On liste toutes les actions ou les grandes étapes que l’on devra réaliser.
  • On inscrit ces actions sur le rétroplanning avec la date butoire de celles-ci.

Par exemple, pour écrire cet article de blog :

  • La date de publication est fixée au 08 Mai. Il s’agit de ma date butoir.
  • Je devrais réaliser plusieurs actions avant de pouvoir le publier : la rédaction, la correction, la mise en page, l’ajout de liens et références, l’ajout des images, et enfin la rédaction de ma newsletter
  • Je fixe mes dates butoirs « au plus tard » pour chacune de ces actions, et voici ce que ça donne :

Rétroplanning construit avec www.tomsplanner.fr

 

A compter de maintenant, tu sauras maîtriser tes deadlines mieux que personne.

 

2 ) Devenir un expert du rangement

Je ne te dis pas de devenir Mr. Propre et de tout laver du sol au plafond pour que ça étincelle au moindre rayon de soleil.

N’exagérons pas non plus !

Mais je te demande de ranger un minimum ton espace de travail.

Là, tu vas me dire que la pile de dossier qui dégouline sur ton bureau sont les dossiers en cours et que tu en as besoin, et tu sais quoi ? je ne veux pas le savoir !

Et un esprit encombré n’a pas la place suffisante pour laisser parler la créativité, et est trop encombré pour réellement être efficace.

Alors tu prends tes dossiers, tu en fais une pile bien ordonnée, et tu les ranges dans un caisson sous le bureau, sur une servante, dans un porte-document, peu importe.

 

Aaaaah, on est quand même mieux avec un bureau dégagé, n’est-ce pas ?

 

Fais-en ton petit rituel lorsque tu pars du bureau : range ton bureau pour qu’il soit impecable !

Le matin, ne sors que le strict nécessaire et ne laisse rien traîner.

un bureau rangé, comprenant un écran, des dossiers, des fournitures, une imprimante

C’est quand même plus attrayant, non ?

Ah, j’oubliais : il en va de même pour ton bureau de pc !

Exit les icones, les fichiers et les dossiers dans tous les sens sur le bureau de ton ordinateur.

Range-moi un peu tout ça, et non seulement tu pourras apprécier de nouveau ton fond d’écran, mais tu retrouveras également beaucoup plus facilement les fichiers que tu cherches.

 

3 ) Maîtriser l’art de la todolist

Aaah, les todolist… Je suis sûr que tu en as déjà une, voire plusieurs !

A chaque fois que tu en démarres une nouvelle, tu te dis que ça y est cette fois c’est la bonne, tu inscrits tes tâches, tu te mets des objectifs ambitieux, tu te crées une todolist de folie…

Tout ça pour abandonner la todolist quelques semaines plus tard, alors que certaines tâches inscrites dessus ne sont toujours pas réalisées.

Il y a 3 raisons à cet abandon :

  • Ta todolist est une liste à rallonge et tu n’en vois pas le bout
  • Voir toutes ces tâches qui restent à compléter te démotive d’avance
  • L’utilisation de ta todolist au quotidien est trop contraignante

Pour continuer à utiliser au quotidien tes todolists, je te livre quelques astuces :

  • Premièrement, ne crée pas de listes à rallonge, cela te démotiverait avant même de commencer
  • Fais des todolists simples à utiliser au quotidien
  • Peaufine ta todolist, personifie-la pour qu’elle soit agréable à utiliser au quotidien
  • Priorise, priorise, priorise avec la matrice d’Eisenhower

matrice Eisenhowder

 

 

4 ) Ecouter son horloge biologique

As-tu déjà pris le temps d’observer ton corps au quotidien ?

Comment réagit-il tout au long de la journée ?

A quelle heure as-tu un coup de barre ?

A quelle heure es-tu le plus productif ? Le moins productif ?

Quand es-tu disposé à faire du travail de fond (ce travail qui te demande énergie et concentration) ?

Prends 5 minutes pour faire une petite introspection et prendre d’y répondre le plus sincèrement possible.

Maintenant, compare ces réponses à ton rythme de travail actuel. Il y a de fortes chances que cela ne colle pas !

