Comment mesurer l'efficacité d'une équipe ?

Comment mesurer l’efficacité d’une équipe : 5 questions à se poser

Connais-tu le projet Aristote ? Non ? Il s’agit d’une étude lancée en 2012 par Google, pour découvrir comment faire en sorte de maximiser l’efficacité d’une équipe.

J’en parle d’ailleurs dans un précédent article ici !

Le constat de ce projet, c’est que la performance et l’efficacité d’une équipe ne dépend absolument pas des gens qui la compose, mais de la manière dont ces gens travaillent ensemble !

Travailler ensemble, co-construire, et atteindre des objectifs ambitieux à plusieurs que l’on n’aurait pas atteint seul, c’est quelque chose qui me fascine. Quand on y pense, l’être humain a accompli tellement de choses en équipe, qu’il s’agisse de performances sportives, de la construction de somptueux bâtiments architecturaux, de repousser la limite des sciences, etc… Nous sommes faits pour travailler en équipe.

Mais depuis que je m’intéresse à ce sujet, il y a deux questions qui m’obsèdent, à laquelle j’ai mis du temps à trouver une réponse satisfaisante :

  • Comment mesurer l’efficacité d’une équipe ?
  • Comment savoir si cette efficacité est maximale ou si le travail d’équipe peut être amélioré ?

Ces questions m’ont amené à analyser comment les autres fonctionnaient en équipe. Comment moi je fonctionnais dans mes équipes.

Résultat, voici 5 questions pour déterminer comment fonctionne à un instant T une équipe, et identifier les axes d’améliorations.

 

 

5 questions à poser à son équipe pour savoir si elle fonctionne bien

Tu dois te poser ces questions en tant que manager et avoir un oeil critique régulier sur le fonctionnement de tes équipes.

Mais tu dois également poser ces questions à l’ensemble des équipes, et comparer ainsi vos visions.

 

1 ) Quels moyens mettons-nous en œuvre pour nous coordonner ?

Dans ton équipe, comment vous organisez-vous au quotidien ? Qui décide des urgences ? Qui dispatche les tâches à réaliser ?

Y a t-il des réunions d’équipe ? Si oui, quelle en est la fréquence ? Quelle est la structure de ces réunions ?

Comment avez-vous mis en œuvre dans l’équipe le reporting ?

Quels outils utilisez-vous ? Ceux-ci sont-ils adaptés au métier et au fonctionnement de l’équipe ?

Analyse la manière dont ton équipe s’organise, prends de la hauteur, comme si tu étais un consultant externe, et que tu devais réaliser un audit et pondre un rapport derrière.

Sois honnête : que mettrais-tu dans ce rapport ?

 

2 ) Comment partageons-nous l’information ?

Analyse ici tout ce qui touche à la communication :

  • La communication s’effectue t-elle de manière transparente ou y a t-il des zones de rétention d’information ?
  • Existe t-il des documents ? Comment sont-ils partagés ? Sont-ils facilement accessibles ?
  • Les membres de l’équipe peuvent-ils effectuer des remontées d’informations vers leur manager ? Ou l’information n’est-elle que descendante ?
  • Quels sont les outils de communication utilisés au quotidien : Outlook, Teams, Trello, etc… ? Sont-ils adaptés au besoin de l’équipe ?

Tu peux consulter cet article pour t’aider à mieux communiquer en équipe !

 

3 ) De quelle manière appréhendons-nous les réflexions à mener ?

Lorsqu’il est nécessaire de se poser pour réfléchir à un problème, qu’il s’agisse de la résolution d’une problématique ou d’aborder un nouveau projet, comment réagit l’équipe ?

Chacun mène t-il une réflexion dans son coin avant de mettre en commun ses trouvailles ? Ou peut-être qu’un brainstorming commun est organisé ? Ou encore qu’il n’y a aucune cohésion d’équipe et que chacun avance dans son coin sans jamais consulter l’autre.

Comment décidez-vous des axes d’améliorations sur lesquels travailler ?

