comment réussir son processus d'onboarding

Comment réussir son processus d’onboarding en 11 étapes

Comment accueillir les nouveaux arrivants dans son entreprise de la meilleure manière possible ?

Voilà une question qui mérite d’être posée. Merci à Lydie de m’avoir demandé mon avis par mail. 😉

D’ailleurs, n’hésite pas à m’écrire pour me poser tes questions ou me demander un avis concernant un sujet particulier, je me ferais une joie d’échanger avec toi

J’ai déjà pu parler dans mes précédents articles de l’expérience collaborateur et des actions concrètes à mettre en place pour développer l’engagement auprès de ses collaborateurs.

 

Mais pourquoi mettre en place un processus d’onboarding ?

Concentrer ses efforts sur le processus de recrutement ne suffit plus aujourd’hui : la marque employeur passe également par la mise en place d’un processus d’intégration des nouveaux arrivants.

Investir de son temps dans l’intégration d’un nouveau collaborateur, ça permet :

  • De mieux comprendre les valeurs de l’entreprise
  • De s’immiscer plus rapidement dans la vie et le fonctionnement d’une équipe
  • De se sentir reconnu et valorisé
  • D’être opérationnel en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire
  • De favoriser l’engagement du nouveau collaborateur
  • D’améliorer la rétention des équipes, et donc de réduire le taux de turn-over
  • D’assurer une meilleure collaboration sur le long-terme
  • De s’assurer une meilleure efficacité
  • Et de booster la marque employeur

 

11 actions à mettre en place pour avoir un processus d’onboarding réussi

Le premier jour dans un nouveau poste est un moment clé et décisif dans la réussite de l’onboarding. Pourquoi ? Tout simplement parce que c’est la première réelle impression que le collaborateur aura du fonctionnement de l’entreprise, tu as donc tout intérêt à soigner ce premier jour, pour qu’il se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Si tu souhaites t’assurer que ton processus d’onboarding est au point, ou si tu souhaites en mettre un en place, je t’invite fortement à respecter chacune de ces étapes. Garde toutefois bien en tête que le processus d’onboarding démarre bien avant l’intégration réelle du collaborateur dans l’entreprise. En fait, il démarre dès que le collaborateur a accepté ton offre.

 

1 ) Prendre des nouvelles avant l’arrivée en entreprise

Bien trop souvent, les efforts des entreprises se concentrent sur la phase de recrutement, pour dénicher la perle rare. Mais une fois que la perle rare a accepté l’offre d’emploi, c’est « silence radio ». Erreur !

Le processus d’intégration des nouveaux arrivants commence bien avant l’entrée dans l’entreprise. Il est primordial d’échanger avec le candidat, pour prendre des nouvelles, lui indiquer le code vestimentaire en vigueur dans l’entreprise, le préparer aux tâches que tu vas lui confier, ou encore lui indiquer commen tla première journée va se passer. Le lien entre le collaborateur et l’entreprise se crée dès maintenant !

 

2 ) Échanger avec les managers

Avant l’arrivée du nouveau collaborateur, il est primordial d’échanger avec les managers concernés sur les modalités à mettre en place :

  • Y a t-il des formations à planifier dès maintenant pour ce collaborateur ?
  • Y a t-il du matériel spécifique à commander pour qu’il puisse assurer ses fonctions ?
  • Si le collaborateur intègre une équipe multi-sites, faut-il planifier une ou plusieurs journées d’intégration au sein des équipes ?

 

3 ) Préparer les outils de travail

Si tu connais un peu mon parcours professionnel, tu sais que j’ai intégré pas mal de sociétés différentes, soit directement en tant que salarié, soit en régie en tant que prestataire. Et tu sais ce qui a péché à chaque fois ? Les outils !

Un coup il manquait un outil, l’autre coup je l’avais mais il ne fonctionnait pas… Il y a une fois, je me suis même retrouvé devant un bureau vide, sans écran, sans ordinateur, sans téléphone, car les services concernés n’étaient tout simplement pas au courant de mon arrivée, ou n’avait pas anticipé. ça la fout mal quand même !

Si tu veux éviter ça (et crois-moi tu le veux si tu souhaites conserver une bonne marque employeur), il faut anticiper la demande et la préparation des outils, dès que le candidat a donné son accord à l’offre d’emploi.

Assure-toi que tout le nécessaire soit disponible et fonctionnel lors de son arrivée : téléphone fixe, téléphone mobile, ordinateur, écran, compte d’accès au réseau et aux différentes applications, matériel vestimentaire et de sécurité si besoin, badge d’accès, etc…

Tout doit être fonctionnel à l’arrivée du nouveau collaborateur !

 

 

4 ) Organiser une réunion d’information

L’intégration d’un nouveau collaborateur, ça se planifie. Dans mon entreprise, il y a systématiquement une réunion d’information avec le service RH, pour présenter l’entreprise, ses missions, ses valeurs, aborder le fonctionnement de celle-ci, traiter les aspects administratifs (signature du contrat de travail, réglement intérieur, charte informatique, CE, Mutuelle, etc).

Le nouvel arrivant reçoit également lors de cette réunion un pack d’accueil, comprenant :

  • Un livret sur l’entreprise, ses missions, ses valeurs
  • Tous les documents administratifs
  • Le badge d’accès aux locaux
  • Le badge pour la machine à café (indispensable!)
  • Comptes d’accès au réseau de l’entreprise
  • Tout le matériel nécessaire à l’exécution de son travail
  • Différents goodies aux couleurs de l’entreprise : stylos, carnets, porte-clés, porte-cartes, tasse

Enfin, cette réunion se conclue par un tour des locaux, et la présentation aux différentes équipes du site.

