travailler à son rythme sans pression

Il faut aller plus vite ! On est à la bourre ! L’échéance approche à grand pas ! Il faut faire plus, et plus rapidement.
Au nom de l’efficacité professionnelle, nous nous mettons une pression monstrueuse sur nous-mêmes pour rendre un dossier dans les temps, délivrer un projet le jour J malgré des échéances serrées.

Pourquoi ?

J’ai vécu 7 ans à Paris, à vivre au rythme du métro, boulot, dodo.

Je me levais à la dernière minute pour grappiller la moindre minute de sommeil possible. Je me dépêchais de me préparer sans prendre le temps d’avaler un café ou un petit déjeuner. Je courais pour attraper mon métro à temps tout en espérant secrètement avoir une place assise. Direction La Défense.

A peine sortie du métro, il fallait vite vite me dépêcher pour avoir ma correspondance et prendre le tram, et éviter d’attendre de précieuses minutes sur le quai.

La journée de travail n’avait même pas encore démarré que je m’étais déjà mis une pression de fou.

A 09 heures, j’avais déjà accumulé suffisamment de stress pour la journée, mais ça ne faisait que commencer.

Les minutes et les heures défilaient en subissant la pression que je me mettais moi-même, et en subissant les échéances irréalistes et inatteignables fixées par les autres : commerciaux, clients, direction.

Une centaine de mails non lus dans la boîte de réception pour lesquels il faudra prendre le temps d’y répondre.

Des tâches qui s’amoncellent dans la todolist. Et un temps de travail fractionné car de multiples réunions inutiles sont venues se greffer par-dessus mon planning bien chargé.

A midi, j’avalais en deux temps trois mouvements un sandwich sans grand intérêt gustatif accompagné d’un café digestif, et je m’y remettais. Et bien souvent, ces journées se terminaient sur les coups de 20 heures, voire 21 heures…

Mais ce n’était pas fini, il fallait à nouveau courir pour refaire le trajet en sens inverse, courir pour ne pas louper la correspondance et rentrer 30 minutes plus tard chez soi.

Bref, ce rythme d’enfer m’a amené aux portes du burnout et il a fallu que j’arrive à cet extrême pour comprendre une chose.

Que je pouvais travailler comme je l’entendais.

A mon propre rythme.

Et que si ce n’était pas possible dans mon travail de l’époque, il me fallait alors en changer.

Et c’est ce que j’ai fait, avec une seule exigence : pouvoir travailler à mon propre rythme, selon ma propre organisation personnelle.

10 clés pour travailler à son propre rythme

Travailler à son propre rythme ne veut pas dire qu’on n’en glande pas une au bureau.

Travailler à son rythme ce n’est pas se tourner les pouces, dans l’attente qu’un miracle se produise et qu’un collègue récupère notre todolist et la traite.

Parce que soyons clair : ça n’arrivera pas ! 😉

Travailler à son propre rythme, c’est plutôt trouver le rythme idéal, celui qui nous correspond, d’être efficace et productif sans pour autant nous tuer à la tâche, et surtout de le faire sans se mettre la pression et sans subir de stress.

1 ) Arrêter de croire que tout est urgent

La première erreur que l’on fait lorsqu’on veut être efficace, c’est de croire que tout est urgent, que tout est prioritaire et doit être réglé de suite. Cette fausse croyance génère pression et stress inutile.

Nous avons tous une notion assez subjective de ce qu’est l’urgence.

Et c’est également un mot qui est utilisé à tord et à travers. Certaines personnes n’arrivent pas à anticiper, et lorsqu’elles ont besoin d’une information de la part d’un collègue,c ‘est forcément urgent, car sans cette information elles ne pourront pas tenir leurs échéances.

Il y a un principe simple que j’applique au quotidien concernant les urgences : si tout est urgent, alors rien n’est urgent, et on traite les tâches des plus anciennes aux plus récentes.

Il vous suffit de poser quelques questions pour définir le niveau d’urgence associé à un travail :

  • A quelle échéance dois-je terminer le traitement de cette tâche ? 1 heure, 1 journée, 1 semaine, 1 mois ?
  • Combien de temps cela va t-il me prendre de réaliser cette tâche ?
  • Si je ne la réalise pas dans les temps, quels en seront les impacts ?

Si après la réponse à ces trois questions vous vous rendez compte que la tâche n’est pas urgente, alors reléguez-la aux oubliettes, ou planifiez la pour plus tard, mais ne perdez plus de temps dessus.

2 ) Faire preuve d’anticipation et de planification

Pour rester maître de son planning, il n’y a pas 36 solutions, il faut savoir faire preuve d’anticipation, et il faut également planifier les tâches selon des échéances réalistes.

Sans cela, c’est la porte ouverte aux piles de tâches qui s’amoncellent sans réduire, avec les urgences du moment qui viennent encore se rajouter par-dessus.

