Comment résoudre les 5 problèmes de communication en entreprise les plus courants ?

La communication est la clé de voûte du travailler ensemble, du vivre ensemble, ainsi que de la réussite aussi bien personnelle que professionnelle.

Nous le savons tous, nous en avons tous conscience, et pourtant nous continuons à ne pas nous comprendre. La plupart des conflits et prises de tête en entreprise sont liés à une incompréhension, un manque de communication.

Certains problèmes sont plus récurrents que d’autres, et se retrouvent dans la très grande majorité des entreprises. Ces difficultés créent des murs entre équipes et ente collaborateurs, empêche de mettre en place un travail collaboratif vraiment efficace, et font perdre du temps et de l’énergie à tout le monde.

Les 5 problèmes de communication les plus courants en entreprise

1 ) L’incompréhension

Ce qui est clair pour quelqu’un ne l’est pas forcément pour quelqu’un d’autre. L’incompréhension vient souvent d’une connaissance maladroite ou erronée de son audience et de ses attentes, ou d’un mauvais choix de mots ou de méthode de communication. Malgré leurs tentatives et leurs efforts, les deux interlocuteurs n’arrivent tout simplement pas à parler la même langue, et finissent par s’exaspérer ou laisser tomber.

2 ) Le manque de clarté

Un manque de clarté, ou de transparence, dans l’information communiquée donne une information tronquée, altérée, et à toutes les chances d’entraîner une compréhension erronée du message d’origine. Mauvaise compréhension qui , du coup, se traduit par une mauvaise application de la consigne, car trop vague ou trop ambigüe. Le manque de clarté peut ainsi amener les destinataires de la communication à comprendre l’inverse de ce que le communicant a voulu dire. Cette problématique de communication engendre en général des conflits et dégrade l’ambiance au travail.

3 ) La quantité d’informations (trop ou pas assez)

Un autre problème courant en entreprise est le dosage d’informations communiquées. Il y a un juste milieu à respecter, et la plupart du temps soit le cursus est bloqué sur « pas assez d’informations », ce qui peut engendrer des quiproquo, soit il est bloqué sur « trop d’informations d’un coup », ce qui surcharge les destinataires, qui n’en retiendront qu’une fraction ou qui ne chercheront même pas à comprendre devant la masse d’informations.

4 ) Le timing de la communication (trop en avance ou trop en retard)

Dans la prolongation directe du point n° 3, le timing de la communication est également important. Si l’information est délivrée trop tôt, c’est prendre le risque que celle-ci, le jour J, soit tombée aux oubliettes. Si elle est communiquée trop tard, le manque de communication a déjà pu engendrer réactions excessives.

5 ) Les critères subjectifs

Le cinquième problème de communication le plus courant en entreprise est l’absence de critères communs et de normes. Sans une politique de communication commune, chaque individu, chaque équipe, choisit ses propres normes et manières de communiquer, rentre en conflit avec la manière de faire des autres et, dans ce cas de figure, on a tôt fait de voir se dresser des murs gigantesques entre équipes, et de voir les individus se renfermer dans leur bulle.

Bon courage pour travailler de manière collaborative dans ce cas-là.

Découvrez mon article >>> Quels sont les avantages d’une bonne communication en entreprise ? <<< pour améliorer sensiblement votre communication en entreprise !

Comment surmonter les 5 problèmes de communication les plus courants en entreprise ?

Il existe de nombreuses possibilités pour améliorer la communication en entreprise, et les lister toutes serait trop long pour moi, et vous noierait sous l’information (souvenez-vous du point n°3, la quantité d’informations …). Certaines possibilités sont également inhérentes à la culture de l’entreprise ou de l’équipe, et ce qui marche pour une entreprise ne fonctionnera peut-être pas pour une autre.

Une chose est sûre cependant : il est possible de surmonter les problèmes de communication en entreprise.

1 ) Partager la même méthode de communication

L’entreprise doit définir une politique de communication, et indiquer de quelle manière il est préférable de communiquer quel type d’information. Les outils sont multiples : Intranet, mail, bulletin d’information, journal interne, messagerie instantanée, Slack, séminaire, vidéo, etc…

2 ) Transmettre la bonne information, au bon moment

La meilleure manière selon moi de communiquer la bonne information au bon moment au bon interlocuteur est de s’inspirer des méthodes de gestion de projet, et de mettre en place un plan de communication pour la communication d’informations stratégiques.

S’il s’agit de communiquer autour d’une tâche précise, il faut vous assurer dans ce cas que vous avez bien transmis la totalité des informations nécessaires pour que votre interlocuteur puisse s’acquitter de la tâche à cet instant T.

3 ) Pratiquer l’écoute active

Pratiquer l’écoute active permet d’instaurer un climat de confiance et de faciliter les échanges internes. Si l’on vous pose des questions suite à votre communication, vous n’avez peut-être pas été assez clair. Prenez note de ce que demande votre interlocuteur, et apportez les précisions nécessaires.

4 ) Établir une trace écrite lorsque c’est nécessaire

Parfois, envoyer une information importante sur papier aide à conserver cette information dans la tête des collaborateurs. Par exemple, la pratique d’envoyer un compte-rendu écrit intégrant un plan d’action en fin de réunion est une bonne pratique à adopter de toute urgence.

5 ) Choisir ses mots avec discernement

Le choix des mots est important : c’est ce qui va donner de la nuance à nos propos, c’est ce qui fait que l’on va être compris ou pas. Il faut éviter la forme passive qui a tendance à embrouiller les esprits, et surtout dire soit oui, soit non, et pas baragouiner un « possible je ne sais pas trop on va étudier ça, peut-être c’est oui peut-être c’est non » qui laisse tout le monde dans l’expectative.

Si si, je vous assure que c’est du vécu !

6 ) S’assurer que l’information est claire pour son interlocuteur

Lorsqu’on délègue une tâche ou que l’on communique une information à son interlocuteur, il suffit de prendre quelques secondes supplémentaires pour s’assurer que tout est clair et que l’interlocuteur n’a pas de questions pour éviter malentendus et conflits par la suite.

7 ) Rester concis

Bien sûr, la meilleure communication reste encore la communication concise, brève et efficace, qui ne laisse aucune place à l’interprétation.