Etonnant, n’est-ce pas ?

 

Dans son livre Quand ? Faites votre révolution chronobiologique et réalisez pleinement votre vie , Michael BREUS identifie 4 grands profils de biorythme et propose de passer un test pour connaître son biotype.

Pour chaque biotype, il donne des précisions sur notre manière d’agir, de travailler, de vivre, tout au long de la journée, et nous donne les clés pour nous réapproprier ce biotype et créer notre journée idéale.

Ce livre a été une véritable claque pour moi : depuis que je l’ai lu, j’ai totalement réorganisé ma manière de vivre et de travailler !

Moi qui croyait être un oiseau de nuit et productif la nuit, j’ai découvert qu’en fait je suis un oiseau du petit matin.

Passé la surprise, puis l’incrédulité, j’ai fait le test, j’ai réorganisé mon sommeil, ma manière de vivre, mes heures de recharges (le sport et la nourriture), ma manière de travailler…

C’est du 200% Approuvé, du 200% gagné en efficacité !

 

 

5 ) Organiser ses mails grâce à la méthode CAP

16 489 mails non lus dans la boîte de réception.

Pas de doute, quand on atteint ces proportions de mails non lus, il ne peut y avoir que 3 raisons :

  • La première, et sans doute la moins vraisemblable, tu es tellement demandé par ton réseau que tu croules sous des avalanches de mails chaque jour.
  • La seconde, c’est que tu as lâché ton adresse mail sur une collection ahurissante de sites et que tu reçois chaque jour des centaines et des centaines de spam.
  • La troisième, la plus vraisemblable des 3, tu ne sais tout simplement pas organiser ta boîte de réception, tu n’utilises pas les fonctionnalités de ton logiciel de messagerie, et tu te décourages d’avance quand tu vois que tu as des dizaines de milliers de mails non lus.

Je te propose une méthode simple et efficace à mettre en œuvre pour reprendre la main sur ta boîte de messagerie : la méthode CAP !

La méthode CAP, c’est quoi ?

Ça se résume en 3 mots : Classement, Action, Poubelle !

Lorsque l’on reçoit un mail, il n’y a que 3 actions possibles :

  • La première, le mail ne nécessite pas de réponses, mais on pourrait en avoir besoin plus tard. On le classe dans un dossier, ou on l’archive.
  • La seconde, le mail nécessite une réponse. Si la réponse prend moins de 2 minutes à formuler, on rédige la réponse maintenant et on l’envoi, fin de l’histoire. S’il est nécessaire de prendre plus de temps, alors on se planifie un créneau pour rédiger le mail de réponse.
  • La troisième, le mail ne nécessite aucune réponse, il s’agissait d’un mail informatif et il n’y a aucun intérêt à le stocker. Un clic, et hop ! direction la poubelle.

Bien sûr, pour traiter les 16 489 mails non lus de sa boîte de réception, cela va demander un peu de temps, mais si tu appliques la méthode CAP au quotidien pour chaque nouveau mail reçu, tu vas reprendre la maîtrise de ta boîte de réception.

 

6 ) Dormir son quota d’heures

Si tu as suivi mes conseils de la technique n°4, tu as déjà dû te réorganiser en fonction de ton biorythme.

Il y a une chose qui est extrêmement importante pour toi, c’est de dormir ton quota d’heures.

Certains ont besoin de 5 heures de sommeil, d’autres de 10.

Dormir ton quota d’heures, à savoir ni trop ni trop peu, te permettra d’être au top de ta forme, et d’aborder tes défis et challenges du jour avec toute la fougue et l’énergie nécessaire.

 

7 ) Entretenir sa réactivité avec les jeux vidéo

C’est un fait, c’est prouvé, selon une étude de l’université du Michigan, les gamers, qui s’adonnent aux jeux vidéo, sont plus imaginatifs, plus réactifs et plus capables de prendre les bonnes décisions plus rapidement que ceux qui n’y joue pas.

Les adeptes de shooters (tu sais, ces jeux ou tu as de gros flingues pour tuer tout ce qui bouge) sont bien plus réactifs que la moyenne des gens : cela s’explique car ils sont à l’affut du moindre son, du moindre mouvement, de la moindre trace qui pourrait trahir la présence de l’adversaire.