Un mail général est ensuite envoyé à tous les collaborateurs de l’entreprise pour leur présenter le nouvel arrivant et leur demander de lui réserver le meilleur accueil possible.

 

5 ) Immersion dans les équipes

Le collaborateur se retrouve ensuite en immersion parmi les équipes avec lesquelles il va travailler au quotidien. C’est l’occasion de rencontrer ses collègues, son manager, et également de voir qui fait quoi dans l’équipe, quelles sont les compétences et missions de chacun, mais également de découvrir les différents projets en cours.

 

6 ) Déjeuner avec le manager

Personnellement, j’ai l’habitude, pour les nouveaux arrivants, de les inviter à déjeuner le premier jour. Cela me permet de mieux découvrir la personne, en plus de ce que j’ai déjà pu voir en entretien. C’est un très bon moyen de créer du lien entre manager et collaborateur, ça permet de continuer les discussions que l’on a pu entamer sur les missions du collaborateur ou les projets en cours, mais de manière plus informelle, et puis soyons francs, être invité à déjeuner ça fait toujours plaisir (les clients qui se font inviter par des commerciaux valideront 😉 ).

 

7 ) Organiser une réunion de travail

Il y a un point important dont je n’ai pas encore parlé mais qui semble primordial : le manager se doit d’être le plus disponible possible pour assurer la meilleure intégration possible du collaborateur. J’essaye de me réserver la journée complète en général pour l’arrivée d’un nouveau membre de l’équipe.

Être lâché dans le grand bain sans savoir ce que l’on doit faire, où se trouve la documentation, etc, crois-moi ce n’est pas une partie de plaisir. Et j’ai connu une paire de fois.

Tout l’intérêt de la réunion de travail, c’est de partager avec le manager :

  • Quels sont les projets en cours ? Quel est leur état d’avancement ? Quels sont les objectifs de ces projets et que vont-ils apporter à l’entreprise ou à l’équipe ?
  • Quelles sont les tâches et projets qui vont être confiés au nouvel arrivant ?
  • Comment est organisée l’équipe ? Quel est son fonctionnement ?
  • Qu’est-ce que le manager attend de ses collaborateurs ?

J’insiste personnellement sur le savoir-être, plus que sur les compétences techniques. Ce qui est important à mes yeux, c’est :

  • D’avoir des collaborateurs motivés et impliqués dans l’équipe
  • Qui sont curieux et cherchent à comprendre et à apprendre
  • Qui font preuve d’autonomie et de prise d’initiative
  • Qui prennent leurs responsabilités, assument leurs erreurs et cherchent à les corriger plutôt qu’à se dédouaner ou accuser quelqu’un d’autre
  • Qui n’hésitent pas à pousser ma porte s’ils font face à une difficulté, ou s’ils ont besoin de conseils, d’arbitrage, etc…

Le mot d’ordre dans l’équipe, c’est autonomie et confiance, et j’insiste vraiment sur ce point.

 

8 ) Nommer un mentor

Pour assurer une bonne intégration dans l’entreprise, nommer un mentor ou un tuteur d’intégration peut être une très bonne idée. Il peut s’agir du manager, mais cela devient plus intéressant encore lorsqu’un collaborateur de l’équipe est le tuteur d’intégration. Le nouvel arrivant est ainsi en immersion totale dans l’équipe et en devient un membre à part entière en moins de temps qu’il n’en faut pour le dire.

 

9 ) Donner accès aux formations

L’arrivée dans une nouvelle entreprise est souvent synonyme d’une prise de connaissance assez lourde : processus de l’entreprise, fonctionnement de chaque équipe, méthodes de communication, appréhension des différents outils de travail et applications métiers, procédures, etc…

Assure-toi de donner accès à toutes les informations nécessaires au nouveau collaborateur.

Personnellement, je lui prépare un dossier sur le bureau avec tout ce qu’il faut savoir sur les outils, les projets en cours, les processus de l’équipe, les procédures, etc… SI j’ai un bon livre sous la main concernant son métier, je lui en donne un exemplaire. Par exemple, pour l’alternant que j’ai embauché récemment, je lui ai donné un livre sur les fondamentaux de la gestion de projet informatique. Nul doute que ça va l’aider 😉

 

10 ) Organiser un petit déjeuner avec le patron

Parmi les initiatives intéressantes que j’ai pu voir, il y a le fait d’organiser un petit-déjeuner avec le directeur général ou le pdg de la société, où celui-ci en profite pour remercier chacun des nouveaux collaborateurs, et discuter de manière informelle avec eux, ce qui permet d’humaniser les échanges et de casser les barrières hiérarchiques entre eux.

 

11 ) Faire un bilan la première semaine

A la fin de la première semaine, prendre 15 minutes pour faire un bilan est un bon moyen de conclure l’intégration et de faire le point sur le ressenti du collaborateur :

  • Comment se sent-il après ces quelques jours ?
  • Le poste et les tâches confiées correspond-il à ce qu’il imaginait ?
  • Se voit-il poursuivre avec nous ?
  • Est-ce qu’il y a encore des zones d’ombre qu’il faudrait éclairer ?

 

Enfin, même si ce bilan  conclut le processus d’onboarding et cette première semaine de travail, il faut bien avoir en tête que l’expérience collaborateur se construit sur toute la durée de présence du collaborateur dans l’entreprise. La dynamique qui a été créée lors ce processus doit perdurer ensuite dans le temps : elle doit se ressentir au niveau de l’organisation de l’équipe, mais également de l’entreprise.

Il peut être intéressant également de mettre en place un processus d’Outboarding, afin d’accompagner les collaborateurs désireux de quitter l’entreprise.

 

 

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