Je ne sais pas pour vous, mais moi je me découragerai avant même de commencer à épurer ces tâches.

Anticiper et planifier, cela vous permet d’avoir de la visibilité sur votre disponibilité future et de pouvoir tenir les échéances fixées par votre manager sans avoir de stress de dernière minute.

3 ) Recadrer les sollicitations non prioritaires

Les managers et les chefs de projet le vivent au quotidien : on passe notre temps à être dérangé par de multiples sollicitations.

Un collaborateur qui cherche à obtenir notre aval avant d’envoyer un mail, un autre qui nous sollicite concernant une problématique potentiellement bloquante, le chef du service voisin qui vient essayer de négocier son échéance projet, etc…

Même si la sollicitation ne dure que quelques secondes, l’interruption est bien réelle.

On considère d’ailleurs que l’on met en moyenne 20 minutes avant de pouvoir se replonger de manière approfondie dans son travail.

Multipliez cela par le nombre de sollicitations non souhaitées et cela vous donnera une idée du temps bêtement perdu chaque jour.

Pour avancer dans votre travail et éviter de vous mettre la pression, je vous conseille de recadrer toute sollicitation non prioritaire, et de savoir dire non.

4 ) En finir avec le multitasking

La capacité de pouvoir effectuer plusieurs tâches en même temps est un mythe qui a la vie dure !

Pourtant, dès les années 2 000, les chercheurs en neuropsychologie, psychologie et sciences organisationnelles sont arrivés à un consensus :
Tenter de faire plusieurs tâches simultanément ne fonctionne tout simplement pas !

Pourquoi ?

Parce que notre attention et notre concentration ne sont pas infinies.

Il y a un niveau plancher que l’on ne peut pas dépasser. Et faire plusieurs tâches en même temps revient à fractionner notre niveau d’attention et de concentration entre ces différentes tâches.

Résultat, on porte moins d’attention aux détails, on anticipe moins et donc on est plus sujet aux erreurs.

Et surtout, on met en moyenne plus de temps à accomplir les deux tâches si on les traite simultanément, plutôt que l’une après l’autre !

5 ) Se fixer des limites

Pour travailler efficacement et à son rythme, il faut savoir se fixer des limites, et savoir dire non, à soi-même ou aux autres.

Accepter une nouvelle tâche avec une échéance rapprochée n’est pas une bonne idée si vous êtes déjà bien chargé.

Si vous n’avez pas d’autres choix que d’accepter de prendre en compte cette tâche, rien ne vous oblige de tenir à coup sûr l’échéance que l’on vous fixe.

Un travail ça s’anticipe, ça se planifie.

Négociez l’échéance pour faire en sorte que cela n’interfère pas avec votre travail actuel.

Les journées ne sont pas infinies et on ne peut pas tout régler dans l’heure qui suit. Faites-le bien comprendre à vos interlocuteurs.

6 ) S’affranchir des horaires de bureau

Dans certains métiers, on peut avoir du mal à s’affranchir des sollicitations non prévues, qui viennent chambouler le planning du jour.

C’est mon cas : il y a toujours quelqu’un pour venir me trouver et m’expliquer son problème informatique qu’il faut absolument régler de suite.

Que faire dans ce cas-là ?

D’un côté, je suis le garant du bon fonctionnement du service, de l’autre j’ai des projets sur lesquels je dois avancer, et je ne peux pas si je suis dérangé toutes les cinq minutes.

La solution que j’ai trouvé, c’est de travailler “en décalé”.

Pendant que mes collègues prennent leur pause de deux heures et vont manger un steak-frites au restaurant du coin, je ramène un plat fait-maison, je travaille entre 12h et 14h, et je mange après eux.

Cela me permet d’avoir un bloc de presque deux heures dans mon agenda sans réunion et sans sollicitation. Bref, sans distraction.

Et toutes les tâches qui me demande de la concentration (comme la gestion de projet), je les traite sur ce créneau.

Vous pouvez aussi travailler un peu plus tôt le matin, ou le soir après 17 heures, tout dépend de quand vous êtes le plus efficace et de vos contraintes personnelles.

Le principe n’est par contre pas de faire plus d’heures de travail, mais de répartir votre travail différemment sur la journée.

7 ) Maîtriser son bio-rythme

Le bio-rythme, c’est le rythme naturel propre à chacun d’entre nous.

Ce n’est pas un scoop, certains sont du matin et au taquet dès 06 heures, à peine sortis du lit. D’autres sont des couche-tard et traînent le matin pour se réveiller.
Pour certains, les réunions le matin sont efficaces, pour d’autres il vaut mieux les coller l’après-midi.

Nous n’avons pas tous le même bio-rythme, et travailler sur le créneau 09h-17h ne nous correspond parfois pas.

Connaissez-vous votre bio-rythme ?

livre "Quand ?" de Michael BREUS

Savez-vous quel est le moment de la journée pendant lequel vous êtes le plus efficace ?