Encore une fois, prends de la hauteur afin d’analyser la situation d’un œil le plus objectif possible, et rappelle-toi qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse.

 

4 ) Comment prenons-nous nos décisions ?

Les décisions sont-elles prises unilatéralement et imposées par le chef, ou sont-elles prises de manière collective ?

Doivent-elles être validées par une haute instance (le n+2 par exemple) ?

Sur la base de quoi les décisions sont-elles prises ? Des chiffres, des rapports, de l’intuition ?

Quelle latitude l’équipe a t-elle dans sa prise de décision ?

Cela se fait-il à la volée ou lors d’une réunion hebdomadaire planifiée ?

Comment les désaccords et les points de vue divergents sont-ils gérés ?

J’ai pu remarquer que les équipes soudées et efficaces avaient tendance à plutôt prendre des décisions de manière collective. Décider à plusieurs, c’est se baser sur l’expérience de chacun et sur des ressentis complémentaires, ce qui augmente les chances, je trouve, d’arriver à la meilleure décision possible.

 

5 ) Comment vérifions-nous dans le temps que nos actions amènent les bons résultats ?

Enfin, qu’est-ce qui a été mis en place par l’équipe pour mesurer les résultats, et s’assurer que les décisions prises sont les bonnes, que les membres de l’équipe ne font pas fausse route techniquement, etc… ?

Y a t-il un comité de revue projet, ou un comité technique pour faire le point sur les actions de chacun ?

Le manager est -il ou non le seul à juger de l’efficacité de telle ou telle action ?

A quelle fréquence la vérification est -elle lancée ?

N’oublie pas que sans mesure, nous sommes tout simplement incapable de déterminer le bien-fondé ou non d’une action. Si l’on cherche à s’améliorer, il faut d’abord mesurer, pour pouvoir ensuite analyser les résultats, et enfin identifier ce qui marche et ne marche pas, et mettre en branle les axes d’améliorations.

 

 

Conclusion

Ces cinq questions permettent de faire une introspection d’équipe, et d’analyser tous ensemble les fonctionnements (et dysfonctionnements) de l’équipe, dans le but de toujours s’améliorer.

Peu importe les réponses de l’équipe, il est important d’accepter ce qui a été identifié afin d’y remédier : ce n’est pas parce qu’une équipe ne fonctionne pas bien actuellement que ce sera toujours le cas. C’est justement dans ces moments-là qu’il faut réussir à souder les membres ensemble, à leur montrer la voie et à les amener à vouloir collaborer tous ensemble au quotidien.

Ce n’est pas chose aisée, mais c’est la condition sine qua non pour atteindre et dépasser les objectifs communs.

As-tu fait ce travail avec ton équipe ? Quelles sont les réponses à ces questions ? Partage-les dans les commentaires, et nous réfléchirons ensemble à des solutions

6 Réponses

  1. Mélodie dit :

    Hello.
    Ce n’est pas une question facile que tu nous poses là. Comment coordonner et communiquer dans une équipe ? Est-il nécessaire d’avoir un coordinateur.
    Merci pour ces conseils 😉

  2. RALIJERSON dit :

    Bonjour, Ces 5 questions sont très intéressantes et nous permettent de nous situer effectivement dans le fonctionnement/dysfonctionnement de l’équipe. Dans notre cas, nous avons mis en place un centre d’informations visuelles (CIV), où nous avons le suivi hebdo des activités des membres de l’équipe, les KPI de 1er niveau, le plan d’action suivant les résultats hebdos. Sur ce même tableau nous avons également le planning de chacun (mission, formation, réunion, congé). Une fois pa semaine, durant 15min, nous avons un standing meeting devant le tableau pour le suivi des faits saillants de la semaine et les actions à mettre en place, le suivi et la revue des actions en cours, les actions à clôturer. C’est aussi la préparation du planning de la semaine en cours . Une fois par mois, nous avons une réunion de coordination et de partage, d’une heure et demi, où l’on fait le point sur les projets en cours, les actions à lancer, la planification de l’efficacité des actions/projets clôturés, les contraintes et les succès. Chaque succès d’un membre de l’équipe est célébré par toute l’équipe. Systématiquement, nous avons un compte-rendu à l’issue de la réunion de coordination, qui nous sert de plan directeur pour le mois suivant. La résolution des problèmes est traitée séparément du standing meeting et de la réunion de coordination, généralement, nous organisons une séance à part pour cela. Le chemin est encore loin pour créer une véritable synergie d’équipe mais nous progressons. Et j’utiliserai volontier ces 5 questions pour que nous puissions prendre du recul sur ce qui est fait actuellement et que nous améliorons encore davantage nos résultats. En tout ca, merci pour vos conseils.