Les adeptes de jeux de stratégie s’entraînent à prendre en compte une multitude de facteurs pour prendre la meilleure décision à court terme. Il n’y a qu’à voir les championnats du jeu « Starcraft » où s’affronte des gamers professionnels (principalement coréens) : c’est impressionnant, et presque inhumain tellement ils sont rapides dans leur prise de décision !

Les adeptes de jeux d’aventure et de jeux de rôle, quant à eux, évoluent dans un monde imaginaire, fantastique, futuriste, et développe leur créativité et sont plus imaginatifs que leurs congénères.

Mon conseil est donc simple : fais-toi une bonne partie de jeux vidéo !

Avec toutefois quelques règles :

  • Ta partie en doit pas empiéter sur ton temps de sommeil
  • Ne jamais y jouer plus de 2 heures d’affilée. Après 2 heures, il est nécessaire de faire une pause
  • Ne jamais faire passer els jeux vidéo avant autre chose

 

8 ) Savoir prévoir les imprévus

Anticiper, planifier, c’est bien.

Savoir gérer les imprévus (qui arrivent inévitablement), c’est mieux !

Pour gérer les impondérables, les urgences qui tombent au dernier moment, les dossiers qui se décalent, il n’y a qu’une seule solution :

Se réserver du temps de libre dans son agenda.

Se réserver un créneau de dédié au traitement des urgences et des imprévus te permettra d’anticiper, d’être réactifs face à l’urgence mais également d’être efficace dans ton travail au quotidien et de ne pas décaler tes dossiers.

 

9 ) Se créer sa routine matinale

La journée commence dès que l’on met un pied hors du lit.

Et pour beaucoup de gens, elle commence à reculons : on marmonne parce qu’on s’est réveillé trop tôt, on grogne parce que les enfants ont terminé le dernier paquet de Cheerios au petit déj’, on râle dans les bouchons pour aller au travail…

Au final, avant même d’arriver au travail, on s’est enfermé dans une bulle d’énergie négative, ce qui va impacter négativement notre humeur, notre productivité.

La solution ?

Se créer une routine matinale !

 

10 ) Implémenter la technique Pomodoro

Autre astuce pour gagner en productivité : travailler en sprint successifs grâce à la technique Pomodoro.

C’est une technique simple à mettre en œuvre, mais diablement efficace !

X minutes de travail intensif, demandant une forte dose de concentration

X minutes de pause.

Et on recommence, jusqu’à terminer le travail que l’on doit réaliser.

Pour en savoir plus sur la technique Pomodoro et les moyens de la mettre en œuvre, tu peux consulter mon précédent article !

Comment augmenter sa productivité sans effort avec la technique Pomodoro ?

 

11 ) Maîtriser les commandements de la gestion du temps

Pour gagner en productivité et ne plus jamais avoir à dire « je n’ai pas le temps », il est nécessaire de connaître et de maîtriser les commandements de la gestion du temps.

Ces 12 commandements sont indispensables à connaître, et te permettront d’avoir une meilleure gestion de ton planning et de ton temps !

 

12 ) Entraîner sa mémoire

Enfin, la dernière technique, et non des moindres pour gagner en productivité : Entraîner et développer sa mémoire !

Pourquoi, me diras-tu, puisque l’on a à notre disposition de formidables outils comme l’ordinateur qui peut faire cela pour nous ?

Parce que c’est toujours plus rapide de chercher dans sa mémoire que de chercher l’information dans un manuel, dans un livre, dans ses mails, dans ses dossiers sur ordinateur, ou encore sur internet…

 

N’oublie pas que le cerveau est notre principal outil de travail : sans cerveau, on ne pourrait pas utiliser les autres outils.

Il est nécessaire de l’entretenir, et comme le cerveau est un muscle, il est possible de travailler sa mémoire au quotidien.

 

 

Dis-moi ce qui a marché pour toi, ce qui t’a permis de gagner en productivité dans ton travail au quotidien ?

Je suis curieux de tes réponses !

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