Vous trouverez les réponses via le livre “Quand ?”, de Michael BREUS

Pour ma part, j’ai 2 pics d’efficacité :

  • Le premier entre 11 heures et 15 heures
  • Le second entre 18 heures et 21 heures

J’ai donc organisé ma journée de travail en fonction : je planifie mes réunions sur les créneaux sur lesquels je suis le moins efficace, et les tâches à haute valeur ajoutée sur les créneaux sur lesquels je suis le plus efficace.

C’est aussi simple que ça.

8 ) Prendre le temps de souffler

Travailler comme un forcené du petit matin au coucher du soleil ne sert à rien.

Il faut se ménager dans son agenda des pauses, qu’il s’agisse d’aller déjeuner dehors, de faire du sport entre 12 et 14 heures, de prendre un café, ou d’aller prendre l’air 5 minutes.

Prendre le temps de souffler, ça permet au cerveau de se relaxer, pour mieux rattaquer ensuite.

Et je ne sais pas si vous l’avez remarqué, mais souvent lors de ces moments de pause, on voit une problématique sur laquelle on bûche depuis des heures sous un autre angle. La solution fuse comme ça, alors que l’on s’acharnait à la trouver avant.

9 ) Réduire les réunions

Les réunions, ça tue la productivité.

On en fait pour un oui pour un non, dès qu’il faut décider quelque chose.

Parfois on en fait pour ne rien dire ni faire de concret, sinon faire perdre du temps aux autres.

Si vous voulez véritablement travailler à votre rythme, évitez autant que possible les réunions.

Et pour celles que vous ne pouvez pas refuser, négociez pour qu’elles ne rentrent pas en conflit avec les créneaux de travail que vous vous êtes déjà fixés.

Saviez-vous que 26 minutes de sieste suffisent aux pilotes de la NASA pour augmenter leurs performances de 34% ?

10 ) Être indisponible sur des créneaux bien identifiés

Dans la lignée des précédents points, fixez-vous des créneaux dans votre agenda où vous êtes clairement indisponible.

Des créneaux non-négociables, sur lesquels rien ni personne ne peut venir vous caler de réunions. Sauf urgence absolue bien sûr.

Alignez ces créneaux avec vos pics d’efficacité dans la journée, et vous verrez que vous allez pouvoir abattre bien plus de travail que ce que vous imaginiez au départ.

Ce qu’il faut retenir

Travailler à son rythme implique de repenser totalement l’organisation de sa journée.

Il faut savoir se fixer des limites, planifier des créneaux d’indisponibilité pour avancer sur son travail sans crainte d’être dérangé, se concentrer sur les tâches prioritaires, et recadrer les sollicitations si celles-ci ne sont pas prioritaires.

Connaître son bio-rythme permet également de penser idéalement sa journée de travail pour que le traitement des tâches complexes correspondent au moment de la journée où l’on est le plus alerte et le plus efficace.

On peut travailler à son rythme tout en étant productif et efficace, l’un n’empêche pas l’autre.

Avez-vous repris le contrôle de votre agenda ? Arrivez-vous à travailler à votre propre rythme, sans que cela impacte trop la collaboration avec vos collègues ?

Thibault Baheux

A propos

Manager d'équipe et Chef de Projet IT depuis 2008, j'ai constaté une chose : l'humain est au cœur de tout, mais est totalement oublié en entreprise ! J'ai créé ce blog pour changer cela. Pour remettre l'humain au centre des décisions. Pour développer le management bienveillant, le travail collaboratif et le bien-être au travail, qui est la clé de la performance et de l'attractivité des entreprises de demain. On peut tous travailler + intelligemment, + humainement et + efficacement !

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  1. Très intéressant. Je suis aussi adepte de fractionner son temps de travail avec la technique Pomodoro : je travaille de façon intense pendant 30 à 40mn, je me relaxe un peu, puis j’attaque un autre bloc de travail sur autre chose.

  2. Ton “exil” à Paris, ce n’est sans doute pas une réussite, mais il t’a fait comprendre que cette vie de “stressés” n’était pas pour toi, tu as compris que tu devais renter au bercail. Et là, d’années en années, tu te bonifies comme le bon vin. Et ce n’est pas peu dire…Les parisiens ou les banlieusards, même en vacances, ils ne décompressent pas, ils roulent, ils roulent, ils font tout en voiture. Et ils repartent contents, pour reprendre le même rythme de vie…Ils n’ont rien compris, et tant mieux, il y aurait trop de monde dans des endroits où on vit au calme 10 mois dans l’année…

    1. On ne vit pas forcément au calme hors de Paris. Une vie à Bordeaux, Marseille, Nantes ou Lyon peut être tout aussi stressante. C’est la manière d’aborder son travail et sa vie professionnelle qui fait la différence

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