    • Thibault dit :

      Merci beaucoup pour ce partage qui pourra en inspirer plus d’un je pense sur des actions à mettre en place pour développer une synergie d’équipe. Le standing meeting est une très bonne idée pour éviter les réunions à rallonge, et aller droit à l’essentiel. Je le pratique depuis plusieurs années également 🙂

      Pour la réunion de coordination et de partage, je préfère également la fréquence mensuelle à la fréquence hebdomadaire, parfois trop contraignante en fonction des métiers. La résolution de problèmes doit effectivement être séparée de cette réunion, pour éviter qu’elle ne dure plus que nécessaire déjà, mais également pour éviter un sentiment de frustration ou de perte de temps pour les membres de l’équipe attendant leur tour, alors que l’on traite le problème. SI on le traite en live en séance, les derniers à passer seront obligés d’écourter leur prise de parole pour finir à l’heure, alors même qu’ils ont peut-être des sujets intéressants (et problématiques) à aborder. Une bonne manière de s’assurer que tout le monde soit traité de manière équitable est de donner la parole aux membres de l’équipe d’une réunion à l’autre de manière aléatoire.

      Le chemin est certes long, mais c’est sur la bonne voie 🙂 Il ne faut jamais cesser d’expérimenter, d’implémenter, d’analyser, et de corriger pour améliorer les résultats de l’équipe

  3. Luc dit :

    En terme d’organisation il y a des principes simples applicables ou pas selon la faisabilité.
    Quotidien = debriefing 5 à 15 mn
    Hebdomadaire = réunion 30 mn à 1heure
    Mensuel = réunion d’1 heure à plus (pouvant s’étaler sur la journée).
    Outils : Les planning partagés sont pratiques et permettent de visualiser les activités.
    Les fréquences sont à déterminer en fonction de l’activité et de la localisation des intervenants.
    Idem pour les organisations en mode projet.
    Bien évidemment la première réunion consistera à définir la feuille de route de chacun et les réunions mensuelles à mesurer leur état d’avancement.

    • Thibault dit :

      Bonjour Luc,
      Je suis globalement d’accord sur les créneaux associés aux réunions d’équipe quotidiennes et hebdomadaires. Concernant une réunion mensuelle, je pense qu’il faut limiter au maximum l’amplitude horaire de la réunion, au risque sinon de faire redite avec les réunions quotidiennes et hebdos. En plus des fréquences et de la durée des réunions, il est surtout nécessaire de savoir qu’elle en est la finalité : est-ce de faire un point opérationnel ? de présenter n état d’avancement des projets en cours ? de discuter méthodes d’organisation de l’équipe et axes d’amélioration ? de faire un point sur les activités du quotidien et de les répartir équitablement ?

      Personnellement, je prépare sstématiquement mes réunions en amont afin d’en limiter au maximum la durée.
      Avec mon équipe, j’ai un point quotidien qui dure de 2 à 5 minutes, pour aborder les priorités du jour, les changements impactants liés à des projets, et toute problématique que l’équipe me remonte.

      J’ai ensuite un point hebdo avec mon N+1 et les autres chefs de projet pour faire le point sur les projets en cours, et les impacts dans les équipes des uns et des autres, d’une durée de 1h30 à 2h.

      Par contre, cela implique au quotidien d’échanger avec mon équipe, pour leur descendre les informations à ma disposition, et qu’ils me remontent les leurs.

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